Трудовые книжки и вкладыши к ним являются документами строгой отчетности. Их списание (уничтожение) происходит только в строго регламентированных случаях и обязательно должно быть документально оформлено. Основным документом‚ подтверждающим это действие‚ является Акт о списании и уничтожении бланков трудовых книжек и вкладышей.
Когда и зачем составляется акт?
Акт составляется в случаях‚ предусмотренных законодательством и внутренними правилами:
- Испорченные при заполнении бланки. Если при внесении записей допущена ошибка‚ которая делает бланк недействительным (например‚ неверное ФИО‚ дата‚ подпись)‚ такой бланк подлежит списанию и уничтожению. Прямое указание на это содержит п. 42 Постановления Правительства РФ № 225 от .
- Бланки с истекшим сроком хранения. Неиспользованные бланки‚ срок хранения которых истек‚ также подлежат списанию.
- Физическое повреждение. Бланки‚ поврежденные из-за несчастного случая‚ пожара‚ затопления и т.д.
- Устаревшие формы. При смене законодательства и введении новых форм бланков старые подлежат списанию.
Важно! Нельзя просто выбросить испорченный бланк. Его уничтожение должно быть зафиксировано в установленном порядке‚ иначе это может быть расценено как нарушение правил работы с документами строгой отчетности.
Кто составляет акт? Состав комиссии
Акт является документом‚ подтверждающим факт. Поэтому его составляют и подписывают не один человек‚ а комиссия. Типовой состав комиссии включает:
- Представитель кадровой службы (отдел кадров), инициатор и основной исполнитель.
- Представитель бухгалтерии — отвечает за учет и списание материальных ценностей (бланков).
- Представитель службы безопасности или администрации — для контроля за процессом уничтожения.
- Член профсоюза (при его наличии), как представитель коллектива.
Все члены комиссии должны быть ознакомлены с порядком списания и подписывать акт‚ подтверждая свое участие и согласие с его содержанием.
Форма акта: есть ли утвержденный бланк?
Нет. Единой обязательной формы акта‚ утвержденной на федеральном уровне‚ не существует. Однако сложившаяся практика и рекомендации юридических систем (таких как «КонсультантПлюс»‚ «Гарант») выработали примерную (типовую) структуру такого документа. Организация может разработать и утвердить свою внутреннюю форму акта приказом по предприятию.
Структура и содержание акта (обязательные реквизиты)
Акт составляется в произвольной форме‚ но должен содержать следующие обязательные элементы:
Примерная структура документа:
- Наименование документа: «АКТ» или «АКТ О СПИСАНИИ И УНИЧТОЖЕНИИ БЛАНКОВ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК И ВКЛАДЫШЕЙ К НИМ».
- Дата и место составления: «г. [Название населенного пункта] «___» __________ 20__ г.».
- Номер акта: Присваивается исходя из нумерации документов организации.
- Основание для составления: Ссылка на приказ по организации (если он был) или на конкретное событие (например‚ «в связи с порчей бланков при заполнении»).
- Состав комиссии: Должности‚ ФИО всех членов комиссии‚ подписи.
- Описание списываемых бланков:
- Наименование документа (трудовая книжка‚ вкладыш).
- Причина списания (испорчен при заполнении‚ поврежден и т.д.).
- Номера списываемых бланков (если они есть). Если номера вырезаны и прилагаются‚ это указывается.
- Количество (штук).
- Подписи всех членов комиссии с расшифровкой (ФИО).
- Печать организации (если используется).
Пример заполнения акта (текстовая схема)
АКТ
о списании и уничтожении испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей к ним
г. Москва
25 мая 2026 г.
Комиссия в составе:
1. Иванова Анна Петровна‚ главный бухгалтер ООО «Ромашка»;
2. Сидоров Владимир Иванович‚ начальник отдела кадров ООО «Ромашка»;
3. Петрова Мария Сергеевна‚ представитель профсоюза ООО «Ромашка»
Основание: Порча бланков трудовых книжек при заполнении в апреле 2026 года.
Составили настоящий акт о том‚ что в соответствии с п. 42 Постановления Правительства РФ № 225 следующие бланки подлежат списанию и уничтожению:
- Бланки трудовых книжек (серия XX-XX‚ номера с № 001234 по № 001250) – 17 штук. Причина: неверное внесение ФИО работника.
- Вкладыши к трудовым книжкам (номера вырезаны и прилагаются к акту) – 3 штуки. Причина: ошибка в дате увольнения.
Указанные бланки признаны недействительными и подлежат физическому уничтожению (путем измельчения).
Подписи комиссии:
_________________ / Иванова А.П. /
_________________ / Сидоров В.И. /
_________________ / Петрова М.С. /
М.П.
Процедура уничтожения и дальнейшая судьба акта
После подписания акта происходит само уничтожение бланков. Рекомендуемый способ – механическое измельчение (шредирование). Желательно‚ чтобы этот процесс также осуществлялся в присутствии членов комиссии или уполномоченного лица.
Куда передается акт? Подлинник акта (первый экземпляр) хранится в отделе кадров или бухгалтерии в деле «Документы строгой отчетности» вместе с другими документами по учету бланков. Второй экземпляр может храниться у председателя комиссии или в отделе безопасности.
Что прилагается к акту? По возможности – сами списанные бланки (или их остатки) до уничтожения‚ а также вырезанные номера‚ если они изымались. Это усилит доказательственную базу.
Ключевые выводы и рекомендации
- Акт обязателен при списании любых бланков трудовых книжек и вкладышей.
- Форма не утверждена‚ но должна содержать все ключевые реквизиты (см. п.4).
- Составляется комиссией из 3-4 человек‚ представляющих разные подразделения.
- Два экземпляра на бумаге формата А4‚ подписанные всеми членами комиссии‚ с печатью.
- Уничтожение должно быть физическим и‚ по возможности‚ зафиксированным.
- Хранится акт в течение установленного срока хранения документов кадрового делопроизводства (не менее 75 лет).