Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

Бланк трудовой книжки относится к документам строгой отчётности. При обнаружении дефектов (помарки, разрывы, загрязнения и т.п.) он подлежит обязательному уничтожению с составлением соответствующего акта. Ниже приведён подробный алгоритм действий, основанный на действующих нормативных актах (Правила ведения и хранения трудовых книжек, утверждённые приказом Минтруда России от № 320н) и практических рекомендациях.

Нормативная база

Пункт 41 Порядка ведения и хранения трудовых книжек – определяет, что испорченный бланк подлежит уничтожению только по акту.
Пункт 42 того же Порядка – регламентирует порядок уничтожения испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей к ним.
Приказ Минтруда России от № 320н «Об утверждении Правил ведения и хранения трудовых книжек».
Внутренние локальные акты организации (положение о работе с трудовыми книжками, инструкция по уничтожению документов).

Когда бланк считается испорченным?

К испорченным относятся бланки, в которых обнаружены:

механические повреждения (разрывы, надрывы, заломы);
следствия воздействия влаги, огня, химических веществ;
ошибки при заполнении, которые невозможно исправить без нарушения целостности документа (например, неправильные данные, исправления корректором, незавершённые записи);
загрязнения, делающие текст нечитаемым.

Этапы уничтожения испорченного бланка

Выявление и фиксация дефекта

Сотрудник отдела кадров (или уполномоченное лицо) обнаруживает дефект при работе с трудовыми книжками.
Дефект фиксируется в служебной записке или в журнале учёта брака бланков (указываются дата, номер бланка, характер повреждения, ФИО ответственного).

Формирование комиссии

Для оформления акта об уничтожении создаётся комиссия, состоящая из:

председателя (обычно руководитель отдела кадров или его заместитель);
бухгалтера (ответственного за учёт строгой отчётности);
юриста или специалиста по документообороту (по желанию).

Составление акта об уничтожении

Акт составляется в двух экземплярах (один остаётся в организации, второй – в архиве). Обязательные реквизиты акта:

название документа – «Акт об уничтожении испорченного бланка трудовой книжки»;
дата и место составления;
наименование организации, её ИНН/КПП;
состав комиссии (ФИО, должности);
описание уничтоженного бланка: номер серии, номер бланка, дата выдачи (если известна), характер дефекта;
основание для уничтожения (ссылка на п. 41 и п. 42 Правил ведения и хранения трудовых книжек);
способ уничтожения (см. пункт 3.4);
подписи всех членов комиссии и расшифровка;
печать организации (при наличии).

Выбор способа уничтожения

Законодательство не предписывает конкретный способ уничтожения бланков строгой отчётности, поэтому организация может выбрать любой из следующих методов, обеспечивающих полную невозможность восстановления документа:

шредерование (перекрёстная резка на части не менее 2 мм);
сжигание в специально оборудованной печи с контролем температуры;
химическое разрушение (например, обработка сильной кислотой или щелочью) – применяется редко из‑за требований безопасности;
утилизация через аккредитованную фирму по уничтожению документов (предоставляется акт о приёме‑передаче и сертификат уничтожения).

Выбранный способ указывается в акте об уничтожении.

Внесение изменений в учётные регистры

В журнале учёта бланков трудовых книжек делается запись о списании испорченного бланка (номер, дата, основание – акт № … от …).
Если бланк был уже выдан сотруднику, в его личном деле делается отметка о замене (выдача нового бланка) и ссылка на акт уничтожения.
Все копии акта хранятся в отделе кадров не менее 5 лет (согласно требованиям к документам строгой отчётности).

Пример формы акта об уничтожении

АКТ
№ __/__/____г. _____________
«__» __________ 20__ г.
Мы, нижеподписавшиеся, создали комиссию в составе:
Председатель: ______________________ (должность, ФИО)
Член комиссии: ______________________ (должность, ФИО)
Член комиссии: ______________________ (должность, ФИО)

Установили, что бланк трудовой книжки:
Серия: __________ Номер: __________
Дата выдачи: __________ (если известна)
Характер дефекта: ________________________________________________
(например: разрыв листа, загрязнение чернилами, невозможность исправления ошибки)

Основание для уничтожения: п. 41 и п. 42 Правил ведения и хранения трудовых книжек,
утв. приказом Минтруда России от № 320н.

Решили уничтожить указанный бланк следующим способом:
Шредерование (перекрёстная резка на части не более 2 мм).

Акт составлен в двух экземплярах, один из которых остаётся в отделе кадров,
другой – передаётся в архив организации.
Председатель комиссии: ___________________ /___________________/
Член комиссии: ___________________ /___________________/
Член комиссии: ___________________ /___________________/
М.П. (при наличии печати)

Ответственность за нарушение порядка уничтожения

Нарушение требований по уничтожению бланков строгой отчётности может повлечь:

административную ответственность по ст. 19.7 КоАП РФ (нарушение правил ведения и хранения документов);
дисциплинарные взыскания к ответственным сотрудникам;
риски при проверках трудовой инспекции и налоговых органов (возможные штрафы за недостоверный учёт кадровой документации).