Трудовая книжка — это главный документ‚ подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. По закону‚ в день увольнения работодатель обязан выдать её на руки сотруднику под роспись. Однако на практике встречаются ситуации‚ когда сотрудник отказывается забирать документ‚ либо просто не является за ним. В таких случаях работодателю критически важно защитить себя от возможных претензий и штрафов‚ для чего и составляется акт о неполучении трудовой книжки (или акт об отказе от получения).

Зачем нужен этот акт?

Согласно Трудовому кодексу РФ‚ задержка выдачи трудовой книжки по вине работодателя может повлечь за собой:

• Обязанность возместить работнику неполученный заработок за все время задержки (ст. 234 ТК РФ).
• Административные штрафы по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.
• Судебные иски со стороны уволенного сотрудника.

Составление акта фиксирует факт того‚ что работодатель свои обязанности выполнил‚ а работник по своей воле отказался получить документ или отсутствовал на рабочем месте. Это снимает с компании ответственность за задержку.

В каких случаях составляется акт?

1. Отказ в день увольнения: сотрудник на работе‚ но прямо заявляет‚ что не будет забирать трудовую книжку‚ либо демонстративно уходит‚ не подписывая журнал учета.
2. Отказ от ознакомления с приказом и получения документов: часто сопровождается конфликтным увольнением‚ когда работник отказывается подписывать вообще все документы.
3. Неявка за документом: сотрудник отсутствует на работе в последний день (например‚ при увольнении за прогул) и не приходит за книжкой.

Пошаговая инструкция: что делать работодателю

Шаг 1. Предложение получить документ

В день увольнения кадровик или руководитель должен предложить работнику получить трудовую книжку на руки. Если работник отказывается‚ это не должно оставаться только на словах.

Шаг 2. Составление акта

Если работник прямо отказывается забирать документ‚ акт составляется в день увольнения. Если он не явился на работу‚ акт можно составить в конце рабочего дня увольнения или на следующий день‚ зафиксировав отсутствие сотрудника.

Шаг 3. Направление уведомления (если работник не явился)

Если сотрудник отсутствовал‚ одного акта недостаточно. Согласно Правилам ведения трудовых книжек‚ работодатель обязан направить работнику уведомление (заказным письмом с описью вложения) о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправку её по почте. Со дня направления такого уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи.

Требования к оформлению акта

Законодательством не установлено унифицированной формы акта‚ поэтому он составляется в произвольной форме. Однако к его содержанию предъявляются строгие требования‚ чтобы документ имел юридическую силу в суде или при проверке Трудинспекции.

Обязательные реквизиты акта:

• Наименование документа: «Акт об отказе работника от получения трудовой книжки» или «Акт о неполучении трудовой книжки».
• Дата и место составления: указываеться точное время (вплоть до часов и минут) и населенный пункт.
• Состав комиссии: акт подписывает не менее трех человек (работник кадровой службы‚ руководитель и один-два свидетеля из числа сотрудников).
• Данные работника: ФИО и должность лица‚ отказавшегося получить документ.
• Суть события: подробное описание того‚ что произошло (кому‚ когда и как было предложено получить трудовую книжку‚ как именно прозвучал отказ или факт неявки).
• Подписи членов комиссии: с расшифровкой.
• Подпись отказавшегося работника: если он отказывается подписывать акт‚ об этом делается соответствующая пометка в самом документе («От подписи настоящего акта Иванов И.И. отказался»)‚ что заверяется подписями членов комиссии.

Примерная форма акта

Ниже представлен классический образец заполнения акта‚ актуальный на 2025-2026 годы:

ОБРАЗЕЦ АКТА

ООО «Название Организации»

АКТ № 15
об отказе работника от получения трудовой книжки

г. Москва
23 мая 2026 г.

Настоящим актом удостоверяем‚ что в нашем присутствии начальник отдела правовой и кадровой работы Васильев Г.И. предложил экономисту Сидоровой М.И. получить ее трудовую книжку в связи с увольнением по собственному желанию (приказ от № 45-к).

Сидорова М.И. от получения трудовой книжки на руки и заверения записей в ней отказалась. Свой отказ мотивировала тем‚ что не согласна с формулировкой увольнения (устное заявление).

Содержание акта подтверждается личными подписями:

Начальник отдела правовой и кадровой работы _____________ / Васильев Г.И.
Бухгалтер _____________ / Петрова А.Н.
Специалист по охране труда _____________ / Смирнов В.В.

От подписи настоящего акта Сидорова М.И. отказалась. Данный факт подтверждаем:

Васильев Г.И. _____________
Петрова А.Н. _____________
Смирнов В.В. _____________

Электронная трудовая книжка (ЕФС-1) и новые реалии

С переходом на электронные трудовые книжки (сведения о трудовой деятельности в СФР) ситуация немного изменилась. При приеме на работу кандидат предъявляет трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности (ч. 1 ст. 65 ТК РФ). Сведения могут быть получены:

• На бумажном носителе‚ заверенные надлежащим образом.
• В форме электронного документа‚ подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП).

Тем не менее‚ бумажная трудовая книжка сохраняет свой статус. Если сотрудник‚ выбравший ведение бумажной трудовой книжки‚ увольняется и отказывается её забирать‚ акт составляется в прежнем порядке. Если же сотрудник перешел на электронный формат‚ но на руках у него осталась бумажная книжка с записью о переходе на ЭТК‚ работодатель всё равно обязан выдать её в день увольнения‚ и при отказе также следует составить акт.

Ответственность и хранение

Невостребованные трудовые книжки должны храниться в сейфе работодателя в течение 50 лет (согласно архивным правилам). Выдать её можно в любой момент по письменному заявлению бывшего работника.

Важно помнить: отправка трудовой книжки по почте без письменного согласия работника строго запрещена! Если вы направили уведомление‚ а ответ не поступил‚ книжка остается лежать в архиве компании до момента явки владельца.

Акт о неполучении трудовой книжки — это важнейший страховочный документ для работодателя. Он позволяет доказать‚ что задержка выдачи произошла не по вине компании‚ а по вине самого работника. Главное правило — фиксировать всё вовремя‚ привлекать независимых свидетелей и не забывать отправлять уведомления с предложением переслать документ почтой.