Трудовая книжка – важный документ, подтверждающий трудовую деятельность работника. При её порче (например, попадание влаги, огня, механическое повреждение) работодатель обязан оформить акт об уничтожении испорченной трудовой книжки. Этот документ фиксирует факт утраты оригинала, подтверждает необходимость выдачи дубликата и защищает интересы обеих сторон трудовых отношений.

Правовая основа

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ст. 66) – регулирует ведение и хранение трудовых книжек.
• Постановление Правительства РФ от № 225 «О порядке ведения трудовых книжек и выдачи дубликатов» – устанавливает процедуру оформления акта при утрате или порче документа.
• Федеральный закон «О персональных данных» (ст. 10‑11) – требует обеспечения конфиденциальности сведений, содержащихся в трудовой книжке.

Когда требуется составление акта

1. Трудовая книжка повреждена до такой степени, что её содержание невозможно прочитать или восстановить.
2. Документ утрачен вследствие стихийного бедствия (пожар, наводнение) или иного форс‑мажора.
3. Выявлены факты подделки или несанкционированного изменения записей, делающие книжку непригодной для дальнейшего использования.

Порядок оформления акта об уничтожении испорченной трудовой книжки

1. Создание комиссии. Назначается комиссия из представителей отдела кадров, бухгалтерии и, при необходимости, юриста или руководителя подразделения.
2. Осмотр документа. Члены комиссии фиксируют характер и степень повреждения (фотографии, описание).
3. Сбор сведений о работнике. В акте указываются ФИО, дата рождения, должность, период работы, номер и серия трудовой книжки (если они ещё читаются).
4. Формулирование выводов. Комиссия подтверждает, что восстановление оригинала невозможно и необходимо выдать дубликат.
5. Подписание акта. Документ подписывается всеми членами комиссии и работником (в случае его присутствия). Если работник отсутствует, подпись ставится уполномоченным представителем отдела кадров с пометкой «в отсутствии работника».
6. Регистрация акта. Акт приобщает к личному делу сотрудника и хранится в течение срока, установленного для трудовых книжек (50 лет после увольнения).
7. Выдача дубликата; На основании акта отдел кадров оформляет запрос на выдачу дубликата трудовой книжки в соответствии с внутренними регламентами организации.

Образец акта об уничтожении испорченной трудовой книжки

АКТ
№ ______ от «__» __________ 20__ г.

Мы, нижеподписавшиеся:

• Иванов Иван Иванович – руководитель отдела кадров;
• Петрова Анна Сергеевна – главный бухгалтер;
• Сидоров Михаил Владимирович – юрисконсульт;

согласно пункту 4.2 Положения о ведении трудовых книжек организации «Название компании»,
составили настоящий акт о том, что:

Трудовая книжка работника Сидорова Алексея Петровича, дата рождения ,
серия № АБ 123456, номер № 789012, выданная отделом кадров ООО «Пример» ,
повреждена в результате попадания воды при затоплении кабинета отдела кадров .
Восстановить содержание трудовой книжки невозможно из‑за размытия чернил и деформации страниц.
В связи с вышеизложенным комиссия признаёт трудовую книжку утраченной и подлежащей уничтожению.
Настоящий акт составлен в трёх экземплярах: один остаётся в отделе кадров, второй – в бухгалтерии, третий – выдаётся работнику (или его представителю) для получения дубликата.

Подписи:
_____________________ /Иванов И.И./
_____________________ /Петрова А.С./
_____________________ /Сидоров М;В./

«__» __________ 20__ г.

Оформление акта об уничтожении испорченной трудовой книжки – обязательная процедура, позволяющая соблюсти законодательные требования, защитить права работника и избежать возможных споров в будущем. Следуя представленному порядку и используя предложенный образец, отдел кадров сможет оперативно и корректно решить вопрос о выдаче дубликата трудовой книжки.