Дата публикации: 23 мая 2026 года

📌 В каких случаях составляется акт об отсутствии трудовой книжки?

Акт об отсутствии трудовой книжки оформляется в следующих ситуациях:

• При приеме на работу: если у работника отсутствует трудовая книжка при трудоустройстве.
• При утрате или повреждении трудовой книжки: если работник не может предоставить трудовую книжку по причине ее утраты или повреждения.
• При оформлении предыдущего трудового стажа: если необходимо подтвердить стаж работы на предыдущих местах.
• При изъятии трудовой книжки из сейфа: если работник забрал трудовую книжку и не вернул ее в установленный срок.

📝 Требования к оформлению акта об отсутствии трудовой книжки

Форма акта

Акт об отсутствии трудовой книжки составляется в произвольной форме, но должен содержать следующие обязательные реквизиты:

• Наименование организации (полное и сокращенное, если есть);
• Дата составления акта;
• Место составления акта;
• Ссылка на нормативные документы (например, ГОСТ Р 7.0.97-2016);
• ФИО и должности лиц, составивших акт;
• Подписи всех участников;
• Указание на причину отсутствия трудовой книжки (например, «не предоставлена при приеме на работу», «утрачена», «находится на руках у работника»);
• Уведомление работника о последствиях отсутствия трудовой книжки.

Особенности заполнения при хранении в сейфе

Сроки хранения акта

Акт об отсутствии трудовой книжки хранится в кадровой службе организации в течение 75 лет (согласно Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения).

📄 Образец акта об отсутствии трудовой книжки

🔍 Порядок действий при отсутствии трудовой книжки

При приеме на работу

1. Запросить у работника объяснение причины отсутствия трудовой книжки (письменно).
2. Оформить акт об отсутствии трудовой книжки.
3. Внести запись в трудовую книжку нового образца (если оформляется новая трудовая книжка).
4. Уведомить работника о необходимости оформить новую трудовую книжку.

При утрате или повреждении трудовой книжки

1. Получить от работника письменное заявление с указанием причины утраты или повреждения.
2. Оформить акт об отсутствии трудовой книжки.
3. Выдать дубликат трудовой книжки (если утрачена) или оформить новую (если повреждена).

При изъятии трудовой книжки из сейфа

1. Зафиксировать факт отсутствия трудовой книжки в сейфе в акте.
2. Направить работнику письмо (заказное с уведомлением) с требованием вернуть трудовую книжку в установленный срок.
3. При неисполнении требования — уведомить территориальный орган Пенсионного фонда РФ для корректировки стажа.

⚖️ Ответственность работодателя за неправильное хранение трудовых книжек

Согласно статье 5.27 КоАП РФ, за нарушение правил хранения, учета и выдачи трудовых книжек работодатель может быть привлечен к административной ответственности:

• Штраф: от 30 000 до 50 000 рублей для должностных лиц;
• Штраф: от 100 000 до 200 000 рублей для юридических лиц;
• Приостановление деятельности на срок до 90 суток (в случае грубых нарушений).

📥 Скачать образец акта об отсутствии трудовой книжки

Вы можете скачать образец акта об отсутствии трудовой книжки в формате Word или PDF по следующим ссылкам:

• Образец акта (Word)
• Образец акта (PDF)
• Бланк акта для заполнения

💡 Полезные советы

Как избежать ошибок при оформлении акта?

• Убедитесь, что акт подписан всеми ответственными лицами.
• Укажите точную причину отсутствия трудовой книжки.
• Уведомите работника о последствиях в письменной форме.
• Соблюдайте сроки хранения акта (75 лет).

Что делать, если работник отказывается подписывать акт?

Если работник отказывается подписывать акт, составьте его в присутствии двух свидетелей и укажите об этом в документе. Также направьте работнику уведомление о составлении акта заказным письмом.

Как правильно хранить трудовые книжки?

• Храните трудовые книжки в сейфе, отдельно от трудовых книжек работающих сотрудников.
• Ведите книгу учета трудовых книжек.
• Регулярно проводите инвентаризацию трудовых книжек.

❓ Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли оформить трудовую книжку без оригинала?

Да, если работник не может предоставить трудовую книжку, оформите новую на основании его заявления с указанием причины отсутствия (например, утрата или повреждение).

Нужно ли указывать номер дела при хранении трудовой книжки в сейфе?

Нет, если трудовая книжка хранится в сейфе, достаточно указать: «трудовая книжка хранится в сейфе организации».

Что делать, если трудовая книжка утеряна?

Работник должен подать заявление о выдаче дубликата трудовой книжки. Работодатель оформляет дубликат на основании документов, подтверждающих стаж работы.

Можно ли выдать трудовую книжку на руки работнику?

Да, но только в случае увольнения. Во всех остальных случаях трудовая книжка должна храниться у работодателя.

Акт об отсутствии трудовой книжки в сейфе — это важный документ, который позволяет работодателю соблюсти требования трудового законодательства и избежать административной ответственности. Правильное оформление акта, соблюдение сроков хранения и ведение кадрового учета помогут избежать проблем при проверках Государственной инспекции труда (ГИТ).

Если у вас остались вопросы по оформлению акта или хранению трудовых книжек, обратитесь к специалисту по кадрам или к юристу.