Трудовая книжка – основной документ‚ подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника. Со временем книжки могут прийти в негодность: из‑за механического повреждения‚ воздействия влаги‚ пожара‚ аварии или просто из‑за истечения срока их хранения. В таких случаях работодатель обязан провести процедуру списания и последующего уничтожения испорченных бланков. Ниже подробно рассмотрены нормативные основания‚ причины списания‚ пошаговый порядок действий и образец оформления акта.
Нормативная база
- Постановление Правительства РФ от № 225 «О трудовых книжках» – пункт 42 устанавливает необходимость составления акта при списании испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей к ним.
- Приказ Минтруда России от № 69 «Об утверждении формы трудовой книжки и порядка её ведения» – регламентирует условия хранения и сроки действия бланков.
- Федеральный закон № 402‑ФЗ «О бухгалтерском учёте» – определяет порядок списания материальных ценностей‚ к которым относятся и бланки трудовых книжек.
- Методические рекомендации КонсультантПлюс и других правовых систем – содержат образцы актов‚ бланков и пояснения по заполнению.
Основания для списания трудовых книжек
Списание производится‚ когда бланк утратил свои функциональные свойства и дальнейшее использование невозможно. К основным основаниям относятся:
- Механическое повреждение – разрывы‚ надрезы‚ сильные загрязнения‚ которые делают запись нечитаемой.
- Воздействие влаги и жидкостей – попадание воды‚ канцелярского клея‚ химических веществ‚ prowadящее к размоканию страниц.
- Пожар‚ затопление‚ авария – стихийные бедствия или техногенные происшествия‚ приведшие к полной или частичной утрате бланка.
- Истечение срока хранения – согласно пункту 17 Приказа Минтруда‚ бланки трудовых книжек хранятся в организации не более 75 лет после последней записи; по истечении этого срока они подлежат списанию.
- Ошибки при заполнении ьного листа новой книжки – если при оформлении новой трудовой книжки допущены неисправимые ошибки‚ испорченный бланк также списывается.
Порядок проведения списания
- Инвентаризация – проводится проверка наличия и состояния всех бланков трудовых книжек и вкладышей‚ находящихся на балансе организации. Результаты фиксируются в инвентаризационной описи.
- Выявление непригодных бланков – из описи выбираются те экземпляры‚ которые соответствуют одному из оснований списания (см. пункт выше).
- Составление акта списания – оформляется документ‚ подтверждающий факт выявления непригодных бланков и необходимость их уничтожения. Акт подписывается ответственными лицами (бухгалтер‚ руководитель отдела кадров‚ представитель службы безопасности).
- Уничтожение бланков – после подписания акта бланки уничтожаются способом‚ исключающим их восстановление (шредер‚ сжигание в специально отведенном месте‚ утилизация через лицензированную организацию).
- Бухгалтерское отражение – списание материальных ценностей отражается в бухгалтерском учёте проводкой: Дт 94 Кт 10 (списание материалов при их моральном устаревании или истечении срока годности).
- Хранение акта – акт о списании хранится в деле организации не менее 5 лет вместе с другими первичными документами по учёту материальных ценностей.
Составление акта списания трудовых книжек
Акт оформляется в произвольной форме‚ но должен содержать обязательные реквизиты‚ предусмотренные пунктом 42 Постановления № 225 и типовыми образцами‚ используемыми в практике.
Обязательные разделы акта
- Название документа – «Акт о списании и уничтожении бланков трудовых книжек и вкладышей к ним».
- Дата и место составления – например‚ «г. Москва‚ 02 мая 2026 г.».
- Основание для составления – ссылка на п. 42 Постановления Правительства РФ № 225 от .
- Состав комиссии – ФИО‚ должности членов комиссии (обычно бухгалтер‚ специалист отдела кадров‚ представитель службы безопасности).
- Перечень списываемых бланков – таблица с колонками: № п/п‚ номер бланка трудовой книжки‚ серия‚ дата выдачи‚ причина списания (механическое повреждение‚ влага и т.д.).
- Подписи членов комиссии – с расшифровкой (ФИО).
- Примечание – указание способа уничтожения (шредер‚ сжигание и т.п.) и дата проведения уничтожения.
Образец акта (упрощённый)
АКТ О СПИСАНИИ И УНИЧТОЖЕНИИ БЛАНКОВ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК И ВКЛАДЫШЕЙ К НИМ г. Москва Основание: п. 42 Постановления Правительства РФ от № 225 «О трудовых книжках». Комиссия в составе: Иванов Иван Иванович – главный бухгалтер Петрова Анна Сергеевна – специалист отдела кадров Сидоров Дмитрий Владимирович – инженер службы безопасности Перечень списываемых бланков:
| № п/п | Номер бланка | Серия | Дата выдачи | Причина списания |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 0012345 | ТК‑01 | Механическое повреждение (разрыв обложки) | |
| 2 | 0012346 | ТК‑01 | Попадание воды (размокание страниц) | |
| 3 | 0012347 | ТК‑01 | Истечение срока хранения (более 75 лет) |
Хранение и учёт после списания
После уничтожения бланков важно правильно отразить операцию в бухгалтерском и налоговом учёте:
- Проводка Дт 94 Кт 10 – списание материальных ценностей (бланков) на расходы.
- В аналитическом учёте по субсчёту 10 «Материалы» открывается отдельная аналитика «Бланки трудовых книжек» для контроля остатков.
- Акт о списании хранится в деле первичной документации не менее 5 лет (согласно ст. 29 Федерального закона № 402‑ФЗ).
- При проведении налоговой проверки акт служит подтверждением законности списания и отсутствия занижения налоговой базы.
Ответственность за нарушение порядка списания
Несоблюдение требований по списанию и уничтожению бланков трудовых книжек может повлечь:
- Административную ответственность по ст. 19.7 КоАП РФ (нарушение правил ведения и хранения трудовых книжек) – штраф от 500 до 1 000 руб. для должностных лиц.
- Возможные претензии со стороны сотрудников‚ если утрата бланка повлияла на подтверждение их трудового стажа (в этом случае работодатель может быть обязан восстановить документ за свой счёт).
- Риски при проведении внешних проверок (ФНС‚ Минтруда) – признание недостоверности бухгалтерской отчётности.
Списание трудовых книжек – обязательная процедура‚ направленная на поддержание порядка в документообороте организации и соблюдение законодательных норм. Основания для списания разнообразны: механическое повреждение‚ воздействие влаги‚ пожар‚ истечение срока хранения и ошибки при заполнении. Ключевым моментом является составление акта списания‚ который служит юридическим основанием для последующего уничтожения бланков и их бухгалтерского отражения. Следуя представленному порядку и используя приведённый образец‚ организация minimизирует риски штрафов и обеспечит прозрачность своего документооборота.
Статья подготовлена на основе информации из открытых источников (КонсультантПлюс‚ нормативные акты‚ методические рекомендации) и актуальна на 22 мая 2026 года.