В современном трудовом праве наличие трудовой книжки – это не просто формальность, а важный документ, подтверждающий трудовую историю работника. Однако иногда сотрудник приходит на работу без неё. В таких случаях работодателю необходимо оформить акт о непредоставлении трудовой книжки, чтобы соблюсти законодательные требования и избежать юридических рисков.

Что такое акт о непредоставлении трудовой книжки?

Акт о непредоставлении трудовой книжки – это официальный документ, подписанный работодателем и сотрудником (или его представителем), в котором фиксируется факт отсутствия трудовой книжки у работника при приёме на работу. В акте указываются основания, по которым работник не предоставил документ, а также порядок дальнейшего ведения трудовой книжки (бумажной или электронной).

Законодательная база

• Трудовой кодекс РФ (ст. 66, ч. 3) – указывает, что работодатель обязан вести трудовую книжку.
• Федеральный закон от  № 439-ФЗ «О трудовой книжке» – регулирует переход на электронную трудовую книжку.
• Постановление Правительства РФ № 1635 (п. 1.6) – устанавливает сроки обращения работника за восстановлением трудовой книжки.

Когда требуется оформлять акт?

1. При приёме на работу сотрудника, который впервые поступает в организацию и не имеет трудовой книжки.
2. При приёме сотрудника, который потерял бумажную трудовую книжку и не оформил электронную.
3. При приёме сотрудника, который отказался от ведения бумажной трудовой книжки.

Как правильно оформить акт

Ниже приведён пошаговый алгоритм действий:

1. Соберите сведения о сотруднике: ФИО, дата рождения, место работы, должность, дата приёма.
2. Проверьте наличие у сотрудника бумажной трудовой книжки. Если она отсутствует, уточните причину (потеря, отказ, отсутствие).
3. Подготовьте акт в соответствии с образцом (см. ниже).
4. Составьте акт в двух экземплярах: один – для работодателя, второй – для сотрудника.
5. Подпишите акт обеими сторонами (работодатель и сотрудник или его представитель).
6. Сохраните копию акта в кадровом учёте.

Образец акта о непредоставлении трудовой книжки

Ниже приведён шаблон, который можно адаптировать под конкретные условия вашей организации. Вставьте необходимые данные в квадратные скобки.

Настоящим подтверждаю, что при приёме на работу [дата] в должность [должность] в компании [название организации] сотрудник [ФИО], дата рождения [дата рождения], место работы [место работы], не предоставил трудовую книжку.

Причина отсутствия трудовой книжки: [указать причину – потеря, отказ от ведения, отсутствие].

В соответствии с Трудовым кодексом РФ и Федеральным законом № 439-ФЗ, работодатель обязуется вести трудовую книжку сотрудника в электронном виде (если применимо) и/или вести бумажную трудовую книжку, если сотрудник согласен на её ведение.

Сотрудник подтверждает, что ознакомлен с условиями ведения трудовой книжки и согласен с указанными в акте фактами.

Подпись работодателя: _____________________

Подпись сотрудника: ______________________

Как использовать акт в кадровом учёте

• Сохраните копию акта в личном деле сотрудника.
• Если сотрудник позже получит трудовую книжку, внесите запись о приёме в неё в соответствии с Трудовым кодексом.
• При переходе на электронную трудовую книжку (ЭТК) оформите заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде.

Часто задаваемые вопросы

1. Можно ли работать без трудовой книжки? – Да, но необходимо оформить акт о непредоставлении и вести электронную трудовую книжку.
2. Что делать, если сотрудник потерял бумажную трудовую книжку? – Оформить акт о потере, подать заявление о восстановлении в Фонд социального страхования.
3. Можно ли отказать сотруднику от ведения бумажной трудовой книжки? – Да, но это должно быть зафиксировано в акте и согласовано с сотрудником.

Формирование акта о непредоставлении трудовой книжки – важный этап при приёме новых сотрудников, особенно в условиях перехода на электронную трудовую книжку. Соблюдение всех требований законодательства позволяет избежать конфликтов и обеспечивает прозрачность кадрового учёта.

При необходимости уточнения деталей оформления акта, рекомендуется обратиться к юристу, специализирующемуся на трудовом праве.