Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

Акт об уничтожении испорченных бланков трудовой книжки (и вкладышей к ним) – это официальный документ, фиксирующий факт утилизации бланков, которые по тем или иным причинам стали непригодными для использования (повреждены, заполнены с ошибками, утратили внешний вид и т.д.). Составление такого акта регламентируется нормативными актами в области кадрового делопроизводства и бухгалтерского учёта.

Нормативная база

Трудовой кодекс РФ – ст. 66 (ведение трудовых книжек).
Приказ Минтруда России от № 69 «Об утверждении формы трудовой книжки и порядка её ведения» (в редакции, действующей на 2026 год).
Федеральный закон «О бухгалтерском учёте» № 402‑ФЗ – требования к документообороту и уничтожению первичных документов.
Постановление Правительства РФ от № 1155 «О порядке уничтожения документов, содержащих сведения, constituting personal data» (применяется к бланкам трудовой книжки, содержащим персональные данные).

Когда необходимо составлять акт

Акт составляется в следующих случаях:

Бланк трудовой книжки повреждён (порван, испачкан, подгорел) при заполнении.
В бланке обнаружены неисправимые ошибки (неверные данные о работнике, неправильная нумерация и т.п.).
Бланк утратил внешний вид и не может быть использован для оформления трудовых отношений.
Вкладыш к трудовой книжке испорчен или содержит ошибочные записи, которые невозможно исправить.

Порядок составления акта

Назначение комиссии. Для уничтожения бланков создаётся комиссия из трёх и более лиц (обычно включает представителя кадровой службы, бухгалтера и руководителя подразделения). Состав комиссии фиксируется в акте.
Подготовка бланков к уничтожению. Испорченные бланки собираются в один пакет, фиксируется их количество, номера (если они имеются) и период, в течение которого они были испорчены.
Выбор способа уничтожения. Допустимые способы: сжигание, shredder‑разрушение, утилизация в специализированных организациях. Способ указывается в акте.
Проведение процедуры. Уничтожение осуществляется в присутствии всех членов комиссии. После завершения процедуры каждый член комиссии ставит свою подпись.
Оформление акта. Акт заполняется согласно утверждённому образцу (см. ниже). Один экземпляр остаётся в организации, второй – передаётся в архив (или в бухгалтерию) для хранения в течение установленного срока;

Структура акта

Типовой акт об уничтожении испорченных бланков трудовой книжки включает следующие разделы:

Шапка документа – наименование организации, её реквизиты (ИНН, КПП, адрес).
Название акта – «Акт об уничтожении испорченных бланков трудовой книжки и вкладышей к ним».
Место и дата составления – город, число, месяц, год.
Состав комиссии – перечень ФИО, должностей и подписей членов комиссии.
Описание уничтоженных бланков – количество, номера (если есть), период обнаружения дефектов, характер повреждений.
Способ уничтожения – подробно указывается, как именно были уничтожены бланки (например, «сожжение в металлической печи при температуре не менее 600 °C» или «механическое shredder‑разрушение»).
Подписи – подписи всех членов комиссии с расшифровкой (ФИО, должность).

Ниже представлен пример акта, который можно скопировать в любой текстовый редактор и распечатать. Обратите внимание, что все обязательные реквизиты должны быть заполнены.

ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «Пример»
ИНН 7701234567 КПП 770101001 ОГРН 1127746000123
Юридический адрес: 123456, г. Москва, ул. Примерная, д. 10, офис 5

АКТ ОБ УНИЧТОЖЕНИИ ИСПОРЧЕННЫХ БЛАНКОВ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ И ВКЛАДЫШЕЙ К НИМ
г. Москва «21» мая 2026 г.

Мы, нижеподписавшиеся, constituting комиссию по уничтожению испорченных бланков трудовой книжки:

Иванов Иван Иванович – начальник отдела кадров
Петрова Мария Сергеевна – главный бухгалтер
Сидоров Алексей Владимирович – юрист

Установили:

Количество испорченных бланков трудовой книжки – 15 шт.
Номера бланков (если имеются): 001234 – 001248.
Период выявления дефектов: с по .
Характер дефектов: механические повреждения (разрывы, загрязнения краской), неисправимые ошибки при заполнении (неверные данные о работнике, неправильная нумерация).

Способ уничтожения:
Сжигание в металлической печи при температуре не менее 600 °C, последующее сбор и утилизация золы в соответствии с санитарными нормами.

Бланки трудовой книжки и вкладыши к ним полностью уничтожены, восстановлению не подлежат.

Подписи членов комиссии:
_____________________ /Иванов И.И./
_____________________ /Петрова М.С./
_____________________ /Сидоров А.В./

Хранение и сроки давности акта

Согласно пункту 2.12 Инструкции по ведению трудовых книжек, акт об уничтожении бланков подлежит хранению в течение 5 лет с даты составления. По истечении этого срока акт может быть уничтожен вместе с другими кадровыми документами, если иное не предусмотрено внутренними нормативными актами организации.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли уничтожить бланк без составления акта?: Нет. Уничтожение первичного документа, содержащего персональные данные, должно быть документально подтверждено. Отсутствие акта может привести к штрафам со стороны трудовой инспекции и Роскомнадзора.
Кто может быть председателем комиссии?: Председателем обычно назначается руководитель подразделения, ответственный за кадровое делопроизводство (начальник отдела кадров, директор по персоналу). Главное – наличие полномочий принимать решения об уничтожении документов.
Нужно ли указывать номера бланков, если они не пронумерованы?: Если бланки не имеют индивидуальных номеров, в акте указывается лишь общее количество и описание повреждений. Номера заполняются только в случае, если они присутствуют на бланке (например, серийный номер серии бланков).
Можно ли использовать электронный способ уничтожения (удаление файла)?: Электронный способ применим только к электронным копиям бланков. Уничтожение бумажных бланков должно осуществляться физическим способом (сжигание, shredder‑разрушение и т.п.).
Какие последствия могут быть при неправильном оформлении акта?: Неправильное оформление (отсутствие подписей, неполное описание способа уничтожения, пропуск даты) может быть расценено как нарушение порядка ведения трудовых книжек и привести к административным штрафам (ст. 5.27 КоАП РФ).

Практический совет

Для минимизации рисков рекомендуется:

Вести журнал учёта испорченных бланков, где фиксируются дата выявления дефекта, количество и причина повреждения.
Ежеквартально проводить инвентаризацию запасов бланков трудовой книжки и своевременно составлять акты на уничтожение испорченных экземпляров.
Хранить шаблон акта в электронном виде в защищённой папке с ограниченным доступом, чтобы избежать подделки документа.

Акт об уничтожении испорченных бланков трудовой книжки – обязательный элемент кадрового делопроизводства, обеспечивающий законность и прозрачность процесса утилизации документов, содержащих персональные данные. Соблюдение установленной процедуры и правильное оформление акта помогут организации избежать штрафов и сохранить репутацию надёжного работодателя.