Трудовая книжка – один из ключевых документов, подтверждающих трудовые отношения работника. В соответствии с законодательством РФ, работодатели обязаны вести учёт, хранить и выдавать трудовые книжки в надлежащем порядке. Для подтверждения факта передачи, получения, уничтожения или изменения трудовой книжки используется специальный документ – акт на учёт трудовых книжек. Ниже приведена подробная инструкция по его составлению, юридические основания, требования к содержанию и рекомендации по работе с электронными трудовыми книжками.

Что такое акт на учёт трудовых книжек?

Акт на учёт трудовых книжек – это официальное подтверждение факта передачи, получения, уничтожения или изменения трудовой книжки (бланка) и вкладышей в ней. Он оформляется в соответствии с требованиями приказов Минтруда России и служит доказательством соблюдения трудового законодательства.

Юридические основания

• Приказ Минтруда России от N 589н – регламентирует порядок проставления печати и подписи в трудовой книжке.
• Письмо Минтруда РФ от N 14‑6/ООГ‑6245 – устанавливает правила ведения книги учёта движения трудовых книжек в электронном виде.
• Приказ Минтруда РФ от N 320н – определяет порядок хранения, учёта и выдачи трудовых книжек.
• Порядок ведения и хранения трудовых книжек (п. 41) – обязывает отчитываться о наличии бланков, вкладышей и суммах, полученных за их оформление.

Когда и зачем составлять акт?

1. Передача трудовой книжки работодателю – при увольнении работника, при смене работодателя.
2. Получение трудовой книжки от работодателя – при приёме на работу.
3. Уничтожение бланка или вкладыша – при повреждении, потере.
4. Изменение данных в трудовой книжке – при корректировке ошибок.
5. Отчётность по учёту – ежемесячный отчёт о наличии и стоимости бланков и вкладышей.

Содержание акта

Акт должен содержать следующую информацию (примерный шаблон ниже):

• Наименование организации и реквизиты.
• Дата составления акта.
• Номер и дата выдачи/получения трудовой книжки.
• ФИО работника (если акт составляеться при увольнении).
• Состояние бланка и вкладышей (полностью, частично, повреждён).
• Сумма, полученная за оформление (если применимо).
• Подписи ответственных лиц (работодатель, работник, бухгалтер).
• Печать организации (если требуется).

<h3>Акт на учёт трудовых книжек</h3>
<p>Организация: ООО «Пример»</p>
<p>ИНН: 7701234567, КПП: 770101001</p>
<p>Дата составления: </p>
<p>Номер акта: 001/2026</p>
<p>Сведения о трудовой книжке:</p>
<ul>
 <li>Номер бланка: 123456</li>
 <li>Дата выдачи: </li>
 <li>Состояние: полностью, без повреждений</li>
 <li>Сумма за оформление: 0 руб.</li>
</ul>
<p>Подписи:</p>
<ul>
 <li>Ответственный за учёт: Иванов И.И. (подпись)</li>
 <li>Работник: Петров П.П. (подпись)</li>
</ul>
<p>Печать организации</p>

Процедура составления акта

1. Подготовка документа – заполнить шаблон, указать все необходимые данные.
2. Проверка данных – убедиться, что информация соответствует реальности (номер бланка, дата, состояние).
3. Подписи – подпись ответственного за учёт, подпись работника (если акт составляется при увольнении).
4. Печать – при необходимости, поставить печать организации.
5. Сохранение копии – скопировать акт в электронный архив (если используется электронный учёт).
6. Архивирование – хранить оригинал в бухгалтерии/отделе кадров согласно приказу Минтруда.

Электронный учёт трудовых книжек

С 2023 года возможно вести учёт трудовых книжек в электронном виде. При этом акт на учёт может быть оформлен в виде электронного документа (PDF, DOCX) и подписан с помощью электронной подписи.

• Приказ Минтруда РФ от N 589н – допускает использование печати и подписи в электронном виде.
• Письмо Минтруда РФ от N 14‑6/ООГ‑6245 – уточняет порядок ведения книги учёта в электронном виде.

В электронном учёте рекомендуется использовать специализированные системы (например, «КонсультантПлюс», «Госуслуги»), которые автоматически генерируют акт и сохраняют его в базе данных.

Ответственность за учёт трудовых книжек

Ключевые лица, ответственные за учёт:

• Главный бухгалтер – ведёт учёт бланков и вкладышей в приходно-расходной книге.
• Ответственный за кадровый учёт – контролирует выдачу и хранение трудовых книжек.
• Сотрудник, ответственный за хранение – обеспечивает надёжное хранение оригиналов.

Нарушения могут привести к штрафам, а также к проблемам при проверках Государственной инспекции труда.

Часто задаваемые вопросы

1. Можно ли не составлять акт при передаче трудовой книжки? – Закон не требует обязательного составления акта, но это практическая рекомендация для подтверждения факта передачи.
2. Что делать с повреждённым бланком? – Уничтожить бланк и составить акт о уничтожении (п. 41 Порядка ведения и хранения трудовых книжек).
3. Как хранить акт? – В бумажном виде в бухгалтерии, в электронном виде в системе учёта.
4. Можно ли использовать шаблон из интернета? – Да, но его необходимо адаптировать под внутренние нормативы организации и утвердить в учетной политике.

Акт на учёт трудовых книжек – важный инструмент, обеспечивающий соблюдение требований трудового законодательства. Он фиксирует факт передачи, получения, уничтожения и изменения трудовых книжек, а также позволяет вести учёт стоимости и количества бланков. При правильном оформлении и хранении акт защищает как работодателя, так и работника от возможных юридических рисков.

Для упрощения работы с актами рекомендуется использовать электронные шаблоны и системы учёта, которые автоматически генерируют документы, подписываются и сохраняются в базе данных. Это повышает надёжность учёта и облегчает проверку со стороны инспекций.