Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника. Согласно Трудовому кодексу Российской Федерации (ст. 66 ТК РФ), именно трудовая книжка является официальным подтверждением всех периодов работы, должностей, наград, перевода и увольнения. При увольнении работника работодатель обязан в установленные сроки выдать ему трудовую книжку с соответствующими записями. Для оформления этого процесса используется акт о выдаче трудовой книжки работнику.

Зачем нужен акт о выдаче трудовой книжки?

Акт о выдаче трудовой книжки — это юридически значимый документ, который фиксирует факт передачи трудовой книжки работнику. Он необходим для:

• Подтверждения соблюдения работодателем обязанности по выдаче трудовой книжки в день увольнения (ст. 84.1 ТК РФ);
• Защиты работодателя от претензий о непредоставлении документа;
• Документального подтверждения того, что работник получил книжку лично и ознакомился с содержанием записей;
• Избежания споров в случае, если работник позже заявит, что книжку не получил или получил с ошибками.

Отсутствие акта может стать основанием для привлечения работодателя к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ за нарушение трудового законодательства.

Когда составляется акт о выдаче трудовой книжки?

Акт составляется в следующих случаях:

1. При увольнении работника по любому основанию (по инициативе работника, работодателя, по соглашению сторон и т.д.);
2. При переводе работника на другую работу в другую организацию (если трудовая книжка передаётся новому работодателю с согласия работника);
3. При ликвидации организации или прекращении деятельности ИП;
4. При отказе работника от получения трудовой книжки в день увольнения (в этом случае акт составляется с указанием причины задержки).

Важно: выдача трудовой книжки должна производиться в последний день работы. Если работник отсутствует в этот день, работодатель обязан направить ему уведомление о необходимости явиться за книжкой. Если работник не явится в течение 3 дней — книжка отправляется заказным письмом, а акт составляется с указанием этого факта.

Обязательные реквизиты акта о выдаче трудовой книжки

Хотя закон не устанавливает строгую форму акта, он должен содержать следующие обязательные элементы:

АКТ
о выдаче трудовой книжки работнику

Дата и место составления

Например: «г. Москва, 15 апреля 2026 г.»

Сведения о работодателе

• Наименование организации (ИП);
• Юридический адрес;
• ФИО и должность лица, выдающего книжку (обычно кадровик или руководитель).

Сведения о работнике

• ФИО полностью;
• Должность;
• Табельный номер (при наличии);
• Дата увольнения.