Акт на списание трудовых книжек – официальный документ, фиксирующий уничтожение (списание) повреждённых, утерянных или ставших недействительными бланков трудовой книжки и её вкладышей. Такое действие регулируется Трудовым кодексом РФ и рядом нормативных актов, однако форма самого акта не утверждена законом – обычно составляют её в произвольной форме, следуя устоявшейся практике.
Когда составляется акт?
Акт составляется в следующих случаях:
- Порча или утрата оригинального бланка трудовой книжки;
- Несоответствие данных в книжке требованиям законодательства (например, после изменения ФИО работника);
- Переход сотрудника на электронный трудовой договор, когда оригинальная книжка больше не нужна.
Кто участвует в процедуре?
Для составления акта формируется комиссия, в состав которой обычно входят:
- Руководитель организации (или его представитель);
- Сотрудник отдела кадров;
- Представитель профсоюза (если он есть);
- Либо иной уполномоченный лицо, указанное в локальном нормативном акте организации.
Содержание акта
В акте должны быть отражены следующие реквизиты:
- Наименование организации;
- Дата и место составления акта;
- Номер акта;
- Сведения о комиссии (ФИО, должности);
- Основания для списания (причина, дата, номер приказа и т.д.);
- Перечень списанных бланков (серия, номер, дата выдачи);
- Подписи и печати участников комиссии;
- Приложения – копии оригинальных номеров, выписанные из списанных бланков.
Пример заполнения акта
Ниже представлен типовый образец акта. Все поля, отмеченные квадратными скобками, необходимо заменить на реальные данные.
АКТ на списание испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей к ним г. ___________ 20__ г. Комиссия: ________________________ – руководитель организации, ______________________ ________________________ – главный бухгалтер, ______________________ ________________________ – представитель профсоюза, ______________________ Основание: Приказ № ___ от «__» __________ 20__ г. «О списании поврежденных трудовых книжек». Перечень списанных бланков: Трудовая книжка № ___ от «__» __________ 20__, выдана ______________________ (ФИО сотрудника); Вкладка № ___ к книжке № ___ от «__» __________ 20__, выдана ______________________ (ФИО сотрудника); ... (при необходимости перечислить все бланки). Приложения: Копия оригинального номера трудовой книжки (выписанный из списанного бланка); Копия оригинального номера вкладыша (при наличии). Постановление комиссии: После рассмотрения представленных материалов комиссия признает данные бланки непригодными к дальнейшему использованию и рекомендует их уничтожить. Подписи и печати: _________________________ _________________________ _________________________ (ФИО, должность) (ФИО, должность) (ФИО, должность) Печать организации
Формат и оформление
Акт составляется на листах формата А4, в двух экземплярах (один – в деле организации, второй – в архиве). Текст акта пишется черной или синей чернилами (при отсутствии бланка – рукой). В конце документа ставится официальная печать организации и подписи всех членов комиссии.
Частые ошибки при оформлении
- Отсутствие полного перечня оснований для списания;
- Неуказание даты и места выдачи оригинального бланка;
- Неприложение копий номеров из списанных документов;
- Отсутствие подписи ответственного лица или печати организации;
- Несоответствие количества экземпляров (должно быть два).
Нормативно‑правовая база
Хотя форма акта не регламентирована законом, к её составу придерживаются следующих документов:
- Трудовой кодекс РФ, статья 65 (порядок ведения и хранения трудовых книжек);
- Постановление Правительства РФ от № 1025 «Об утверждении Положения о порядке ведения и хранения трудовых книжек»;
- Руководство «Образцы документов, используемых в кадровой работе», издаваемое Министерством труда и социальной защиты РФ.
Составление акта на списание трудовых книжек – обязательный этап при утилизации поврежденных или утерянных бланков. Правильно оформленный документ гарантирует соблюдение требований законодательства, simplifies процесс аудита и защищает интересы организации от возможных юридических рисков.
Для удобства подготовки можно воспользоваться готовыми образцами акта, скачать которые доступны на специализированных правовых ресурсах (например, КонсультантПлюс).
Полезные ссылки:
- Скачать пустой бланк акта об уничтожении трудовых книжек (DOC)
- Образец акта списания испорченной трудовой книжки (PDF)
- Полный список нормативных актов, регулирующих кадровое дело