Административный отпуск (отпуск без сохранения заработной платы) – это вид внепланового отдыха, предоставляемый работнику по его письменному заявлению и с согласия работодателя. Основное регулирование осуществляется статьёй 128 Трудового кодекса РФ. В данной статье подробно рассматривается, как правильно оформить административный отпуск, какие документы необходимы и как отразить этот период в трудовой книжке.

Правовая база

• Статья 128 ТК РФ – определяет право работника на отпуск без сохранения заработной платы по личным и семейным обстоятельствам, а также перечень оснований, при которых работодатель обязан предоставить такой отпуск.
• Федеральный закон № 400‑ФЗ «О страховых пенсиях» – устанавливает, что периоды административного отпуска включаются в страховой стаж, если они не превышают установленные лимиты.
• Постановление Правительства РФ от № 841 – содержит образцы форм заявлений и приказов об отпуске без сохранения заработной платы.

Кто может оформить административный отпуск?

Право на административный отпуск имеют все работники организации, независимо от формы собственности и отрасли. Однако предоставление такого отпуска возможно только:

• по письменному заявлению работника;
• с согласия работодателя (при отсутствии обязательных оснований, указанных в ст. 128 ТК РФ).

Если основания для отпуска указаны в законе (например, уход за больным членом семьи, регистрация брака, смерть близкого родственника и др.), работодатель обязан предоставить отпуск без сохранения заработной платы.

Порядок оформления административного отпуска

Подготовка заявления работника

Заявление составляется в произвольной форме, но должно содержать следующие обязательные реквизиты:

• наименование организации и должность руководителя;
• ФИО работника, его должность и структурное подразделение;
• просьба предоставить отпуск без сохранения заработной платы;
• указание точных дат начала и окончания отпуска (или продолжительность в календарных днях);
• причина отпуска (личные, семейные обстоятельства и т.д.);
• дата составления и подпись работника.

Пример заявления:

Иванову Ивану Ивановичу
ведущему инженеру отдела проектирования
ООО «СтройТех»

Прошу предоставить мне административный отпуск без сохранения заработной платы с «15» мая 2026 г. по «30» мая 2026 г. (16 календарных дней) в связи с необходимостью ухода за больным родителем.

05 мая 2026 г.
Подпись _____________ /Иванов И.И./

Рассмотрение заявления работодателем

Работодатель в течение трёх рабочих дней рассматривает заявление и принимает одно из следующих решений:

• согласие – издаётся приказ об отпуске;
• отказ – работнику выдаётся мотивированный письменный ответ (отказ возможен только если нет обязательных оснований, предусмотренных ст. 128 ТК РФ).

Издание приказа

Приказ о предоставлении административного отпуска оформляется по форме Т‑6 или в свободной форме, но обязательно содержит:

• номер и дату приказа;
• ФИО работника, его должность;
• вид отпуска (административный, без сохранения заработной платы);
• период отпуска (даты начала и окончания);
• основание (заявление работника от …);
• подпись руководителя и печать организации (при наличии).

Внесение данных в табель учёта рабочего времени

В табеле период административного отпуска обозначается кодом «ОТ» (или иным, установленным внутренним нормативным актом организации) и не оплачивается.

Запись в трудовой книжке

Трудовая книжка остаётся основным документом, подтверждающим трудовой стаж работника. Запись о предоставлении административного отпуска делается в соответствии с Инструкцией по заполнению трудовых книжек (утв. Приказом Минтруда России от № 69).

Что именно вносится?

• В колонке «Дата приёма на работу, перевод, увольнение» указывается дата начала отпуска (например, «»).
• В колонке «Наименование организации, её структурное подразделение (должность, профессия, специальность)» пишется формулировка: «Отпуск без сохранения заработной платы (административный)».
• В колонке «Основание» указывается номер и дата приказа об отпуске (например, «Приказ № 123 от »).
• В колонке «Конец записи» (если отпуск завершён) ставится дата окончания отпуска (например, «»). Если отпуск продолжается на момент внесения записи, в этой колонке проставляется прочерк.

Пример записи:

Если работник уходит в административный отпуск непосредственно перед увольнением, запись об отпуске делается перед записью об увольнении. После окончания отпуска в трудовой книжке делается запись о дате окончания отпуска, а затем – запись об увольнении.

Влияние административного отпуска на стаж и выплаты

Трудовой стаж

Периоды административного отпуска включаются в общий трудовой стаж, если они не превышают установленные законодательством лимиты (в общем случае – не более 12 месяцев подряд). Это важно для расчёта пенсии по старости и других социальных выплат.

Страховой стаж

Согласно Федеральному закону «О страховых пенсиях», периоды административного отпуска также учитываются в страховом стаже, что влияет на размер будущей пенсии.

Компенсация за неиспользованный отпуск

Если работник не использовал свой основной оплачиваемый отпуск до ухода в административный отпуск, при увольнении ему выплачивается компенсация за неиспользованные дни основного отпуска. Административный отпуск не влияет на размер этой компенсации, поскольку он не оплачивается.

Больничные и пособия

Во время административного отпуска выплата больничных листов и пособий по временной нетрудоспособности не производится, так как работник не находится в трудовых отношениях (не получает заработную плату). Однако если заболевание наступило до начала отпуска и продолжается в течение отпускного периода, больничный лист может быть выплачен за период до начала отпуска, а затем – за период после его окончания, если работник выходит на работу.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли взять административный отпуск более чем на 12 месяцев подряд?

Да, если это предусмотрено коллективным договором, локальными нормативными актами или если работник относится к категориям, указанным в ст. 128 ТК РФ (например, уход за ребёнком‑инвалидом). В противном случае работодатель может отказать.

Нужно ли согласовывать административный отпуск с профсоюзом?

Согласование с профсоюзом требуется только если в коллективном договоре предусмотрено такое условие. В общем случае достаточно согласия работодателя.

Можно ли отозвать административный отпуск после его начала?

Да, по соглашению сторон. Работник может выйти на работу раньше указанного срока, оформив соответствующее заявление и получив согласие работодателя. При этом в трудовой книжке делается дополнительная запись о досрочном окончании отпуска.

Как административный отпуск отражается в расчёте средней заработной платы для отпускных?

Периоды административного отпуска исключаются из расчёта средней заработной платы, так как за этот период работник не получал оплату.

Практические рекомендации для кадровой службы

1. Создайте шаблон заявления на административный отпуск и разместите его во внутреннем портале организации – это упростит процесс для сотрудников.
2. Ведите журнал учёта административных отпусков (номер приказа, ФИО, период, основание). Это облегчит подготовку отчётов и проверок.
3. Проверяйте соответствие заявления требованиям ст. 128 ТК РФ перед изданием приказа – отсутствие обязательных оснований может привести к спорам в трудовой инспекции.
4. Обеспечьте своевременное внесение записи в трудовую книжку – ideally в день издания приказа или в первый рабочий день после начала отпуска.
5. Информируйте работника о последствиях (влияние на стаж, выплаты, необходимость предоставления документов при увольнении).

Административный отпуск – полезный инструмент для решения личных и семейных вопросов работника при сохранении трудового отношения с работодателем. Правильное оформление заявления, приказа и последующая запись в трудовой книжке позволяют избежать правовых рисков и обеспечить корректный учёт стажа для будущих пенсионных и социальных выплат. Следуя изложенным выше рекомендациям, кадровая служба и сами сотрудники смогут использовать этот вид отпуска эффективно и в полном соответствии с Трудовым кодексом РФ.