Процедура учета трудовых книжек строго регламентирована законодательством РФ. Бланки трудовых книжек и вкладышей к ним относятся к документам строгой отчетности. Ошибки при их заполнении, порча или утрата требуют немедленного реагирования со стороны работодателя. Одним из ключевых этапов работы с такими документами является их правильное уничтожение и документальное оформление этого процесса.

В данной статье подробно рассмотрено, как правильно составить акт об уничтожении испорченных бланков, кто должен входить в комиссию и какие нюансы важно учесть в 2026 году.

Почему возникает необходимость уничтожения?

Согласно действующим правилам ведения и хранения трудовых книжек, бланк считается испорченным в следующих случаях:

• Ошибка при первичном заполнении: Если на ьном листе допущена ошибка (неверно указана фамилия, дата рождения, образование и т.д.), бланк нельзя корректировать. Его необходимо уничтожить и завести новый.
• Физическая порча: Бланки могли пострадать вследствие аварий, стихийных бедствий (пожар, наводнение, прорыв труб), механических повреждений или воздействия агрессивных сред.
• Утрата: В случаях, когда бланки были утеряны и найдены, но их дальнейшее использование невозможно или нецелесообразно.

Важно помнить: Просто выбросить испорченный бланк в мусорное ведро нельзя. Поскольку это документ строгой отчетности, его исчезновение должно быть зафиксировано в акте, иначе к организации могут быть применены штрафные санкции.

Кто занимается уничтожением?

Для проведения процедуры списания и уничтожения испорченных бланков работодатель обязан создать специальную комиссию. В состав комиссии обычно входят:
Руководитель организации или его заместитель.
Главный бухгалтер (или лицо, ответственное за финансовый учет).
Сотрудник кадровой службы, ответственный за ведение трудовых книжек.
При необходимости — представитель службы безопасности или юрист.

Члены комиссии проводят инвентаризацию, подтверждают правомерность уничтожения, лично присутствуют при ликвидации документов и подписывают итоговый акт.

Процедура составления акта об уничтожении

Основным документом, фиксирующим факт ликвидации бланков, является Акт о списании и уничтожении испорченных бланков трудовой книжки и вкладыша в нее.

Можно ли объединить акты?

Для оптимизации документооборота законодательство допускает не составлять отдельный акт только на утилизацию вкладыша. Способ уничтожения и перечень испорченных документов допускается указывать в общем акте о списании. Это особенно удобно, если испорченных бланков накопилось несколько за определенный период.

Обязательные реквизиты акта

Чтобы документ имел юридическую силу, в нем должны быть отражены следующие данные:

• Наименование организации, где происходит уничтожение.
• Дата и место составления: номер, дата и название населенного пункта.
• Состав комиссии: должности и Ф.И.О. всех членов комиссии.
• Период: временной промежуток, за который накопились испорченные бланки, или конкретная дата порчи (если это был единичный случай).
• Причина порчи: подробное описание обстоятельств (ошибка заполнения, стихийное бедствие, механическое повреждение).
• Количество и данные бланков: общее число уничтожаемых трудовых книжек и вкладышей, их серии и номера.
• Метод уничтожения: способ, которым были ликвидированы документы (например, shredding/шредирование, сжигание, утилизация через специализированную службу).

Порядок действий при уничтожении

Процесс избавления от испорченных бланков строгой отчетности выглядит следующим образом:

Выявление и накопление: Испорченные бланки изымаются из обращения и хранятся в отдельной папке или сейфе до момента создания комиссии.
Создание комиссии: Издается приказ о создании комиссии для списания и уничтожения бланков.
Инвентаризация: Комиссия проверяет наличие бланков, сверяет их серии и номера с данными в приходно-расходной книге.
Составление акта: Оформляется акт о списании и уничтожении в двух экземплярах (один остается в организации, второй может быть передан в бухгалтерию или архив).
Физическое уничтожение:

• Уничтожение может происходить на территории предприятия (если есть техническая возможность, например, промышленный шредер) с участием членов комиссии.
• Либо документы передаются специализированной службе утилизации, которая предоставляет свой акт выполненных работ.

Внесение записей в учетные книги:

• В приходно-расходной книге учета бланков трудовой книжки и вкладыша в нее делается запись о списании конкретных номеров.
• В бухгалтерском учете стоимость уничтоженных бланков списывается со счета, где они числились (обычно счет 10 «Материалы» или 006 «Бланки строгой отчетности», в зависимости от учетной политики).

Нюансы хранения и безопасности

Согласно правилам, все трудовые книжки (заполненные, невостребованные) и пустые бланки должны храниться раздельно. Это исключает риск перепутывания и случайной порчи чистых бланков.
Если порча произошла вследствие чрезвычайной ситуации (пожар, потоп), к акту об уничтожении целесообразно приложить копии документов, подтверждающих факт ЧП (справки из МЧС, акты о затоплении и т.д.). Это послужит дополнительным обоснованием для проверяющих органов.

Правильное оформление уничтожения испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей — это не просто бюрократическая формальность, а необходимая мера защиты работодателя от претензий контролирующих органов.

Главные правила, о которых нельзя забывать:

• Без акта об уничтожении бланк считается находящимся на балансе организации.
• Комиссия должна лично присутствовать при уничтожении.
• Запись в приходно-расходной книге обязательна.
• Стоимость списанных бланков должна быть снята с бухгалтерского учета.

Соблюдение этих простых, но важных правил обеспечит порядок в кадровой документации и обезопасит организацию от возможных штрафов.

—
Статья подготовлена на основе актуального законодательства и практики кадрового делопроизводства по состоянию на май 2026 года.