Обновлено: 22 мая 2026 года

Что такое 1С и как она связана с электронными трудовыми книжками

1С — это линейка программных продуктов для автоматизации бухгалтерского, кадрового и управленческого учета. В контексте электронных трудовых книжек (ЭТК) -С предоставляет инструменты для:

• Ведения кадрового учета в электронном формате
• Формирования отчетности в Пенсионный фонд (форма СЗВ-ТД)
• Хранения и передачи данных о трудовой деятельности работников
• Взаимодействия с государственными органами

История внедрения электронных трудовых книжек в России

Переход на электронные трудовые книжки начался в 2020 году и проходил в несколько этапов:

1. 2019 год: Принято решение о внедрении ЭТК. Запланирован переход на 2020 год.
2. 2020 год: Начало обязательного перехода на электронные трудовые книжки. Работодатели должны предоставлять сведения в ПФР по форме СЗВ-ТД.
3. 2021 год: При приеме на работу новые сотрудники получают только электронные трудовые книжки (бумажные выдаются только по заявлению работника).
4. 2022-2026 годы: Полный переход на электронный формат. Работники могут получать сведения о своей трудовой деятельности через личный кабинет на портале госуслуг.

По состоянию на май 2026 года электронные трудовые книжки полностью внедрены, и все работодатели обязаны использовать электронный формат учета.

Как 1С помогает работать с электронными трудовыми книжками

Программные продукты 1С предоставляют комплексные решения для работы с электронными трудовыми книжками. Основные функции включают:

Автоматическое формирование отчетности

Программа 1С:Зарплата и управление персоналом (1С:ЗУП) автоматически формирует отчеты для Пенсионного фонда:

• Форма СЗВ-ТД — сведения о трудовой деятельности
• Форма СЗВ-СТАЖ — сведения о стаже
• Форма СЗВ-К — сведения о застрахованных лицах

Ведение электронных трудовых книжек

В 1С реализованы следующие возможности:

• Создание и ведение электронных трудовых книжек работников
• Фиксация всех изменений в трудовой деятельности (прием, перевод, увольнение)
• Хранение истории трудовых отношений
• Выгрузка данных в формате, соответствующем требованиям ПФР

Интеграция с государственными системами

1С обеспечивает:

• Автоматическую передачу данных в Пенсионный фонд
• Взаимодействие с порталом госуслуг для предоставления сведений работникам
• Синхронизацию с Единой системой идентификации и аутентификации (ЕСИА)

Работа с трудовыми договорами

В 1С реализованы функции для:

• Создания и ведения трудовых договоров
• Учета стажиров (для студентов и выпускников)
• Формирования уведомлений о переходе на электронные трудовые книжки

Как перейти на электронные трудовые книжки с помощью 1С

Процесс перехода на электронные трудовые книжки с использованием 1С включает несколько этапов:

Подготовка к переходу

1. Анализ текущего состояния:
   • Проверка наличия бумажных трудовых книжек у сотрудников
   • Определение списка сотрудников, которые продолжат работать
2. Обучение сотрудников:
   • Проведение инструктажей для сотрудников кадровой службы
   • Обучение бухгалтеров работе с новыми формами отчетности
3. Настройка программного обеспечения:
   • Установка и настройка 1С:ЗУП или другого подходящего решения
   • Настройка интеграции с ПФР

Уведомление работников

Работодатель обязан уведомить каждого работника о переходе на электронные трудовые книжки. В 1С это реализуется через:

• Формирование уведомлений в электронном виде
• Отправку уведомлений через личные кабинеты сотрудников (если интегрировано с корпоративным порталом)
• Подписание уведомлений электронной подписью

Пример текста уведомления:

Ведение электронных трудовых книжек

После перехода все изменения в трудовой деятельности фиксируются в электронном формате:

• Прием на работу, автоматическое создание записи в ЭТК
• Перевод на другую должность — фиксация изменений
• Увольнение, закрытие записи в ЭТК
• Отпуска, больничные, командировки — учет в трудовом стаже

Отчетность в ПФР

Ежемесячно или по мере необходимости формируются отчеты:

• СЗВ-ТД — сведения о трудовой деятельности
• СЗВ-СТАЖ — сведения о стаже
• СЗВ-К — сведения о застрахованных лицах

Работа с запросами сотрудников

Сотрудники могут:

• Запрашивать выписки из электронной трудовой книжки через портал госуслуг
• Получать бумажную трудовую книжку (по заявлению)
• Получать информацию о стаже через личный кабинет

Часто задаваемые вопросы

Когда был переход на электронные трудовые книжки?

Ответ: Переход начался с 1 января 2020 года. С 2021 года при приеме на работу новые сотрудники получают только электронные трудовые книжки.

Какие организации должны были перейти на электронные трудовые книжки?

Ответ: Все работодатели на территории Российской Федерации, независимо от формы собственности и численности сотрудников.

Как подтвердить наличие у работника электронной трудовой книжки?

Ответ: Сведения о трудовой деятельности хранятся в базе Пенсионного фонда. Работник может получить выписку через портал госуслуг или лично в ПФР.

Можно ли одновременно использовать бумажную и электронную трудовую книжку?

Ответ: Да, если работник не написал заявление об отказе от бумажной трудовой книжки. В этом случае бумажная книжка продолжает храниться у работодателя.

Как работник может получить информацию о своей трудовой деятельности?

Ответ: Через личный кабинет на портале госуслуг www.gosuslugi.ru или через мобильное приложение.

Что делать, если работодатель не передает сведения в ПФР?

Ответ:

• Обратиться к работодателю с письменным запросом
• Подать жалобу в трудовую инспекцию
• Обратиться в прокуратуру
• Подать иск в суд

Можно ли восстановить электронную трудовую книжку, если данные потеряны?

Ответ: Да, данные хранятся в базе Пенсионного фонда. Работник может запросить выписку через портал госуслуг.

Электронные трудовые книжки — это современный формат учета трудовой деятельности, который обеспечивает:

• Надежность: данные хранятся в государственной базе и не могут быть утеряны
• Доступность: работник может получить информацию в любое время через портал госуслуг
• Удобство: автоматическое формирование отчетности и интеграция с государственными системами
• Экономию: сокращение затрат на ведение бумажного документооборота

Программные продукты 1С, такие как 1С:Зарплата и управление персоналом, предоставляют все необходимые инструменты для работы с электронными трудовыми книжками. Они обеспечивают:

• Автоматическое формирование отчетности для ПФР
• Ведение электронных трудовых книжек
• Интеграцию с государственными системами
• Удобный интерфейс для работы с кадрами и бухгалтерами

Для успешного перехода на электронные трудовые книжки необходимо:

1. Настроить программное обеспечение 1С
2. Уведомить всех сотрудников о переходе
3. Обучить сотрудников работе с новым форматом
4. Своевременно предоставлять отчетность в ПФР
5. Обеспечить доступ сотрудников к информации о своей трудовой деятельности

Полезные ресурсы

• Официальный сайт 1С
• Пенсионный фонд России
• Портал госуслуг
• Министерство труда и социальной защиты РФ

Дополнительная информация:

Если у вас остались вопросы по настройке 1С для работы с электронными трудовыми книжками, обратитесь к официальным партнерам 1С или специалистам по внедрению программных решений.