Акт отсутствия трудовой книжки – это документ, фиксирующий факт того, что у нового сотрудника (или у увольняющегося) нет бумажной трудовой книжки. Он необходим для соблюдения требований Трудового кодекса РФ и нормативных актов Роструда, а также для последующего оформления электронного варианта трудовой книжки.

Содержание статьи

• Правовая база
• Когда требуется акт?
• Кто участвует в оформлении?
• Содержание акта
• Образец акта (Word / PDF)
• Порядок составления и подписания
• Типичные ошибки
• Вопросы и ответы

Правовая база

Основные нормативные документы, регулирующие оформление акта об отсутствии трудовой книжки:

1. Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) – ст. 65, 67, 71.
2. Приказ Роструда от № 253 «Об утверждении Руководства по соблюдению обязательных требований трудового законодательства». В пункте 4.2.1 данного приказа указано, что при приёме на работу без бумажной трудовой книжки необходимо оформить акт об отсутствии трудовой книжки.
3. Приказ Минтруда России от № 322н «Об организации ведения электронных трудовых книжек», где указано, что отсутствие бумажного варианта фиксируется отдельным актом.
4. Методические рекомендации «Об оформлении документов при приёме на работу», опубликованные на портале КонсультантПлюс (2025‑2026 годы).

Когда требуется акт?

Акт об отсутствии трудовой книжки составляется в следующих ситуациях:

• При приёме на работу граждан, у которых нет бумажной трудовой книжки (например, молодёжь, выпускники ВУЗов, иностранные граждане).
• При увольнении работника, который отказывается получать трудовую книжку (в случае её наличия) или когда книжка утеряна.
• При переводе сотрудника в другую организацию, если в новой компании используется электронная трудовая книжка, а у работника нет бумажного варианта.
• При оформлении временного работника (практикант, стажёр), у которого книжка ещё не выдана.

Во всех перечисленных случаях акт служит доказательством того, что работодатель предпринял все необходимые действия по оформлению трудовых документов.

Кто участвует в оформлении?

Содержание акта

Документ оформляется в свободной форме (унифицированного бланка нет), однако рекомендуется включать следующие реквизиты:

• Шапка организации: название, ИНН, ОГРН, юридический адрес.
• Дата и место составления акта.
• Полные Ф.И.О. работника, дата рождения, паспортные данные (серия, номер, кем выдан).
• Основание для составления акта (например, «приём на работу», «увольнение», «перевод»).
• Подтверждение отсутствия трудовой книжки – формулировка: «У работника отсутствует бумажная трудовая книжка». При необходимости указать причину (утеря, не выдавалась и т.п.).
• Согласие работника (подпись работника) или отметка об отказе от подписи с указанием причины.
• Подпись работодателя (должность, Ф.И.О., подпись, печать).
• Подпись свидетеля (если требуется).
• Приложения: копия паспорта работника, заявление о приёме/увольнении.

Пример формулировки:

«Настоящим подтверждаю, что у работника Иванова Ивана Ивановича, паспорт № 45 01 123456, выданный Отделом УФМС России по г. Москве, отсутствует бумажная трудовая книжка. Работник информирован о необходимости её получения в случае дальнейшего трудоустройства и согласен оформить электронную трудовую книжку в соответствии с приказом Минтруда РФ № 322н».

Образец акта (Word / PDF)

Ниже – готовый шаблон, который можно скопировать в любой текстовый редактор (Word, Google Docs) и распечатать. Для скачивания готовых файлов (DOCX, PDF) используйте ссылки:

• Шаблон DOCX (2026)
• Шаблон PDF (2026)

Текст шаблона

АКТ ОБ ОТСУТСТВИИ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ У РАБОТНИКА
г. ____________ «____» ___________ 20__ г.

Мы, нижеподписавшиеся:

 
Работодатель: ______________________ (наименование организации), ИНН ___________, ОГРН ___________, в лице ______________________ (должность, Ф.И.О.), действующего на основании ___________;
 
Работник: ______________________ (Ф.И.О.), дата рождения ___________, паспорт: серия ___ номер __________, выдан ___________;


Составили настоящий акт о следующем:

 
Работник принят (уволен, переведен) в (из) организацию ___________.
 
У работника отсутствует бумажная трудовая книжка.
 
Работник проинформирован о необходимости получения (оформления) трудовой книжки и о возможности перехода на электронный вариант.
 
Работник (отказался) от подписания настоящего акта. (Если отказ – указать причину)


Подписи сторон:



 
Работник
_____________________/_____________________
 
Работодатель
_____________________/_____________________


 
Свидетель (при необходимости)
_____________________/_____________________
 



Приложения:

 
Копия паспорта работника;
 
Заявление о приёме (увольнении) на работу.

Порядок составления и подписания

1. Подготовка документов: собрать паспортные данные работника, заявление о приёме/увольнении, при необходимости копию предыдущей трудовой книжки.
2. Заполнение шаблона: заполнить все обязательные реквизиты (дата, место, Ф.И.О., основания).
3. Проверка: убедиться, что в акте нет орфографических и фактических ошибок; проверить соответствие приказу Роструда № 253.
4. Подписание:
   • Работник подписывает акт, подтверждая отсутствие книжки.
   • Если работник отказывается подписать, он подписывает акт об отказе от подписи, а в присутствии свидетеля – свидетель подписывает в качестве подтверждения факта.
   • Работодатель подписывает документ и ставит печать организации;
5. Хранение: оригинал акта хранится в личном деле работника (дело № 1). Копия может быть приложена к трудовому договору.
6. Перевод в электронный формат: при наличии электронных трудовых книжек (ЭТК) информация из акта вносится в систему «Госуслуги» в течение 3 рабочих дней.

Типичные ошибки и как их избежать

• Отсутствие подписи работника – в случае отказа необходимо оформить отдельный акт об отказе от подписи и привлечь свидетеля.
• Неполные паспортные данные – указывайте серию, номер, дату выдачи и орган, выдавший документ.
• Отсутствие даты составления – без даты акт считается недействительным.
• Неучёт приказа Роструда № 253 – проверьте, что в акте отражено требование о фиксировании факта отсутствия книжки.
• Отсутствие печати организации – в большинстве компаний печать обязательна для юридической силы.

Вопросы и ответы

Нужно ли оформлять акт, если у работника есть электронная трудовая книжка?

Если работник сразу получает электронную трудовую книжку и согласен на её оформление, отдельный акт об отсутствии бумажной книжки не требуется. Однако, если в момент приёма у него нет ни бумажной, ни электронной версии, акт обязателен.

Что делать, если работник утерял свою трудовую книжку?

В этом случае оформляется акт об утрате трудовой книжки и одновременно акт об отсутствии (поскольку в организации нет оригинала). Работнику выдается дубликат или перевод в электронный формат.

Можно ли использовать электронную подпись в акте?

Да, при наличии у организации сертификата квалифицированной электронной подписи акт может быть подписан в электронном виде. При этом в документе указывается «Подписано электронной подписью» и дата подписи.

Как долго хранить акт?

Акт хранится в личном деле работника в течение всего периода трудовых отношений и в течение 5 лет после их прекращения, как и остальные кадровые документы.

Влияет ли отсутствие трудовой книжки на выплату выходного пособия?

Отсутствие книжки не влияет на расчёт и выплату выходного пособия, однако отсутствие подтверждающих документов может усложнить проверку стажа. Поэтому акт служит доказательством факта трудоустройства.

Акт об отсутствии трудовой книжки – важный документ, который помогает работодателю выполнить требования Трудового кодекса и приказов Роструда, а также защищает интересы работника при переходе на электронный формат трудовой книжки. Правильное оформление акта, соблюдение всех реквизитов и своевременное подписание позволяют избежать юридических рисков и упростить кадровый процесс.

Если вам нужен готовый шаблон, скачайте его по ссылкам выше и адаптируйте под конкретную ситуацию вашей организации.

Дата публикации: