В процессе увольнения одним из обязательных действий работодателя является выдача трудовой книжки сотруднику в последний рабочий день (ст. 84.1 ТК РФ). Если работник по какой‑то причине не получил документ, работодатель обязан оформить акт о том, что трудовая книжка не была выдана и направить сотруднику уведомление о необходимости её получения. Ниже представлен подробный разбор правовой основы, порядка составления акта, образца заполнения и последствий для сторон.
Нормативная база
- Трудовой кодекс РФ – ст. 84.1 (выдача трудовой книжки в день увольнения).
- Постановление Правительства РФ от № 225 – порядок ведения и хранения трудовых книжек.
- Письмо Минтруда России от № 14-6/ООГ-4996 – разъяснения по вопросу выдачи трудовой книжки при увольнении по соглашению сторон.
- Федеральный закон № 229‑ФЗ «О бухгалтерском учёте и финансовой отчётности» – требования к документальному оформлению факта невыдачи документа.
Согласно указанным нормам, если работник не явился за трудовой книжкой в последний рабочий день либо отказался её получить, работодатель должен:
- Составить акт о факте невыдачи трудовой книжки.
- Направить работнику письменное уведомление о необходимости забрать документ (можно заказным письмом с уведомлением о вручении или вручить под роспись).
- Хранить акт и копию уведомления в личном деле сотрудника не менее 50 лет (по правилам хранения трудовых книжек).
Когда составляется акт?
Акт оформляется в следующих ситуациях:
- Работник не явился за трудовой книжкой в последний рабочий день (например, находился на больничном, в отпуске или просто не пришёл).
- Работник отказался получить трудовую книжку лично, несмотря на предложение работодателя.
- Работник не предоставил письменное согласие на отправку трудовой книжки по почте, а работодатель не имеет возможности вручить её иным способом.
Важно: акт составляется не позднее следующего рабочего дня после дня, когда должна была быть выдана трудовая книжка.
Содержание акта
Акт представляет собой простой документ, в котором фиксируются факты, даты, стороны и подписи. Обязательные реквизиты:
- Название документа: «Акт о том, что работник не забрал трудовую книжку при увольнении».
- Дата и место составления.
- Информация о работодателе (наименование организации, ИНН, ОГРН, адрес).
- Информация о работнике (ФИО, должность, табельный номер, дата приёма и дата увольнения).
- Основание увольнения (например, по соглашению сторон, по инициативе работника, сокращение штата и т.д.).
- Факт: в последний рабочий день (указать дату) трудовая книжка не была выдана работнику.
- Причина невыдачи (отказ работника, отсутствие работника, отсутствие согласия на почтовую отправку и т.д.).
- Ссылка на нормативный акт (ст. 84.1 ТК РФ).
- Подписи:
- Представителя работодателя (руководитель или уполномоченное лицо) с расшифровкой.
- Свидетеля (если имеется) – необязательно, но рекомендуется для большей доказательной силы.
- Примечание: акт составляется в двух экземплярах – один остаётся у работодателя, второй направляется работнику (или хранится в деле, если работник отказался получить его).
Образец заполнения акта
Ниже представлен типовой бланк акта. Вы можете скопировать его в Word или Google Docs, заполнить нужными данными и распечатать.
АКТ о том, что работник не забрал трудовую книжку при увольнении г. _____________ «__» __________ 20__ г. Мы, нижеподписавшиеся: _____________________________, действующий на основании ______________________, (должность, ФИО) в качестве представителя работодателя _____________________________ (наименование организации, ИНН __________, ОГРН __________), и _____________________________ (ФИО работника, табельный № ______), работавший в должности ______________________ с «__» __________ 20__ г. по «__» __________ 20__ г., составили настоящий акт о следующем: В соответствии с трудовой книжкой № __________, выданной работнику при приёме на работу, последний рабочий день – «__» __________ 20__ г. В последний рабочий день работнику не была выдана трудовая книжка по следующей причине: _________________________________________________________________ (указать: отказ работника получить документ; отсутствие работника на рабочем месте; отсутствие согласия на отправку по почте и т.д.). Работнику было направлено уведомление о необходимости забрать трудовую книжку (способ вручения: заказное письмо с уведомлением о вручении / лично под роспись / иное – уточнить) № __________ от «__» __________ 20__ г. Настоящий акт составлен в двух экземплярах: один остаётся у работодателя, второй направляется работнику (или хранится в личном деле сотрудника). Подписи: Работодатель: ______________________ / ______________________ / (должность, ФИО) (расшифровка) Свидетель (при наличии): ______________________ / ______________________ / (должность, ФИО) (расшифровка) Работник (при получении акта): ______________________ / ______________________ / (ФИО) (расшифровка)
Примечание: вместо тега pre можно использовать обычный абзац
с переносами строк (
) – главное сохранить структуру и выделения жирным ().
Как оформить уведомление работнику о необходимости забрать трудовую книжку
Уведомление направляется после составления акта и может быть выполнено одним из следующих способов:
- Заказное письмо с уведомлением о вручении (рекомендуется – подтверждает факт получения).
- Личное вручение под роспись на экземпляре уведомления.
- Электронная почта с запросом подтверждения получения (только если работник ранее дал согласие на электронный документооборот).
Образец уведомления:
УВЕДОМЛЕНИЕ о необходимости забрать трудовую книжку г. _____________ «__» __________ 20__ г. Уважаемый(ая) ______________________ (ФИО работника)! Сообщаем, что в соответствии со ст. 84.1 ТК РФ трудовая книжка не была выдана Вам в последний рабочий день «__» __________ 20__ г. по причине ________________________________________________. Просим Вас в течение 5 (пяти) рабочих дней с момента получения данного уведомления явиться в отдел кадров (адрес: ______________________) для получения трудовой книжки либо предоставить письменное согласие на её отправку по почте (адрес для отправки: ______________________). В случае неявки в указанный срок трудовая книжка останется у работодателя и будет храниться в соответствии с внутренними нормативными актами и законодательством РФ. С уважением, ______________________ (должность, ФИО) ______________________ (наименование организации)
Последствия для сторон
Для работодателя
- Соблюдение процедуры (акт + уведомление) снимает ответственность за нарушение срока выдачи трудовой книжки.
- В случае спора в суде акт служит доказательством того, что работодатель выполнил свои обязательства.
- Если акт не составлен, работник может потребовать компенсацию за задержку выдачи документа (ст. 234 ТК РФ) и/или моральный вред.
Для работника
- Получение акта и уведомления подтверждает факт, что трудовая книжка не была выдана по вине работника (отказ, отсутствие).
- Если работник позже потребует трудовую книжку, он должен обратиться к бывшему работодателю с заявлением о выдаче документа.
- Задержка получения трудовой книжки может повлиять на трудоустройство у нового работодателя (требуется подтверждение стажа).
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Можно ли отправить трудовую книжку по почте без согласия работника?
Нет. Согласно Письму Минтруда от № 14-6/ООГ-4996, отправка по почте допустима только при наличии письменного согласия работника. - Что делать, если работник отказался расписаться в получении акта?
Акт считается составленным независимо от подписи работника. Достаточно подписи представителя работодателя и, при наличии, свидетеля. Отказ работника фиксируется в тексте акта («работник отказался расписаться в получении акта»). - Срок хранения акта и уведомления?
Документы, связанные с трудовыми книжками, хранятся не менее 50 лет после окончания трудовых отношений (п. 2.1.11 Инструкции по ведению трудовых книжек); - Нужно ли нотариально заверять акт?
Нет. Акт является внутренним документом организации и не требует нотариального заверения, если иное не предусмотрено локальными нормативными актами. - Можно ли оформить акт электронно?
Да, при условии использования электронного документооборота с ЭЦП и согласия сторон на электронный формат. В противном случае требуется бумажный вариант с ручными подписями.
Составление акта о том, что работник не забрал трудовую книжку, является обязательной процедурой для работодателя в случае невыдачи документа в последний рабочий день. Правильно оформленный акт, сопровождаемый уведомлением о необходимости получения трудовой книжки, защищает интересы обеих сторон: работодатель снимает с себя риск административной ответственности, а работник получает официальное подтверждение факта невыдачи и возможность позже получить документ без споров.
Следует помнить о ключевых моментах:
- Акт составляется не позднее следующего рабочего дня после дня, когда должна была быть выдана трудовая книжка.
- В акте обязательно указываются причина невыдачи, ссылка на ст. 84.1 ТК РФ и данные сторон.
- Уведомление направляется работнику способом, подтверждающим факт получения (заказное письмо с уведомлением или вручение под роспись).
- Хранение акта и уведомления осуществляется не менее 50 лет.
При соблюдении этих правил процесс увольнения пройдёт без правовых осложнений, а трудовая книжка будет либо получена работником вовремя, либо надёжно сохранена у бывшего работодателя до момента её востребования.
Статья подготовлена на основе актуального законодательства РФ и разъяснений Минтруда России на 23 мая 2026 года.