В процессе работы с персоналом часто возникает необходимость уничтожить поврежденные или ошибочно оформленные трудовые книжки и их вкладыши․ Для юридически корректного действия необходимо составить акт об уничтожении соответствующего бланка․ Ниже подробно описаны все этапы, требования и пример заполнения такого акта․
Нормативно‑правовая база
Для правильного оформления акта используют следующие документы:
- Пункт 48 Правил о порядке ведения и оформления трудовой документации (утверждены постановлением Правительства РФ от № 225)․
- Пункт 42 Постановления Правительства РФ «Об отдельных вопросах оформления и хранения трудовых книжек»․
- Формы, рекомендованные в системе КонсультантПлюс (2025‑2026 годы)․
Согласно этим нормативным актам, в случае порчи или неправильного первичного заполнения бланка, его стоимость возмещается работодателем, а сам документ подлежит официальному уничтожению с составлением акта․
Когда требуется акт об уничтожении
Акт составляется в следующих ситуациях:
- Испорчена оригинальная страницы трудовых книжек (потерялась, порвана, исписана, загрязнена и т․п․)․
- Вкладка (вкладыш) в книжку повреждена или содержит ошибки, которые нельзя исправить․
- Работник запросил замену книжки, а прежняя должна быть утилизирована․
После того как все поврежденные экземпляры собраны, их необходимо оформить в единый документ – акт списания и уничтожения․
Структура акта
Акт обычно содержит следующие разделы:
Шапка документа
Наименование: Акт об уничтожении испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей․
Город: Москва (указывается место нахождения организации)․
Дата подписания: (текущая дата)․
Информация о комиссии
В тексте указываются ФИО и должности членов комиссии, которая проводит списание:
- Руководитель отдела кадров – Иванова И․И․
- Бухгалтер – Петров П․П․
- Юрист – Сидоров С․С․
Описание поврежденных экземпляров
Перечисляются:
- Номер и серия (если имеется) каждой поврежденной книжки․
- Кол-во поврежденных экземпляров․
- Причина порчи (не по вине работника, внешнее воздействие и т․п․)․
Приказ об уничтожении
Указывается, что все собранные документы подлежат уничтожению в соответствии с законом․
Подписи
Акт подписывается руководителем организации и ответственным за кадровый отдел․
Пример заполнения акта
Ниже – типовый образец, который можно адаптировать под конкретные условия вашей организации․
АКТ О УНИЧТОЖЕНИИ ИСПОРЧЕННЫХ БЛАНКОВ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК И ВКЛАДЫШЕЙ г․ Москва «__» __________ 2026 г․ Комиссия по списанию и уничтожению: Иванова И․И․, руководитель отдела кадров Петров П․П․, главный бухгалтер Сидоров С․С․, юрист На основании п․ 48 Правил о порядке ведения и оформления трудовой документации, а также п․ 42 Постановления Правительства РФ № 225 от , в период с «» по «» в организации выявлены следующие поврежденные бланки: № п/п | Серия | Номер | Дата выдачи | Причина порчи -----|-------|-------|-------------|-------------- 1 | 123 | 001 | | порвано в процессе выдачи 2 | 124 | 005 | | исписано, нечитаемо 3 | 125 | 012 | | загрязнение, потеря страниц Общее количество испорченных экземпляров: 3 (три) штуки․ По решению комиссии все указанные выше бланки подлежат уничтожению․ Подписи: ___________________ (Иванова И․И․) ___________________ (Петров П․П․) ___________________ (Сидоров С․С․) Подпись руководителя организации: ___________________ (ООО «Название»)
Последствия и дальнейшие действия
После подписания акта:
- Испорченные экземпляры передаются в архив (или уничтожаются специализированной компанией)․
- Работнику выдается новый, исправный трудовой билет, оформленный в соответствии с действующим законодательством․
- В бухгалтерском учете фиксируется расход на возмещение стоимости поврежденного бланка (если он был оплачен работодателем)․
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли уничтожить книжку без акта? – Нет․ Закон требует документального подтверждения списания․
- Кому принадлежит право подписать акт? – Подписывает руководитель организации и ответственный за кадры․
- Как хранить акты? – Акт сохраняется в кадровом деле организации в течение 5 лет․
- Что делать, если повреждена только вкладыш, а основной билет в порядке? – Уничтожается только вкладыш, акт оформляется аналогично, но указываются только данные вкладыша․
Оформление акта об уничтожении испорченной трудовой книжки и вкладыша – обязательный юридический шаг, который гарантирует:
- Соответствие требованиям Трудового кодекса и нормативных актов․
- Прозрачность процесса утилизации и возможность контроля со стороны инспекции․
- Своевременную замену поврежденных документов на новые, полностью соответствующие требованиям․
Соблюдая описанный выше порядок, вы сможете без проблем утилизировать поврежденные трудовые документы и поддерживать порядок в кадровом деле вашей организации․
Источники: материалы системы КонсультантПлюс (2025‑2026), официальные формы и разъяснения Министерства труда, публикации юридических порталов․