Списанные трудовые книжки и вкладыши к ним – это документы, которые признаются непригодными к дальнейшему использованию (из‑за износа, порчи, потери информации и т.п.). Их уничтожение или утилизация оформляется официальным актом на списание. Ниже представлено подробное руководство, которое поможет вам правильно составить такой документ, понять требования законодательства и избежать типичных ошибок.

Нормативная база

В России нет единого нормативного акта, регламентирующего форму акта списания трудовых книжек. Тем не менее, действует несколько отраслевых методических рекомендаций:

• Письмо Минтруда России от № 12‑30‑256 «Об утилизации и списании испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей».
• Методические рекомендации КонсультантПлюс (2026) «Форма акта об уничтожении испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей».
• Практика крупных предприятий и кадровых агентств, которые формируют собственный шаблон акта.

Поскольку форма не регламентирована, её можно разработать в произвольной, но чёткой структуре, предусматривающей обязательные реквизиты.

Ключевые реквизиты акта

В любой версии акта должны присутствовать следующие элементы:

1. Наименование документа – «Акт на списание испорченных трудовых книжек и вкладышей».
2. Номер и дата составления (например, «Акт № 15 от »).
3. Наименование организации (полное, с ИНН/КПП, если требуется).
4. Сведения о комиссии – ФИО, должности, подписи членов комиссии, ответственного за утилизацию.
5. Перечень списанных документов – номер, серия, дата выдачи, место хранения (если известны).
6. Основание списания – причина (порча, утрата, повторное оформление и т.п.).
7. Способ утилизации – сожжение, shredding, передача в специализированную утилизационную компанию и т.д.
8. Подписи – руководителя организации (или уполномоченного лица) и всех членов комиссии.
9. Метка «Списано» / «Уничтожено» – отметка о завершении процедуры.

<html lang="ru">
<head>
 <meta charset="UTF-8">
 <>Акт на списание трудовых книжек и вкладышей</>
</head>
<body>
 <h2>Акт на списание испорченных трудовых книжек и вкладышей</h2>
 <p>Номер акта: 2026‑07‑001 <br>
 Организация: ОАО «ПримерПром» <br>
 ИНН 1234567890, КПП 123456789 </p>

 <h3>Члены комиссии</h3>
 <ul>
 <li>Иванов И.И. – главный бухгалтер</li>
 <li>Петрова А.А. – руководитель отдела кадров</li>
 <li>Сидоров С.С. – специалист по охране труда</li>
 </ul>

 <h3>Перечень списанных документов</h3>
 <table border="1" cellpadding="5" cellspacing="0">
 <tr><th>№ п/п</th><th>Серия и номер</th><th>Дата выдачи</th><th>Причина списания</th></tr>
 <tr><td>1</td><td>ТК‑1234567</td><td></td><td>Порвано, не подлежит восстановлению</td></tr>
 <tr><td>2</td><td>ТК‑7654321</td><td></td><td>Утеряна, восстановление невозможно</td></tr>
 </table>

 <h3>Основания для списания</h3>
 <p>1) Порча (разрывы, выцветание, потеря страниц).<br>
 2) Утеря без возможности восстановления.<br>
 3) Повторное оформление в связи с ошибками в данных.</p>

 <h3>Способ утилизации</h3>
 <p>Сожжение в специализированной печи под контролем комиссии.</p>

 <p>Все представленные трудовые книжки и вкладыши признаны непригодными к использованию и подлежат уничтожению.</p>

 <p>_________________________<br>
 Подпись руководителя <br>
 (И.И. Иванов) </p>

 <p>_________________________<br>
 Подпись члена комиссии <br>
 (А.А. Петрова) </p>

 <p>_________________________<br>
 Подпись члена комиссии <br>
 (С.С. Сидоров) </p>


 <p>«Акт на списание испорченных трудовых книжек и вкладышей» составлен и подписан г.</p>
</body>

Пошаговая инструкция по составлению акта

1. Сбор информации – собрать все имеющиеся трудовые книжки и вкладыши, которые планируется списать. Указать их номер, серию, дату выдачи.
2. Определение причины списания – оформить актовое основание (порча, утрата, повторное оформление и т.п.).
3. Формирование комиссии – назначить членов комиссии (обычно это руководитель отдела кадров, главный бухгалтер, специалист по охране труда).
4. Выбор способа утилизации – решить, будет ли сожжение, измельчение или передача в утилизационную компанию.
5. Заполнение шаблона – вставить собранные данные в актуальный образец акта (см. раздел 3).
6. Подписание документа – собрать подписи всех членов комиссии и руководителя.
7. Хранение копий – сохранить оригинал акта в архиве организации и оформить копию для кадровогодела.
8. Регистрация утилизации – внести сведения о списании в журнал учёта уничтожения (если он ведётся).

Частые ошибки и как их избежать

• Отсутствие полного перечня документов. – в акте обязательно указываются номер, серия и дата выдачи каждого списанного бланка.
• Неучтённый способ утилизации. – без указания способа утилизации акт может быть оспорен при проверке.
• Отсутствие подписи ответственного лица. – подпись руководителя (или уполномоченного) обязательна.
• Несоответствие даты акта дате списания. – дата составления акта должна быть не позже дня фактической утилизации.
• Неучёт требований Минтруда. – рекомендуется сверяться с последними методическими рекомендациями, особенно если в организации действует локальная нормативная база.

Что делать после списания

После того как акт подписан и утилизация выполнена, необходимо:

1. Внести запись в Журнал учёта уничтожения (или в соответствующий реестр).
2. Обновить Книгу учёта трудовых книжек – отметить, что указанные документы исключены из учёта.
3. При необходимости составить акт приема‑передачи новых (неповреждённых) экземпляров, если они заменяются.
4. Сохранить копию акта в архиве на срок, установленный внутренними документами компании (обычно 5 лет).

Акт на списание трудовых книжек и вкладышей – важный документальный инструмент, позволяющий официально зафиксировать утилизацию непригодных к использованию бланков. Хотя форма акта не регламентирована законом, в нём должны присутствовать все обязательные реквизиты, а процесс списания должен проходить под контролем комиссии и с соблюдением требований Минтруда.

Соблюдая приведённый выше шаблон и рекомендации, вы сможете быстро и без ошибок оформить акт, избежать проблем при внутренних и внешних проверках и поддерживать порядок в документообороте кадровых документов.

Автор статьи: кадровый консультант, 2026 год.