Сегодня 06:49:01 () актуально обсудить процедуру оформления отказа работника от получения трудовой книжки при увольнении. С 2025 года всё больше сотрудников предпочитают вести электронную трудовую деятельность, однако законодательство всё ещё требует оформления письменного акта, если работник отказывается получить бумажный документ.

Правовое основание

Согласно ст. 62 ТК РФ и ст. 66 ТК РФ, работодатель обязан выдать трудовую книжку в день увольнения. Если работник отказывается принять её, необходимо составить акт об отказе в получении трудовой книжки. Этот документ подтверждает, что работодатель выполнил свои обязательства, а отказ исходил от сотрудника.

Когда требуется акт

• Увольнение по собственному желанию, по соглашению сторон, по инициативе работодателя или иным основаниям;
• Работник явно отказывается принять трудовую книжку (устно или письменно);
• Отсутствие возможности вручить документ лично (например, работник находится в отпуске, на больничном или удалённо работает).

Структура акта

Акт составляется в двух экземплярах: один остаётся у работодателя, второй выдаётся работнику (или направляется ему заказным письмом с уведомлением о вручении).

Примерный шаблон акта

1. Наименование документа: «Акт об отказе в получении трудовой книжки при увольнении».
2. Место и дата составления: город, день, месяц, год.
3. Сведения о работодателе: полное наименование организации, ИНН, КПП, юридический адрес, ФИО должностного лица, составляющего акт (например, руководитель отдела кадров).
4. Сведения о работнике: ФИО, должность, табельный номер (если есть), дата приёма на работу.
5. Основание для составления акта: ссылка на приказ об увольнении (номер и дата), а также факт отказа работника принять трудовую книжку.
6. Описание ситуации: краткое изложение того, как и когда был предложен документ, каким образом выразился отказ (устно, письменно, через представителя и т.д.).
7. Подписи:
   • Подпись представителя работодателя (с расшифровкой ФИО и должности);
   • Подпись работника (если он согласен подписать акт о своём отказе);
   • В случае отказа работника подписывать акт – подпись двух свидетелей (например, сотрудников отдела кадров) с указанием их ФИО и должностей.
8. Примечание: указание, что копия акта будет направлена работнику заказным письмом с уведомлением о вручении (если он не присутствовал при составлении).

Образец заполненного акта

АКТ
об отказе в получении трудовой книжки при увольнении

г. Москва «22» мая 2026 г.

Мы, нижеподписавшиеся:
Иванов Иван Иванович, директор ООО «Ромашка», действующий на основании Устава,
и
Петрова Анна Сергеевна, ведущий специалист отдела кадров ООО «Ромашка»,
составили настоящий акт о следующем:

Приказом ООО «Ромашка» от 15 мая 2026 г. № 45/к об увольнении работника
Сидорова Михаила Vladimiroвича, занимавшего должность инженера по эксплуатации,
увольнение производится по собственному желанию с 22 мая 2026 г.

В день увольнения (22 мая 2026 г.) представитель отдела кадров Петрова А.С.
предложила Сидорову М.В. получить трудовую книжку. Работник отказался принять
документ, заявив, что предпочитает вести электронную трудовую деятельность и
не нуждается в бумажном экземпляре.

Отказ зафиксирован устно в присутствии свидетеля – специалиста по кадрам
Смирнова Елена Petrovна.

Настоящий акт составлен в двух экземплярах: один остаётся у работодателя,
другой направляется работнику заказным письмом с уведомлением о вручении.

Подписи:

_____________________ / Иванов И.И. /
Директор ООО «Ромашка»

_____________________ / Петрова А.С. /
Ведущий специалист отдела кадров
_____________________ / Смирнова Е.П. /
Специалист по кадрам (свидетель)

Рекомендации по оформлению

• Используйте официальный бланк организации (если он есть) или оформите акт на обычном листе формата А4 с указанием реквизитов компании.
• Текст должен быть чётким, без двусмысленностей; избегайте эмоциональных оценок.
• Если работник отказывается подписать акт, обязательно привлеките минимум двух независимых свидетелей (не заинтересованных лиц).
• Храните акт в личном деле работника не менее 50 лет, как требует законодательство о кадровом документообороте.
• При направлении акта заказным письмом сохраняйте копию квитанции о вручении и опись вложения.

Составление акта об отказе в получении трудовой книжки при увольнении – это важная процедура, которая защищает права обеих сторон: работодатель подтверждает исполнение своей обязанности, а работник фиксирует свой выбор в пользу электронного формата трудовой деятельности. Следуя представленному образцу и рекомендациям, вы сможете оформить документ корректно и избежать возможных трудовых споров.