Самое главное помнить: Трудовая книжка, ключевой документ, подтверждающий стаж и трудовую историю работника. По закону (ст. 84.1 ТК РФ) работодатель обязан выдать ее в день увольнения. Если сотрудник не забирает ее добровольно, это создает риски для работодателя: штрафы по КоАП РФ (ст. 5.27) и возможные судебные споры о невыдаче документа. Поэтому фиксация факта отказа — критически важная процедура.

Когда нужен акт об отказе?

Акт составляется, если после увольнения:

• Работник не явился за трудовой книжкой в установленный срок (обычно день увольнения).
• Работник явно отказался ее получить (устно или письменно).
• Работник не предоставил письменное согласие на отправку по почте, а работодатель, уведомив его, не может передать документ лично.

Важно: Сам по себе акт не заменяет уведомления. Сначала необходимо официально уведомить бывшего сотрудника о необходимости забрать документ (заказным письмом с уведомлением или иным способом, подтверждающим факт и дату получения). Акт фиксирует факт отказа именно после такого уведомления.

Порядок действий работодателя

1. Уведомление: Направить работнику уведомление с требованием забрать трудовую книжку в определенный срок (например, 3 дня). Копию уведомления храните в деле.
2. Составление акта: Если в срок книжка не забрана, а работник не ответил или отказался, составляется акт. В акте отражаются: дата и место составления, ФИО работника, данные его паспорта (если есть), обстоятельства, подтверждающие уведомление и отказ, подписи присутствующих лиц (комиссии).
3. Хранение: Акт вместе с копией уведомления и почтовыми документами (квитанциями, уведомлением о вручении) хранятся в отделе кадров как доказательство выполнения обязанности по выдаче документа.

Образец (форма) акта об отказе от получения трудовой книжки

Ниже представлен типовой образец. Заполняйте его внимательно, указывая конкретные данные.

Пояснения к заполнению образца:

• Пункт 1: Укажите точные данные уведомления (номер, дату) и способ его направления (личное вручение под расписку, заказное письмо с уведомлением). Приложите к акту копию уведомления и доказательство его получения (почтовая квитанция, уведомление о вручении).
• Пункт 2: Фиксируйте именно отказ. Если работник просто не пришел, можно указать: «…не явился в установленный срок и трудовую книжку не забрал». Если присутствовал и отказался подписывать — укажите это. Если подписал — хорошо.
• Пункт 3: Указывайте, что документ хранится у работодателя. Это снимает с вас обязанность по его выдачи до момента, пока сотрудник не обратится.
• Подписи: Акт подписывается не менее чем двумя представителями работодателя (например, специалист отдела кадров и бухгалтер, руководитель подразделения). Желательно, чтобы были подписи и самого работника. Если отказывается, делается отметка.

Ключевые моменты и риски

Уведомление — обязательный этап

Без доказанного уведомления акт об отказе теряет силу. Суд может счесть, что работник просто не знал о необходимости забрать документ, и взыскать с работодателя компенсацию за невыдачу (средний заработок за время вынужденного прогула) и штраф.

Сроки хранения

Трудовая книжка уволенного сотрудника хранится у работодателя в течение 3 лет (ст. 84.1 ТК РФ). По истечении этого срока, если работник не обратился, документ может быть уничтожен (но лучше направить новое уведомление).

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

Если сотрудник при увольнении не выбрал ЭТК и не дал согласия на электронный формат, выдача бумажной книжки обязательна. Отказ от получения бумажного экземпляра не означает автоматического перехода на электронный. Для ЭТК требуется письменное заявление работника.

Последствия бездействия для работодателя

• Административная ответственность: Штраф для должностных лиц от 1 000 до 5 000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ).
• Гражданско-правовая ответственность: Возмещение ущерба работнику (например, компенсация за задержку в получении пенсии из-за отсутствия стажа).
• Судебные споры: Иски о восстановлении на работе (если увольнение оспаривается) или взыскании компенсаций.

Акт об отказе от получения трудовой книжки — это документ-защита для работодателя. Его правильное оформление в сочетании с доказанным уведомлением снимает риски по ст. 84.1 ТК РФ. Помните: закон возлагает обязанность по выдаче на работодателя, и только четко зафиксированный отказ сотрудника освобождает от этой обязанности на время хранения документа. Все действия должны быть документально подтверждены.

Примечание: Данный образец являеться типовым. Перед использованием рекомендуется адаптировать его под внутренние правила организации и, при необходимости, проконсультироваться с юристом.