Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

Акт об отказе от получения трудовой книжки — это ключевой документ для работодателя, который защищает его от возможных претензий со стороны уволенного сотрудника и контролирующих органов (ГИТ). Его правильное составление является обязательной процедурой при увольнении, если работник не забирает свою трудовую книжку.

Почему это так важно? Юридические основания

Согласно статье 62 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан передать работнику его трудовую книжку в день увольнения. Если же работник по неуважительной причине (например, не явился) не получил документ, работодатель должен:

Направить ему письменное уведомление с требованием явиться за документом.
В случае неявки — составить акт об отказе.

Этот акт служит доказательством того, что работодатель выполнил свою обязанность, а все риски и ответственность за дальнейшую судьбу трудовой книжки (вплоть до ее уничтожения через 75 лет) лежат на работнике.

Когда составляется акт?

Акт составляется в следующих ситуациях:

Работник не явился за трудовой книжкой в день увольнения.
Работник отказался от ознакомления с записями в трудовой книжке (например, не согласен с формулировкой причины увольнения) и от ее получения на руки.
Работник уведомил работодателя об отказе от бумажного носителя в пользу электронной трудовой книжки (в этом случае акт фиксирует отказ от бумажного экземпляра).

Кто и как составляет акт? Порядок действий

Акт является внутренним документом организации. Его обычно составляет отдел кадров или ответственное лицо, назначенное приказом руководителя.

Пошаговая инструкция:

Подготовительный этап: После дня увольнения (если работник не явился) направить ему заказным письмом с уведомлением о вручении (или иным способом, подтверждающим факт и дату получения) требование явиться за трудовой книжкой в установленный срок (например, 3-5 дней). Копию уведомления хранят в деле.
Составление акта: Если срок истек, а работник не появился, составляется акт. В комиссию, как правило, входят: представитель работодателя (HR, юрист), представитель профсоюза (если есть) и свидетели (не менее двух, обычно другие сотрудники).
Форма акта: Унифицированной формы нет. Документ оформляется на обычном листе А4 в произвольной форме, но с обязательными реквизитами.

Структура и содержание акта (обязательные пункты)

Акт должен содержать следующие элементы:

Заголовок: «АКТ» с указанием даты и места составления (город).
Основание для составления: Ссылка на ст. 62 ТК РФ, номер и дата приказа об увольнении, факт неявки за документом.
Состав комиссии: ФИО, должности всех присутствующих лиц.
ФИО и должность работника, отказавшегося от получения: Полные данные.
Описание ситуации: Констатация факта: «…работник Иванов И.И., уволенный приказом №… от …, в установленный срок (указать срок) за трудовой книжкой не явился (или явился, но от получения отказался)».
Подписи: Всех членов комиссии и свидетелей с расшифровкой (ФИО).
Отметка об ознакомлении работника: Поскольку работника нет, эта графа остается пустой или ставится запись: «Работник с актом не ознакомлен, так как не явился».

Образец (пример) заполнения акта

Ниже представлен типовой образец. Заполняйте его, вставляя свои данные.

АКТ

г. Москва
«21» мая 2026 г.

Мы, нижеподписавшаяся комиссия:
1. Петрова Анна Сергеевна, начальник отдела кадров ООО «Вектор».
2. Сидоров Владимир Петрович, представитель профсоюзного комитета ООО «Вектор».
3. Козлова Мария Ивановна, специалист по кадрам отдела кадров (свидетель).
4. Новиков Алексей Дмитриевич, бухгалтер (свидетель),

составили настоящий акт о том, что:

Сотрудник: Семенов Петр Александрович, занимавший должность инженера, уволен приказом ООО «Вектор» № 125-к от «15» мая 2026 г; на основании п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ (сокращение штата).

В соответствии со ст. 62 ТК РФ, трудовую книжку Семенова П.А. (зав. № 123456) надлежало передать ему в день увольнения, т.е. «15» мая 2026 г.

15 мая 2026 г. Семенов П.А. в отдел кадров не явился. Направленное ему заказным письмом (уведомление № 45 от «16» мая 2026 г.) требование о явке за документом в срок до «20» мая 2026 г. осталось без ответа. По истечении указанного срока Семенов П.А. за трудовой книжкой также не явился и от ее получения не заявлял.

На основании изложенного, комиссия констатирует:
Работник Семенов Петр Александрович в установленный законом срок трудовую книжку не получил.

Акт составлен в двух экземплярах, один из которых хранится в отделе кадров ООО «Вектор», второй направляется работнику по почтовому адресу, указанному в трудовом договоре.

Представитель работодателя:	_________________ / Петрова А.С. /
Представитель профсоюза:	_________________ / Сидоров В.П. /
Свидетель:	_________________ / Козлова М.И. /
Свидетель:	_________________ / Новиков А.Д. /

С актом ознакомлен: _________________ (подпись работника)

Куда и зачем хранить акт?

Один экземпляр акта подшивается в личное дело работника (если оно ведется) или в отдельную папку с документами по уволенным сотрудникам. Второй экземпляр необходимо направить работнику заказным письмом с уведомлением. Квитанция и почтовая квитанция (с отметкой о вручении или возврате) также подшиваются в дело. Это докажет, что вы выполнили все требования закона.

Что дальше? Уничтожение трудовой книжки

После составления акта и истечения срока для явки работника (который вы ему указали в уведомлении) работодатель вправе считать трудовую книжку невостребованной. По истечении 75 лет с даты ее выдачи (или с даты последней записи) невостребованные трудовые книжки уничтожаются путем сжигания или измельчения с составлением отдельного акта об уничтожении;

Типичные ошибки и как их избежать

Отсутствие предварительного уведомления. Нельзя сразу составлять акт. Сначала нужно официально уведомить работника.
Неправильный состав комиссии. Рекомендуется включать в комиссию не менее двух свидетелей, не заинтересованных в исходе дела.
Неточности в данных. Все ФИО, даты, номера приказов и уведомлений должны быть абсолютно точными.
Отсутствие отметки о направлении акта работнику. Без доказательств вручения акт теряет силу.
Путаница с электронными трудовыми книжками (ЭТК). Если работник работал с ЭТК, акт должен фиксировать отказ от бумажного носителя и подтверждать, что сведения в ЭТК внесены корректно.

Составление акта об отказе от получения трудовой книжки — это не формальность, а важная защитная мера для работодателя. Правильно оформленный акт, подкрепленный почтовыми уведомлениями, полностью снимает с компании ответственность за дальнейшую судьбу документа. Всегда используйте актуальные образцы, следите за точностью данных и соблюдайте процедуру уведомления.

Примечание: Данный материал является информационным и не заменяет профессиональную юридическую консультацию. В сложных спорных ситуациях рекомендуется обратиться к юристу.