Акт об отказе в получении трудовой книжки – документ, фиксирующий волеизъявление работника об отказе от получения (или от получения оригинала) своей трудовой книжки в день увольнения. Такой акт оформляется в случаях, когда работник:
- отказывается забирать трудовую книжку в офисе работодателя;
- планирует получить её по почте, в электронном виде или вовсе не нуждается в ней (например, переходит на электронную трудовую книжку);
- по личным причинам (переезд, болезнь и т.п.) не может присутствовать в день увольнения.
Нормативно‑правовая база
Регулирование вопросов выдачи и отказа от получения трудовой книжки содержится в следующих нормативных актах:
- Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ):
- Ст. 80 – обязанность работодателя передать трудовую книжку работнику в день увольнения;
- Ст. 81 – порядок передачи (вручную, по почте, в электронном виде) и возможность отказа работника от получения оригинала.
- Приказ Минтруда России от № 100н «Об утверждении формы акта об отказе работника от получения трудовой книжки» (в редакции на 2025‑2026 годы).
- Судебная практика (дела, рассмотренные в КонсультантПлюс, СПОК.BY) подтверждает, что акт является доказательством отказа и может быть использован в суде при спорах о сроках выдачи книжки.
Когда необходимо составлять акт?
Акт оформляют в следующих ситуациях:
- Работник отказывается забирать книжку в офисе и просит отправить её по почте.
- Работник переходит на электронную трудовую книжку и отказывается от оригинального бумажного варианта.
- Работник не может присутствовать в день увольнения (болезнь, командировка, переезд) и просит оформить отказ.
- Работник желает сохранить книжку у себя, но не желает, чтобы работодатель делал отметки о её получении (например, в случае спора о дате увольнения).
Порядок составления акта
Оформление акта происходит в два этапа:
- Подготовка документа – работодатель заполняет форму акта, указывая реквизиты сторон, дату увольнения, причины отказа и способ получения (почта, электронный вариант и т.п.).
- Подписание – акт подписывается обеими сторонами (работодателем и работником). Подпись работника фиксирует его согласие с отказом.
После подписания акт хранится в личном деле работника и может быть предъявлен в суде как доказательство того, что работник отказался от получения книжки добровольно.
Образец акта об отказе в получении трудовой книжки (2026‑й год)
<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?> <АктОтказаТрудКнижка> <Шапка> <Дата>ДД.MM.ГГГГ</Дата> <Место>Город, улица, дом</Место> </Шапка> <Стороны> <Работодатель> <Наименование>ООО "Пример"1234567890</ИНН> <Адрес>г. Москва, ул. Примерная, д.1</Адрес> <Представитель>Иванов И.И., генеральный директор</Представитель> </Работодатель> <Работник> <ФИО>Петров П.П.серия 45 12 № 345678, выдан ОВД г. Москвыг. Москва, ул. Соседняя, д.2, кв.5</Адрес> </Работник> </Стороны> <Содержание> <Основание>Увольнение по соглашению сторон от </Основание> <Отказ>Работник отказывается забирать трудовую книжку в оригинале в день увольнения.Трудовая книжка будет отправлена заказным письмом на указанный выше адрес.Работник подтверждает, что ознакомлен с правом получения оригинала книжки и добровольно отказывается от него._____________________/И.И. Иванов</Работодатель> <Работник>_____________________/П.П. Петров</Работник> </Подписи> </АктОтказаТрудКнижка>
Если вы используете бумажный вариант, то вместо XML‑разметки в документе ставятся обычные поля, а подписи ставятся внизу листа.
Как оформить отказ в письменной форме (заявление)
Работник может предварительно направить работодателю заявление об отказе. Пример заявления:
ООО "Пример" От: Петров П.П. Адрес: г. Москва, ул. Соседняя, д.2, кв.5 Тел.: +7 (999) -23‑45‑67 Заявление о отказе от получения трудовой книжки Прошу в день моего увольнения оформить акт об отказе от получения трудовой книжки в оригинале и отправить её заказным письмом по моему адресу, указанному выше. Подпись _______________________/П.П. Петров Дата
Последствия отказа
- Для работника: отказ не лишает его права на получение сведений о трудовой деятельности. Информация о работе сохраняется в базе данных ФСС, а оригинальная книжка может быть выслана позже.
- Для работодателя: после подписания акта работодатель считается исполнившим обязанность по передаче книжки. Дальнейшие претензии работника о «задержке выдачи» обычно отклоняются судом.
- Для суда: акт считается доказательством того, что работник добровольно отказался от получения книжки, поэтому иск о взыскании заработка за «запрещённый прогул» отклоняется.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Можно ли отказаться от трудовой книжки полностью?
Да. С 2024 года в России действует система электронной трудовой книжки (ЭТК). Работник может отказаться от бумажного варианта и получать все записи в электронном виде через портал Госуслуг.
Что делать, если работник отказывается, а работодатель не оформил акт?
Работодатель нарушает ст. 80 ТК РФ и может быть привлечён к административной ответственности (штраф за задержку выдачи книжки). Работник в этом случае имеет право обратиться в суд.
Можно ли отправить книжку по почте без акта?
Теоретически возможно, но без подписанного акта работодатель не имеет документального подтверждения согласия работника, что усложняет доказывание в случае спора.
Как оформить отказ, если работник уже получил электронную книжку?
В этом случае работник подписывает акт об отказе от получения бумажного оригинала и указывает способ получения (например, «не требуется»).
Полезные ссылки и ресурсы
- КонсультантПлюс – нормативные документы и образцы актов
- СПОК.BY – судебная практика по трудовым спорам
- Госуслуги – переход на электронную трудовую книжку
- Федеральный портал государственных услуг – формы и бланки
Помните: правильное оформление акта об отказе защищает интересы обеих сторон и избавляет от возможных судебных разбирательств;