Передача трудовых книжек сотрудников при их переводе в другую организацию – одна из ключевых процедур‚ регламентированных Трудовым кодексом РФ. Правильное оформление акта приёма‑передачи обеспечивает соблюдение прав работника‚ гарантирует своевременное ведение трудовой книжки и исключает возможные споры с контролирующими органами.

Когда необходим акт о передаче трудовых книжек?

• Перевод работника в другую юридически самостоятельную организацию (например‚ при реорганизации‚ слиянии‚ поглощении или продаже бизнеса).
• Временное направление сотрудника на работу в другую организацию по договору о совместной деятельности‚ если трудовая книжка остаётся у прежнего работодателя‚ но требуется подтверждение факта передачи.
• Перевод работника в филиал или представительство‚ расположенный в другом субъекте РФ‚ если филиал имеет отдельный баланс и считается самостоятельным юридическим лицом.

При внутреннем переводе в пределах одного юридического лица (например‚ из одного филиала в другой филиал той же компании) акт о передаче трудовых книжек не требуется – достаточно сделать запись в трудовой книжке о переводе на другую постоянную работу (ст. 72.1 ТК РФ).

Нормативная база

1. Трудовой кодекс РФ:
   • Статья 62 – выдача трудовой книжки работнику по его заявлению (не позднее трёх рабочих дней).
   • Статья 65 – ведение трудовых книжек‚ порядок внесения записей.
   • Статья 72.1 – перевод на другую постоянную работу с согласия сотрудника.
2. Федеральный закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» – требования к хранению первичных документов‚ включая акты приёма‑передачи.
3. Постановление Правительства РФ от № 225 – порядок ведения и хранения трудовых книжек.
4. Методические рекомендации Минтруда России по оформлению актов приёма‑передачи трудовых книжек (письма от 2021‑2023 гг.).

Содержание акта о передаче трудовых книжек

Акт составляется в двух экземплярах: один остаётся у передающей организации‚ второй – у принимающей. В документе должны быть отражены следующие реквизиты:

• Название документа: «Акт о приёме‑передаче трудовых книжек».
• Дата и место составления акта.
• Реквизиты сторон:
  • Наименование передающей организации (полное‚ ИНН‚ КПС‚ юридический адрес).
  • Наименование принимающей организации (аналогично).
• Основание передачи (например‚ договор о передаче имущества № ___ от «___» __________ 20__ г.‚ приказ о переводе сотрудников № ___ от «___» __________ 20__ г.);
• Перечень передаваемых трудовых книжек:
  • ФИО сотрудника.
  • Серия и номер трудовой книжки.
  • Дата выдачи книжки (если известна).
  • Примечание (например‚ «выдана на руки сотруднику » или «хранится в отделе кадров»).
• Подписи уполномоченных представителей обеих сторон (руководитель или уполномоченное лицо отдела кадров‚ бухгалтер).
• Расшифровка подписей (ФИО‚ должность).
• Печати организаций (при наличии).

Пример заполнения акта (упрощённый вариант)

АКТ О ПРИЁМ‑ПЕРЕДАЧЕ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК
г. Москва «22» мая 2026 г.

Мы‚ нижеподписавшиеся‚ представляющие:

Передающая организация:
ООО «Альфа‑Тех»‚ ИНН 7701234567‚ КПП 770101001‚
юридический адрес: 123456‚ г. Москва‚ ул. Примерная‚ д. 10‚
в лице Генерального директора Иванова И.И.‚ действующего на основании Устава‚

Принимающая организация:
ООО «Бета‑Сервис»‚ ИНН 7709876543‚ КПП 770901002‚
юридический адрес: 654321‚ г. Санкт‑Петербург‚ пр. Невский‚ д. 5‚
в лице Генерального директора Петрова П.П.‚ действующего на основании Устава‚

составили настоящий акт о том‚ что передающая организация передала‚ а принимающая организация приняла следующие трудовые книжки:


№
ФИО сотрудника
Серия и номер ТК
Примечание
1
Сидорова Анна Vladimirovna
СЕ 1234567
Выдана на руки сотруднику 
2
Кузнецов Дмитрий Сергеевич
СЕ 7654321
Хранится в отделе кадров ООО «Альфа‑Тех»
3
Петрова Мария Александровна
СЕ 3456789
Выдана на руки сотруднику 


Всего передано: 3 трудовой книжки.

Акт составлен в двух экземплярах‚ по одному для каждой стороны‚ и имеет одинаковую юридическую силу.

Передающая организация: _____________________ /Иванов И.И./
Принимающая организация: _____________________ /Петров П.П./

М.П. (при наличии)

При реальном оформлении таблицу можно заменить на обычный перечень с маркированным списком‚ но важно сохранить чёткую структуру и возможность идентификации каждой книжки.

Порядок действий при оформлении акта

1. Подготовка списка сотрудников‚ подлежащих переводу. Формируется в отделе кадров на основании приказа о переводе и согласия работников (если требуется).
2. Проверка наличия и состояния трудовых книжек. Убедиться‚ что каждая книжка содержит актуальные записи о работе‚ награждениях‚ увольнениях и т.д.; при необходимости внести недостающие сведения.
3. Согласование с принимающей организацией. Обсудить формат передачи (лично‚ курьерской службой‚ с описью и подтверждением получения).
4. Составление акта. Заполнить шаблон‚ проверить корректность реквизитов‚ подписей и печатей.
5. Подписание акта обеими сторонами. Один экземпляр остаётся у передающей организации‚ второй – у принимающей.
6. Передача трудовых книжек. Осуществить в соответствии с условиями акта (личная передача с распиской‚ отправка с описью и т.д.).
7. Хранение акта. Акт относится к первичным документам бухгалтерского учёта и должен храниться не менее 5 лет (в соответствии с ФЗ «О бухгалтерском учёте»).

Особенности и типичные ошибки

• Отсутствие согласия сотрудника. При переводе в другую организацию согласие обязательно‚ за исключением случаев‚ предусмотренных ст. 72.1 ТК РФ (например‚ перевод по инициативе работодателя в связи с изменением условий труда).
• Неполные реквизиты в акте. Отсутствие ИНН‚ КПП или юридического адреса может привести к признанию акта недействительным при проверке трудовой инспекции.
• Нарушение сроков выдачи трудовой книжки. По ст. 62 ТК РФ работодатель обязан выдать книжку не позднее трёх рабочих дней с момента подачи заявления сотрудником (или с момента принятия решения о переводе).
• Отсутствие описи при передаче курьерской службой. Рекомендуется составлять отдельную опись с подписью представителя курьерской службы и получателя.
• Неправильное хранение актов. Акт должен храниться вместе с другими кадровыми документами (приказы о переводе‚ согласия сотрудников) в отделе кадров или архиве организации.

Оформление акта о передаче трудовых книжек в другую организацию – обязательная процедура при внешнем переводе сотрудников. Соблюдение требований ТК РФ‚ правильное заполнение реквизитов и своевременная передача документов позволяют избежать штрафов‚ защищают права работников и обеспечивают прозрачность кадрового учёта. Рекомендуется использовать типовой шаблон акта‚ регулярно обновлять его в соответствии с изменениями законодательства и проводить внутренний аудит хранения кадровых документов.

Если у вас остались вопросы по оформлению акта или необходима помощь в подготовке пакета документов для конкретного случая – обращайтесь к специалистам отдела кадров или юристу компании.