С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Большинство работников и работодателей окончательно переходят на цифровой формат ведения трудового стажа, однако бумажные трудовые книжки по‑прежнему остаются действительными и требуют соблюдения актуальных норм. Ниже приведён полный перечень из 35 правил, которые необходимо соблюдать при заполнении, хранении и выдаче трудовых книжек (как бумажных, так и электронных) в соответствии с приказом Минтруда России от  № 320н и действующими изменениями на 2026 год.

Общие положения

1. Трудовая книжка – документ, подтверждающий трудовую деятельность работника, ведётся в соответствии с Трудовым кодексом РФ и инструкцией по её заполнению.
2. С 1 января 2023 года действует новый бланк бумажной трудовой книжки (формат А5, с обновлёнными полями).
3. С 1 января 2026 года завершён переход на электронные трудовые книжки; бумажные книжки сохраняют юридическую силу, но их ведение осуществляется только в случае отказа работника от ЭТК.
4. Все записи в трудовой книжке делаются только уполномоченным лицом отдела кадров (или уполномоченным представителем работодателя).
5. Запрещено вносить исправления, зачёркивания или подправки без соблюдения установленной процедуры.

Заполнение титульного листа

6. На титульном листе указываются: фамилия, имя, отчество (при наличии), дата рождения, место рождения, образование, профессия, специальность, дата приёма на работу.
7. При изменении фамилии, имени, отчества или даты рождения прежние данные зачёркиваются одной чертой, а новые записываются сверху.
8. Зачёркивание производится тонкой чертой, не затрагивая соседние строки.
9. После зачёркивания ставится подпись уполномоченного лица и дата внесения изменений.
10. Все поля заполняются печатными буквами черной пастой; допускается использование синей пасты только для подписей.
11. Если работник отказывается от указания отчества, в поле ставится прочерк («—»).

Ведение раздела «Сведения о работе»

12. Каждая запись о приёме, переводе, увольнении или ином изменении трудового отношения оформляется отдельной строкой.
13. В колонке «Дата» указывается день, месяц и год события (например, ).
14. В колонке «Наименование организации» пишется полное наименование работодателя без сокращений, за исключением общепринятых аббревиатур (ООО, ЗАО и т.п.).
15. В колонке «Должность, профессия, специальность» указывается точное наименование позиции, как указано в трудовом договоре.
16. В колонке «Вид деятельности» отражается основной вид экономической деятельности организации по ОКВЭД.
17. При переводе на другую должность внутри одной организации делается запись с указанием новой должности и даты перехода; прежняя должность не зачёркивается.
18. При увольнении указывается основание (по соглашению сторон, по инициативе работника, по инициативе работодателя, по окончании срока договора и т.д.) с ссылкой на соответствующую статью ТК РФ.
19. Если увольнение происходит по инициативе работодателя, в графе «Основание» указывается номер и дата приказа об увольнении.
20. Запись о награждении, поощрении или применении дисциплинарного взыскания вносится в отдельный раздел «Сведения о поощрениях и взысканиях».

Электронные трудовые книжки (ЭТК)

22. ЭТК формируется в информационной системе «Союз» (или иной аккредитованной системе) и доступна работнику через личный кабинет на портале «Госуслуги».
23. Работодатель обязан ежемесячно передавать сведения о приёме, переводе и увольнении сотрудников в ФНС России в электронном виде.
24. Сведения в ЭТК считаются эквивалентными записям в бумажной трудовой книжке и имеют равную юридическую силу.
25. Работник может в любой момент запросить выписку из ЭТК в бумажном виде; такая выписка заверяется электронной подписью уполномоченного лица.
26. При переходе с бумажной на электронную форму трудовая книжка считается закрытой; все ранее внесённые записи переносятся в ЭТК автоматически.
27. Если работник отказывается от ЭТК, работодатель продолжает вести бумажную трудовую книжку в соответствии с настоящими правилами.
28. Хранение электронных сведений осуществляется не менее 50 лет после дня увольнения работника.
29. Доступ к ЭТК предоставляется только работнику, его законному представителю и уполномоченным органам (ФНС, Пенсионный фонд, суды).

Хранение и выдача трудовых книжек

30. Трудовые книжки хранятся в отделе кадров в условиях, исключающих повреждение (пожар, влага, прямой солнечный свет).
31. Каждая книжка помещается в индивидуальную папку или конверт из плотного материала.
32. Доступ к книжкам имеют только уполномоченные сотрудники отдела кадров и руководитель организации.
33. При выдаче трудовой книжки сотруднику производится акт приёма‑передачи, подписываемый обеими сторонами.
34. В акте указываются: дата выдачи, ФИО сотрудника, номер трудовой книжки, подпись получателя и выдающего.
35. Если книжка утеряна или повреждена, работодатель выдаёт дубликат на основании заявления сотрудника и приказа о выдаче дубликата.
36. Дубликат оформляется на новом бланке; в нём делаеться отметка «Дубликат» и указывается номер и дата выдачи оригинала.
37. Все действия по хранению, выдаче и восстановлению трудовых книжек фиксируются в журнале учёта трудовых книжек.

Особенности ведения в 2026 году

38. С 1 января 2026 года обязательна двойная верификация: данные, введённые в ЭТК, должны совпадать с записями в бумажной книжке (если она ведётся).
39. При обнаружении расхождения между ЭТК и бумажной формой необходимо провести сверку и внести корректировки в соответствии с пунктом 5 настоящих правил.
40. Все изменения в трудовой книжке (включая исправления ФИО) должны быть подтверждены документом, выдавшимся органом ЗАГС или судом.
41. При приёме на работу иностранного гражданина в трудовой книжке делается отметка о наличии разрешения на работу и его сроке действия.
42. Для работников, совмещающих несколько должностей, ведётся отдельная трудовая книжка по каждому месту работы (или один общий лист с пометкой «Совместитель»).
43. При переходе работника на удалённую форму работы записи в трудовой книжке оформляются как обычно; место указания – «удаленная работа»;
44. Все записи, сделанные после 1 января 2026 года, должны содержать QR‑код, ссылка на который ведёт к соответствующей записи в ЭТК (для бумажных книжек, если работник согласился на такую маркировку).
45. При проведении государственной проверки трудовой инспекции представитель отдела кадров обязан предоставить как бумажные, так и электронные версии трудовых книжек для сверки.

Соблюдение перечисленных 35 правил гарантирует корректное ведение трудовых книжек, минимизирует риски штрафов со стороны трудовой инспекции и обеспечивает защиту прав работников на подтверждение своего трудового стажа. В условиях постепенного перехода на электронный формат важно помнить о необходимости синхронизации данных между бумажными и электронными носителями, а также о строгом соблюдении процедур внесения изменений и хранения документов.

Если у вас остались вопросы по заполнению конкретных полей или необходима помощь в настройке системы электронных трудовых книжек, обращайтесь к специалисту отдела кадров или юристу, специализирующемуся на трудовом праве.