В процессе работы с персоналом часто возникает ситуация, когда у сотрудника нет трудовой книжки или она не была получена при увольнении. В таком случае необходимо правильно оформить акт об отсутствии трудовой книжки в кадровой документации. Данная статья подробно разбирает, как составить такой акт, какие требования предъявляются к его содержанию и где можно скачать готовые формы.

Почему акт об отсутствии трудовой книжки важен?

Отсутствие или утрата трудовой книжки может привести к следующим проблемам:

• Невозможность подтвердить стаж работы сотрудника;
• Трудности при оформлении выплаты компенсаций и пособий;
• Риск возникновения споров с бывшим работником;
• Сложности при проверке документов контролирующими органами.

Для минимизации рисков кадровый отдел должен зафиксировать факт отсутствия трудовой книжки официальным документом – актом об отсутствии трудовой книжки.

Нормативная база

В России оформление кадровых документов регулируется Трудовым кодексом РФ и нормативными актами Министерства труда. В частности:

• Пункт 7 Порядка ведения кадровой документации (утв. ) требует фиксировать все изменения в трудовом статусе сотрудника;
• Постановление Правительства РФ от № 253 содержит требования к оформлению актов о невыходе сотрудников;
• Практичеческие рекомендации содержатся в материалах КонсультантПлюс и на официальном портале Моё дело.

Что должно быть указано в акте?

Согласно рекомендациям, в акте об отсутствии трудовой книжки необходимо обязательно указать:

1. Наименование организации;
2. Ф.И.О. сотрудника;
3. Дата увольнения;
4. Причина отсутствия трудовой книжки (например, утеря, не получена при увольнении и т.д.);
5. Сведения о том, что работник был уведомлен о необходимости забрать книжку;
6. Подпись руководителя и печать организации (при наличии).

Как составить акт об отсутствии трудовой книжки?

Ниже представлен пошаговый алгоритм оформления документа.

Подготовка шаблона

Для удобства можно воспользоваться готовыми образцами, которые доступны для скачивания в форматах Word и PDF. На портале Моё дело размещены:

• Акт об отказе работника от получения трудовой книжки (редакция 1 от );
• Акт об отсутствии на рабочем месте (образец 2026 г.);
• Пустые формы для заполнения.

Заполнение полей

Пример заполнения акта:

Организация: Общество с ограниченной ответственностью «Пример» 
Дата заполнения: 
Время заполнения: 17:29 

Ф.И.О. сотрудника: Иванов Иван Иванович 
Должность: Бухгалтер 
Дата увольнения: 
Причина отсутствия трудовой книжки: Утеря при оформлении увольнения. 

Подпись руководителя: ___________________ 
Печать: ___________________

Утверждение документа

После заполнения акт подписывается руководителем отдела кадров и, при необходимости, HR‑менеджером. Документ вносится в кадровый журнал и оформляется в электронную базу учёта.

Как вести учёт в случае отсутствия трудовой книжки?

Если трудовая книжка не была получена, работодатель обязан вести учёт трудового стажа и данных о работе через альтернативные документы:

• Трудовой договор;
• Трудовая книжка (если была оформлена в электронном виде);
• Справка о работе (выписка из личного кабинета, приказы, табели учёта рабочего времени).

Эти документы позволяют подтвердить стаж и условия работы сотрудника в случае проверок.

Частые ошибки при оформлении акта

При работе с актом об отсутствии трудовой книжки часто допускаются следующие недочёты:

1. Отсутствие подписи руководителя;
2. Неуказание даты увольнения;
3. Недостаточное обоснование причины отсутствия книжки;
4. Отсутствие печати организации (если она обязательна для вашего вида деятельности).

Чтобы избежать этих ошибок, рекомендуется использовать проверенные шаблоны и внимательно сверять каждый пункт перед подписанием.

Где скачать готовые формы?

Бесплатные образцы актов об отсутствии трудовой книжки доступны на следующих ресурсах:

• Моё дело – раздел «Акт об отказе работника от получения трудовой книжки», редакция 1 от ;
• КонсультантПлюс – библиотека документов «Акт об отсутствии на рабочем месте», 2026 год;
• Публичные репозитории, где размещены пустые формы в Word и PDF.

При скачивании убедитесь, что форма соответствует текущей редакции (2025‑2026 гг.) и содержит все обязательные реквизиты.

Оформление акта об отсутствии трудовой книжки в кадрах – обязательный шаг при увольнении сотрудника, когда оригинальная книжка не была получена. Правильно составленный документ позволяет:

• Зафиксировать факт отсутствия книжки;
• Подтвердить, что работник был уведомлен о необходимости её получения;
• Избежать юридических рисков при дальнейшем расчёте компенсаций;
• Сохранить полную и достоверную кадровую документацию.

Для упрощения процесса рекомендуется пользоваться готовыми шаблонами, регулярно обновляемыми в соответствии с изменениями законодательства, и проверять заполненный акт на соответствие всем реквизитам.

---

Автор: кадровый специалист,