Трудовая книжка – один из ключевых документов, подтверждающих трудовую деятельность гражданина. В определённых ситуациях работодатель обязан оформить акт об оформлении трудовой книжки. Ниже рассмотрим, что это за документ, когда он необходим, как его правильно составить и какие правовые нормы регулируют процесс.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ – ст. 66 (Трудовая книжка);
• Приказ Минтруда России от № 588н – «Инструкция по заполнению трудовых книжек»;
• Постановление Правительства РФ от № 225 – о ведении и хранении трудовых книжек;
• ФЗ- № 27‑ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации» – касается передачи данных в СФР;

Что такое акт об оформлении трудовой книжки?

Акт – это внутренний документ организации, фиксирующий факт:

• первичного оформления трудовой книжки (при приёме на работу впервые);
• выдачи дубликата при утрате, порче или уничтожении оригинала;
• внесения изменений (например, при смене фамилии) в уже существующую книжку.

Акт служит основанием для бухгалтерии и отдела кадров при дальнейшем ведении трудовой книжки и передаче сведений в Социальный фонд России (СФР).

Когда требуется оформить акт?

1. Первичное оформление – если у newly hired сотрудника никогда не было трудовой книжки.
2. Выдача дубликата – при утрате, краже, порче или уничтожении оригинальной книжки;
3. Оформление вкладыша – когда все страницы одного из разделов заполнены и необходим дополнительный лист.
4. Изменение личных данных – смена фамилии, имени, отчества (требуется внесение записи и оформление акта о корректировке).

Содержание акта об оформлении трудовой книжки

Согласно инструкции, акт должен содержать следующие реквизиты:

• Наименование организации (полное и сокращённое);
• Дата и место составления акта;
• Номер акта (по внутренней нумерации организации);
• ФИО сотрудника, для которого оформляется трудовая книжка;
• Дата рождения сотрудника;
• Серия и номер выдаваемого документа (трудовая книжка или дубликат);
• Основание оформления (приказ о приёме на работу, заявление о выдаче дубликата и т.п.);
• Подписи ответственных лиц (кадровик, бухгалтер, руководитель);
• Расшифровка подписей (ФИО, должность).

Пошаговая процедура оформления акта

1. Подготовка основания:
   • При приёме на работу – издать приказ о приёме;
   • При выдаче дубликата – получить заявление сотрудника о утрате трудовой книжки;
   • При оформлении вкладыша – подготовить справку о заполненности разделов.
2. Заполнение ьного листа трудовой книжки (или дубликата):
   • Внести данные сотрудника (ФИО, дата рождения, образование, профессия);
   • Поставить печать организации (если требуется).
3. Составление акта:
   • Указать реквизиты организации;
   • Заполнить таблицу с данными сотрудника и основанием;
   • Поставить подписи и расшифровку.
4. Регистрация акта:
   • Внести акт в журнал регистрации актов оформления трудовых книжек (ведётся в отделе кадров);
   • Присвоить внутренний номер.
5. Хранение:
   • Акт хранится в личном деле сотрудника сроком не менее 75 лет после окончания трудовой деятельности (в соответствии с требованиями к хранению кадровых документов).
   • Копия акта может быть передана в бухгалтерию для отражения в учёте.

Образец акта об оформлении трудовой книжки

Ниже представлен типовой шаблон. При необходимости его можно адаптировать под внутренние формы организации.

АКТ № __
об оформлении трудовой книжки

г. _____________ «__» __________ 20__ г.

Мы, нижеподписавшиеся:

ФИО ответственного лица, должность ___________________,
ФИО бухгалтера, должность ___________________,

составили настоящий акт о том, что:

Сотрудник Иванов Иван Иванович, дата рождения «12» марта 1990 г.,
 принят на работу в организацию «ООО «Пример»» согласно приказу № 45 от «03» февраля 2026 г.

В связи с отсутствием у сотрудника трудовой книжки, оформлена новая трудовая книжка
 серии АБ 123456, номер 001234.

Трудовая книжка выдана сотруднику под расписку в присутствии представителя отдела кадров.

Сведения о приёме на работу внесены в трудовую книжку в соответствии с Инструкцией
 по заполнению трудовых книжек (Приказ Минтруда России от № 588н).

Настоящий акт составлен в двух экземплярах: один остаётся в отделе кадров,
второй – передаётся сотруднику вместе с трудовой книжкой.

Подписи:

_________________ / _____________________ /
(ФИО) (должность)

_________________ / _____________________ /
(ФИО) (должность)

М.П. (при наличии печати)

При оформлении дубликата или вкладыша текст акта изменяется соответствующим образом (указывается причина выдачи дубликата, номер и серия оригинального документа, ссылка на заявление сотрудника и т.д.).

Особенности электронной трудовой книжки

С г. в России ведётся электронная трудовая книжка (ЭТК) в Социальном фонде России. При оформлении бумажной дубликата:

• Сведения, внесённые ранее в бумажную книжку, в ЭТК не переносятся автоматически;
• Работодатель передаёт в СФР информацию только за период с по дату выдачи дубликата;
• Сотрудник получает на руки бумажный дубликат, а электронная история остаётся в СФР.

Поэтому акт об оформлении бумажной дубликата остаётся обязательным документом для внутреннего учёта и возможного восстановления пропущенных периодов в дальнейшем.

Ответственность за нарушение порядка оформления

Нарушение требований по оформлению и хранению трудовых книжек может повлечь:

• Административные штрафы по ст. 5.27 КоАП РФ (нарушение правил ведения трудовых книжек);
• Возможные трудовые споры при восстановлении стажа сотрудника;
• Проблемы при назначении пенсии и социальных выплат;

Поэтому важно строго следовать инструкции, фиксировать каждый этап в акте и обеспечивать надлежащее хранение документов.

Акт об оформлении трудовой книжки – это не просто формальность, а важный элемент кадрового документооборота, подтверждающий законность действий работодателя и защищающий права сотрудника. Правильное составление акта, соблюдение сроков и хранение документов позволяют избежать штрафов, обеспечить прозрачность трудовых отношений и гарантировать корректный учёт стажа для будущих пенсионных выплат.

Следуя представленным рекомендациям и используя приведённый образец, отдел кадров любой организации сможет оперативно и безошибочно оформлять акты при приёме на работу, выдаче дубликатов или внесении изменений в трудовую книжку.