В процессе оформления новых сотрудников часто возникает вопрос: нужно ли оформлять акт о непредоставлении трудовой книжки при приеме на работу? Ответ зависит от того, есть ли у кандидата уже имеющаяся записная книжка, а также от требований Трудового кодекса РФ.

Что такое трудовая книжка и зачем она нужна?

Трудовая книжка (или трудовая книжка-универсал) – официальный документ, в котором фиксируются сведения о работе гражданина, его трудовом стаже и местах работы. Она обязательна к выдаче каждому работнику, который:

• трудится по трудовому договору;
• не является руководителем (тогда оформляется отдельный документ – трудовая книжка руководителя);
• не имеет постоянного места работы (например, работает по совместительству).

Без такой книжки работодатель не может подтвердить трудовой стаж кандидата, что может привести к проблемам при расчёте отпускных, пенсионных взносов и иных выплатах.

Когда акт о непредоставлении трудовой книжки оформляется?

Акт о непредоставлении трудовой книжки составляется в следующих случаях:

1. Кандидат пришёл на работу без имеющейся у него трудовой книжки.
2. Работник утерял (или не может предоставить) свою книжку и просит оформить её повторно.
3. Работодатель по какой‑то причине не передаёт кандидату оформленную книжку (например, из‑за задержки в оформлении документов).

В каждом из этих случаев необходимо оформить официальный акт о непредоставлении трудовой книжки, который будет подписан обеими сторонами.

Правовое основание

Согласно ст. 65 ТК РФ, работодатель обязан в течение 30 дней с даты начала работы оформить и передать новому сотруднику трудовую книжку. Если это не выполнено, работодатель обязан оформить акт о непредоставлении.

Когда акт НЕ требуется

Акт не составляется, если:

• Кандидат предоставил уже готовую трудовую книжку;
• Работник уже имеет запись в другой организации и просто переносит её в новую;
• Работодатель оформил книжку, но по техническим причинам её передача откладывается (в этом случае оформляется отдельное служебное распоряжение, а не акт).

Как правильно оформить акт о непредоставлении трудовой книжки?

Акт оформляется в свободной форме, но обычно включает следующие реквизиты:

• Наименование организации;
• Номер и дата акта;
• ФИО сотрудника;
• Дата приёма на работу;
• Сведения о том, что трудовая книжка не была предоставлена;
• Причина (если известна);
• Подпись представителя работодателя и сотрудника (или его уполномоченного);
• М.П. (место подписи).

Для наглядности ниже приведён пример оформления.

АКТ О НЕПРЕДОСТАВЛЕНИИ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ

«___» __________ 2025 г.

Мы, ________________________ (наименование организации),
подписанные ________________________ (должность, ФИО),
сообщаем, что ________________________ (ФИО сотрудника),
приёмный день «___» __________ 2025 г., не получил(а) свою
трудовую книжку, несмотря на требование ст. 65 ТК РФ.
Причина: _________________________________________________

Подпись представителя работодателя ________________________
Подпись сотрудника ________________________
М.П.

Последствия непредоставления трудовой книжки

Если работодатель не оформил акт или не передал книжку в установленный срок, это может привести к следующим последствиям:

1. Штраф в размере от 10 000 до 50 000 рублей (по ст. 5.27 КоАП РФ) за нарушение трудовых прав;
2. Трудовой спор, который может быть рассмотрен в суде;
3. Недостоверные данные в личном деле сотрудника, что затруднит расчёт заработной платы и пенсионных взносов;
4. Повторное нарушение может привести к более строгим санкциям.

Что делать, если книжка потеряна или повреждена?

В случае потери или повреждения трудовой книжки сотрудник имеет право:

• Подать заявление о выдаче новой книжки;
• Предоставить копию (если она есть) и запросить дубликат;
• Оформить акт о непредоставлении старой книжки и одновременно запросить её выдачу.

Работодатель обязан в течение 30 дней после подачи заявления выдать новый документ.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

1. Можно ли сразу оформить дубликат трудовой книжки без акта? – Нет. Дубликат оформляется только после составления акта о непредоставлении (если оригинал не был передан).
2. Нужно ли указывать причину непредоставления в акте? – Причина указывается, если она известна; в случае неизвестности можно написать «причина не установлена».
3. Можно ли подписать акт только от имени работодателя? – Да, но подпись сотрудника (или его уполномоченного представителя) делает документ более официальным и подтверждает факт получения акта.
4. Сколько дней у работодателя есть на выдачу книжки? – По закону – не более 30 календарных дней с даты начала работы.
5. Что делать, если сотрудник уходит до получения книжки? – При увольнении акт о непредоставлении можно не составлять, но в трудовой книжке сотрудника должны быть отметки о работе в организации.

Акт о непредоставлении трудовой книжки – обязательный документ, который защищает права как работодателя, так и сотрудника. Его правильное оформление помогает избежать штрафов, юридических споров и упрощает процесс ведения кадрового делопроизводства.

Рекомендуем:

• Включать акт в внутренний регламент кадрового документооборота;
• Контролировать сроки выдачи трудовой книжки;
• Обучать HR‑специалистов правилам оформления актов и дубликатов;
• Хранить все акты в архиве организации не менее 5 лет.

Соблюдение этих простых рекомендаций сделает процесс приёма на работу более прозрачным и законным.