Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника․ В нее работодатель вносит информацию о том, где, когда и на какой должности трудился сотрудник․ Поскольку это важнейший документ, он не должен содержать неправильных или неточных записей․ В последние годы в России произошел масштабный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), который стартовал в 2020 году․ В связи с этим у многих работников и кадровиков возник вопрос: что представляет собой так называемая «13 трудовая книжка» и как теперь вести учет стажа?
Что такое «13 трудовая книжка»?
Термин «13 трудовая книжка» не является официальным юридическим понятием․ В профессиональной среде кадровиков и бухгалтеров под этим выражением чаще всего подразумевают новый этап (или виток) развития трудового законодательства, связанный с массовым переходом на ЭТК, который активно реализовывался к 2021 году и стабилизировался к 2025-2026 годам․ Также это понятие может использоваться в разговорной речи для обозначения 13-й по счету графы, раздела или специфической ситуации при ведении сведений о трудовой деятельности в новых реалиях․
Главное, что нужно понимать: с 2021 года при приеме на работу новых сотрудников специалисты по кадрам должны формировать и заполнять только электронные трудовые книжки․ Бумажный вариант для новых работников больше не заводится․
Электронная трудовая книжка (ЭТК): особенности формата
Электронная трудовая книжка существует исключительно в цифровом формате и не предусматривает физического носителя в виде бумажной книжечки․ Это обеспечивает:
- Безопасное хранение: данные не могут быть утеряны, сожжены, испорчены или украдены вместе с документами․
- Удобный доступ: работник может просмотреть сведения о своей трудовой деятельности в любое время через личный кабинет на сайте Пенсионного фонда или на портале «Госуслуги»․
- Оперативность: работодатели регулярно передают информацию в ПФР, и она оперативно отражается в лицевом счете гражданина․
Параллельное ведение: бумага и цифра
Переход на ЭТК начался в 2020 году, и работающим гражданам было дано право выбора․ Важно отметить, что одновременное применение электронного и бумажного вариантов предусмотрено законом․ Это происходит в том случае, если работник не написал заявление об отказе от бумажной книжки․
Таким образом, на сегодняшний день существуют две категории работников:
- Те, кто сохранил бумажную трудовую: для них ведется двойной учет — данные вносятся и в бумажный бланк, и передаются в электронную систему ПФР․
- Те, кто перешел на ЭТК: бумажная трудовая книжка выдается на руки работнику, и с этого момента работодатель ведет сведения о трудовой деятельности только в цифровом виде․
Нормативная база и правила заполнения
Правила заполнения трудовых книжек (как бумажных, так и предоставления данных для электронных) строго регламентированы․ Они описаны в Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 г․ N 69․ Она была принята в соответствии с пунктом 13 Правил ведения и хранения трудовых книжек․
При заполнении раздела «Сведения о работе» и внесении записей о приеме работника на работу необходимо строго следовать этой Инструкции․ Любые отклонения могут привести к проблемам с подтверждением стажа в будущем․
Сроки выдачи документов и справок
Часто у кадровиков возникают вопросы о сроках предоставления выписок и справок из ЭТК․ Именно поэтому позднее вышли специальные разъяснения (письмо от N 14-2/В-260)․ Они определяют стандартные три дня для предоставления работнику сведений о трудовой деятельности․ Этот срок един для всех документов и справок, касающихся трудовой деятельности, как и для остальных кадровых документов по запросу работника․
Как заполнить раздел «Сведения о работе»?
Несмотря на цифровизацию, правила внесения данных остались схожими․ При приеме работника на работу в трудовую книжку (или в электронный отчет ЕФС-1) необходимо внести следующую информацию:
- Полное и сокращенное (при наличии) наименование организации․
- Дата приема на работу․
- Наименование должности, профессии с указанием квалификации․
- Наименование структурного подразделения, в которое принят работник․
- Реквизиты приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, дата и номер․
Трудовая книжка — это основной документ о трудовой деятельности и стаже работника, поэтому она не должна содержать неправильных или неточных записей, помарок и исправлений, не предусмотренных законодательством․
Эпоха «13 трудовой книжки» — это время глобальной цифровизации кадрового делопроизводства․ Электронный формат обеспечивает надежность и прозрачность учета стажа․ Если вы еще не определились с выбором формата, помните, что за вами остается право сохранить бумажный вариант, однако для новых сотрудников путь один, исключительно цифровое ведение․ Следите за актуальными разъяснениями Минтруда и ПФР, чтобы всегда быть в курсе последних изменений в трудовом законодательстве․