В случае увольнения работника существует обязательство работодателя передать ему трудовую книжку. Однако иногда работник отказывается принимать документ. Для фиксирования такого факта в трудовых отношениях оформляется акт об отказе работника получить трудовую книжку. В статье подробно рассматриваются правовые основания, структура документа, порядок заполнения и типовые образцы.

Правовое основание

Согласно статье 81 Трудового кодекса РФ (ТК РФ) работодатель обязан в день увольнения:

• внести запись о прекращении трудового договора в трудовую книжку;
• выдать трудовую книжку работнику.

Если работник отказывается принимать книжку, работодатель обязан зафиксировать отказ в письменной форме – в виде акта об отказе от получения трудовой книжки. Это необходимо для доказательства того, что документ был подготовлен и готов к выдаче, а отказ исходил от работника.

Ключевые нормы ТК РФ

1. Статья 81. Порядок увольнения.
2. Статья 71. Ведение трудовой книжки.
3. Статья 75. Обязанности работодателя при увольнении.

Когда нужен акт об отказе?

Акт оформляют в следующих ситуациях:

• Работник отказывается принимать трудовую книжку в день увольнения.
• Работник просит передать книжку по почте, но работодатель отказывается (по требованию закона книжку необходимо выдать лично).
• Трудовая книжка находится в плохом состоянии, и работник отказывается её принимать без исправления.
• Работник уехал за границу и не может лично получить книжку.

Структура акта об отказе

Документ должен быть составлен в соответствии с общепринятыми требованиями к деловым бумагам. Рекомендуемая структура:

Пример заполненного акта

Ниже приведён типовой образец акта. В квадратных скобках [...] указаны места, которые необходимо заменить на конкретные данные.

<h2 style="text-align:center;">АКТ ОБ ОТКАЗЕ РАБОТНИКА ПОЛУЧИТЬ ТРУДОВУЮ КНИЖКУ</h2>

<p>Город ____________ <br>
Дата составления: «___» ___________ 2026 г.</p>

<h3>1. Сведения о работнике</h3>
<ul>
 <li>ФИО: _______________________________</li>
 <li>Должность: __________________________</li>
 <li>Табельный номер: ____________________</li>
 <li>Дата рождения: «___» ___________ 19__ г.</li>
</ul>

<h3>2. Сведения об увольнении</h3>
<p>Работник уволен <b>по собственному желанию</b> (или указать иной осн. увольнения) приказом № _______ от «___» ___________ 2026 г. Последний рабочий день – «___» ___________ 2026 г.</p>

<h3>3. Сведения о трудовой книжке</h3>
<p>Трудовая книжка: серия ___, номер __________, выдана «___» ___________ 20__ г. Состояние книжки: _______________________________ (при наличии повреждений указать их).</p>

<h3>4. Отказ работника от получения трудовой книжки</h3>
<p>Работник, указанный в пункте 1, в присутствии представителя работодателя отказывается принять трудовую книжку в день увольнения. Причина отказа (по желанию): ________________________________________________.</p>
<h3>5. Подписи сторон</h3>
<table width="100%" border="0" cellpadding="5">
 <tr>
 <td style="text-align:center;">_________________________
Подпись представителя работодателя</td>
 <td style="text-align:center;">_________________________
Подпись работника (отказался)</td>
 </tr>
</table>

<p>Печать организации</p>

Пошаговая инструкция по заполнению акта

1. Подготовьте шапку. Укажите полное название организации, ИНН, ОГРН, адрес и контактные данные.
2. Определите дату составления. Дата должна соответствовать дню, когда работник отказывается принимать книжку.
3. Заполните сведения о работнике. ФИО, должность, табельный номер, дата рождения – берутся из личного дела.
4. Укажите основание увольнения. Ссылайтесь на приказ об увольнении (номер, дата).
5. Опишите состояние трудовой книжки. При наличии дефектов укажите их, чтобы избежать спорных ситуаций.
6. Сформулируйте отказ. Текст должен быть однозначным: «Работник отказывается принять трудовую книжку».
7. Подпишите документ. Представитель работодателя ставит подпись и печать; работник ставит подпись или ставит отметку «отказался».
8. Приложите копии. К акту прикладывают копию записи в трудовой книжке и приказ об увольнении (по желанию).
9. Сохраните оригинал. Оригинал акта хранится в личном деле работника, копию можно передать в отдел кадров.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли отправить трудовую книжку по почте?

Трудовой кодекс РФ требует личной передачи книжки работнику. Отправка по почте допускается только в исключительных случаях (например, при невозможности личной встречи, но тогда необходимо оформить согласие работника в письменной форме).

Что делать, если работник отказывается подписать акт?

Если работник отказывается подписать, необходимо зафиксировать его отказ в присутствии свидетелей (например, двух сотрудников отдела кадров) и оформить протокол отказа с указанием ФИО свидетелей и их подписей.

Сколько экземпляров акта нужно хранить?

Один оригинал хранится в личном деле работника у работодателя. Копию можно передать работнику (если он согласен) и разместить в архиве отдела кадров.

Где скачать готовый шаблон?

Готовые шаблоны доступны на официальных правовых порталах и в сервисах документооборота:

• Гарант (guarant.ru) – раздел «Шаблоны документов»;
• КонсультантПлюс – библиотека типовых форм;
• Сайт Минтруда РФ – раздел «Документы работодателя»;
• Бесплатные ресурсы: docx4u.ru, shablony.org.

При скачивании обратите внимание на актуальность шаблона (год выпуска) и соответствие требованиям ТК РФ.

Оформление акта об отказе работником получить трудовую книжку – важный юридический процесс, позволяющий работодателю доказать, что он выполнил свои обязательства по передаче документа. Правильное заполнение акта, соблюдение формальностей и хранение оригинала в личном деле позволяют избежать споров в трудовых отношениях и в судебных разбирательствах.

Помните, что документ должен быть составлен в ясной, недвусмысленной форме, а все подписи – реальными. При возникновении сомнений рекомендуется проконсультироваться с юристом, специализирующимся на трудовом праве.