В процессе кадрового документооборота нередко возникают ситуации, когда бланки трудовых книжек или вкладышей к ним приходят в негодность. Причиной тому могут стать ошибки при заполнении, механические повреждения или порча. Однако выбрасывать или просто утилизировать испорченные документы категорически нельзя. Для законного снятия таких бланков с учета и их уничтожения необходимо составить специальный документ — акт об уничтожении и списании бланков трудовых книжек и вкладышей к ним.

В данной статье мы подробно разберем, зачем нужен этот акт, как его правильно составить и какие нюансы важно учитывать кадровику или бухгалтеру.

Нормативная база

Процедура работы с трудовыми книжками строго регламентирована. Форма и порядок ведения и хранения трудовых книжек утверждены Приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 19 мая 2021 г. № 320н. Именно этим документом руководствуются специалисты при оформлении акта об уничтожении.

Испорченный при оформлении бланк трудовой книжки или вкладыша подлежит уничтожению только после составления соответствующего акта. Без этого документа списание бланка с баланса организации будет незаконным.

В каких случаях составляется акт?

Акт о списании и уничтожении составляется в следующих случаях:

• Ошибки при первичном заполнении — если кадровик допустил неточность в ьном листе и внес неверные данные, бланк считается испорченным (перечеркивать и исправлять такие ошибки нельзя).
• Механические повреждения — порча обложки, страниц, разрывы, сильное намокание документа, делающие его непригодным для дальнейшего использования.
• Наличие большого количества неверно сделанных исправлений в разделах о работе или награждениях, если бланк не подлежит дальнейшему ведению.

Пошаговая процедура списания и уничтожения

Чтобы процедура была законной, необходимо соблюдать строгий алгоритм действий:

1. Фиксация факта порчи. При обнаружении испорченного бланка сотрудник, ответственный за ведение трудовых книжек, делает об этом пометку в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей.
2. Создание комиссии. Для подтверждения факта непригодности бланка приказом руководителя создается специальная комиссия. В ее состав должно входить не менее трех человек (например: руководитель, бухгалтер, специалист отдела кадров).
3. Составление акта. Комиссия обследует испорченные бланки и составляет акт об уничтожении и списании.
4. Физическое уничтожение. После подписания акта бланки подлежат уничтожению. Как правило, используется способ сожжения или шредирования (измельчения) с последующей утилизацией макулатуры.
5. Списание с баланса. На основании акта бухгалтерия списывает балансовую стоимость уничтоженных бланков.

Как правильно составить акт: структура и реквизиты

Унифицированной строгой формы акта законодательно не закреплено, однако на практике используется общепринятый стандарт, разработанный в соответствии с положениями Приказа Минтруда № 320н. В акте обязательно должны присутствовать следующие элементы:

Шапка документа

В правом верхнем углу или на бланке организации указывается:

• Утверждающая подпись руководителя с расшифровкой (Ф.И.О.) и датой утверждения.
• Полное наименование предприятия, организации с указанием организационно-правовой формы.

Наименование и дата составления

По центру документа указывается:

• Название: Акт об уничтожении и списании бланков трудовых книжек и вкладышей к ним
• Место составления (название населенного пункта) и дата (число, месяц, год).

Состав комиссии

В акте прописывается, что комиссия в составе:

• Председатель: [должность, Ф.И.О.]
• Члены комиссии: 1. [должность, Ф.И.О.]; 2. [должность, Ф.И.О.]

Суть акта (описательная часть)

Здесь указывается период, за который были выявлены испорченные бланки (с [число, месяц, год] по [число, месяц, год]), и фиксируется сам факт порчи. Обязательно перечисляются все испорченные бланки с указанием:

• Типа бланка (трудовая книжка или вкладыш);
• Серии и номера каждого испорченного бланка;
• Причины порчи (например: «испорчен в результате наличия большого количества неверно сделанных исправлений», «испорчен в результате механического повреждения обложки» и т.д.).

Количество испорченных бланков указывается как цифрами, так и прописью.

Финансовая информация

В акте отражается балансовая стоимость перечисленных бланков по состоянию на дату составления акта. Сумма также прописывается цифрами и прописью в рублях.

Комиссия подтверждает непригодность бланков к дальнейшему использованию по назначению и предлагает уничтожить их конкретным способом (чаще всего — путем сожжения) и списать с баланса организации.

Подписи сторон

Документ заверяется подписями председателя и всех членов комиссии с расшифровкой (должность, инициалы, фамилия).

Пример заполнения описательной части акта

Для наглядности приведем фрагмент заполнения описательной части:

«…за период с 10 января 2026 г. по 20 мая 2026 г. при оформлении оказалось испорчено 2 (Два) бланка трудовых книжек и 1 (Один) бланк вкладыша в т.ч.:

1. бланк трудовой книжки серия ТК номер 1234567 испорчен в результате неверного указания даты рождения на ьном листе;
2. бланк трудовой книжки серия ТК номер 7654321 испорчен в результате наличия большого количества неверно сделанных исправлений в разделе «Сведения о работе»;
3. бланк вкладыша в трудовую книжку серия ВТ номер 1122334 испорчен в результате повреждения (разрыва страниц).

Балансовая стоимость перечисленных выше бланков трудовых книжек, бланков вкладышей в трудовые книжки по состоянию на 23 мая 2026 г. составляет 500 (Пятьсот) рублей 00 копеек.

Важные нюансы и рекомендации

• Не торопитесь с уничтожением. Физическая утилизация бланка должна производиться только после подписания акта всеми членами комиссии и утверждения его руководителем.
• Хранение актов. Составленные акты подшиваются в отдельное дело и хранятся в архиве организации в течение установленного законом срока (как правило, не менее 5 лет).
• Отражение в учете. Не забудьте внести отметку о списании испорченного бланка в Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, а также в приходно-расходную книгу по учету бланков.
• Электронные трудовые книжки (ЭТК). Стоит отметить, что на сотрудников, впервые устроившихся на работу в 2021 году и позже, трудовые книжки оформляются только в электронном виде (по их желанию). Однако бумажные бланки все еще активно используются, и правила их списания остаются неизменными.

Составление акта об уничтожении бланка трудовой книжки — это не просто бюрократическая формальность, а важный документ, подтверждающий целевое расходование средств организации и сохранность кадрового документооборота. Соблюдение процедуры, привлечение комиссии и детальное указание серий, номеров и причин порчи бланков позволит избежать претензий со стороны проверяющих органов и обеспечит юридическую чистоту действий работодателя.