Процесс увольнения сотрудника, это не только подписание приказа и расчет заработной платы, но и строгий документооборот. Одним из важнейших этапов является возврат работнику его трудовой книжки. Согласно законодательству, этот документ должен быть выдан в последний рабочий день. Однако на практике бывают ситуации, когда сотрудник не может или не хочет забирать книжку лично. В таких случаях для защиты работодателя оформляется акт о невыдаче трудовой книжки или акт приема-передачи. В этой статье мы подробно разберем, как правильно оформить эти документы, чтобы избежать штрафов и судебных исков.

Общие правила выдачи трудовой книжки при увольнении

Согласно статье 84.1 ТК РФ, трудовая книжка выдается на руки бывшему сотруднику в последний рабочий день (день увольнения). В этот же день работодатель обязан произвести окончательный расчет и предоставить все необходимые документы, связанные с работой:

• Трудовая книжка (оригинал);
• Копия приказа об увольнении (по требованию работника);
• Справки о заработке для расчета пособий и другие документы по запросу.

При получении документа на руки, сотрудник обязан расписаться в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей. Это служит главным доказательством того, что работодатель исполнил свои обязанности.

Зачем нужен акт о выдаче (невыдаче) трудовой книжки?

Несмотря на четкие правила, бывают случаи, когда в последний рабочий день выдать документ невозможно. Если работодатель не выдаст трудовую книжку вовремя и не зафиксирует это должным образом, он может быть привлечен к ответственности:

• Штраф по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ (от 30 000 до 50 000 рублей для организации);
• Обязанность выплатить работнику средний заработок за каждый день задержки выдачи документа;
• Изменение даты увольнения на дату фактической выдачи книжки по решению суда.

Именно поэтому составление акта, это способ снять с себя ответственность за задержку, если вина лежит на самом работнике (он не явился за документом или отказался его получать).

Акт о невыдаче трудовой книжки: когда и как составлять?

Если в день увольнения сотрудник отсутствует на рабочем месте или отказывается забирать трудовую книжку, работодатель должен предпринять следующие шаги:

1. Составить акт о невыдаче трудовой книжки. Документ составляется в присутствии комиссии (не менее 2-3 человек, например, руководитель, кадровик и свидетель). В акте фиксируется факт того, что работнику была предложена трудовая книжка, но он ее не получил (по причине неявки или отказа).
2. Направить уведомление. Сразу после составления акта работодатель обязан отправить работнику заказным письмом с описью вложения уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправку ее по почте.

Со дня направления такого уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.

Что должно быть в акте о невыдаче?

Унифицированной формы акта нет, но в нем обязательно должны присутствовать следующие реквизиты:

• Наименование организации;
• Дата и место составления акта;
• ФИО и должности членов комиссии;
• ФИО и должность увольняемого работника;
• Описание ситуации: почему книжка не была выдана (неявка, отказ от подписи и т.д.);
• Подписи членов комиссии и подпись лица, составившего акт.

Акт приема-передачи (расписка) трудовой книжки

Для дополнительной защиты работодателя, помимо подписи в книге учета движения, можно попросить сотрудника написать расписку о получении трудовой книжки или составить акт приема-передачи документов при увольнении.

Этот документ особенно актуален, если:

• Трудовая книжка выдается не в день увольнения (например, сотрудник заболел и забрал ее позже);
• Работник забирает документы через доверенное лицо;
• Книжка отправляется по почте (составляется акт к почтовой описи).

В расписке или акте приема-передачи должны быть указаны: ФИО сотрудника, дата получения, полное наименование документа (трудовая книжка), а также подпись работника о том, что претензий к содержанию и записям он не имеет.

Записи об увольнении в трудовой книжке: актуальные требования

Выдача документа не имеет смысла, если в нем сделаны ошибки. Редакции кадровых систем (такие как «Система Главбух» и «КонсультантПлюс») регулярно обновляют образцы заполнения трудовых книжек. В 2025-2026 годах важно учитывать следующие нюансы:

• Запись об увольнении должна строго соответствовать формулировке ТК РФ;
• При увольнении в связи с истечением срока трудового договора или контракта делается ссылка на соответствующую статью;
• Если ошибка уже допущена, ее необходимо исправить без зачеркивания (путем признания записи недействительной и внесения новой), чтобы избежать нарушений;
• Проставление печати на первой странице трудовой книжки и на записях об увольнении обязательно (при наличии печати в организации).

Что делать, если работодатель отказывается выдавать трудовую книжку?

Бывает и обратная ситуация: работник хочет забрать документ, но работодатель удерживает его (например, требуя возмещения ущерба или выполнения обходного листа). Это незаконно. Роструд разъяснил, как сотрудник может доказать факт невыдачи:

1. Направить работодателю письменное заявление о выдаче трудовой книжки (обязательно под подпись или заказным письмом с описью вложения).
2. Если в течение 3 дней после получения заявления книжка не выдана, обратиться в Государственную инспекцию труда (ГИТ) или в суд.

В этом случае работодатель будет обязан не только выдать документ, но и оплатить работнику средний заработок за весь период вынужденного прогула (с даты увольнения до даты фактической выдачи книжки).

Оформление акта выдачи (или невыдачи) трудовой книжки, это не просто бюрократическая формальность, а важнейший инструмент защиты интересов обеих сторон. Для работодателя акт и своевременно отправленное уведомление — гарантия того, что его не оштрафуют за задержку документа. Для работника расписка в получении — подтверждение того, что его стаж и записи в порядке. Соблюдайте установленные процедуры, используйте актуальные образцы заполнения документов на 2025-2026 годы, и кадровый документооборот будет безупречным.