Работа с трудовыми книжками — это не только заполнение записей, но и ответственное документальное оформление различных ситуаций. Одной из таких ситуаций является порча бланка трудовой книжки или вкладыша к ней. В этом случае закон требует не просто выбросить испорченный бланк, а оформить акт об уничтожении. Данная статья подробно разберет, что это за документ, как и когда его правильно составить, и приведет актуальный образец.

Правовая основа: почему акт обязателен?

Основным документом, регламентирующим порядок работы с трудовыми книжками, является Постановление Правительства РФ от № 225 (в редакции на 2026 год). Прямо в пункте 41 этого документа указано:

«В случае испорчения бланка трудовой книжки (вкладыша к ней) он подлежит списанию с составлением соответствующего акта.»

Таким образом, уничтожение испорченного бланка без акта является нарушением установленного порядка ведения и хранения трудовых книжек. Акт служит юридическим доказательством того, что бланк был выведен из оборота легально и его данные не могут быть использованы повторно.

Когда бланк считается испорченным?

Испорченным бланком (вкладышем) признается документ, который не может быть использован по назначению из-за:

• Ошибок при заполнении ьного листа (неверные ФИО, дата рождения, СНИЛС, данные о работодателе).
• Физических повреждений (порван, залит, обгорел, исписан карандашом на ьном листе).
• Критических опечаток в реквизитах, делающих документ недействительным.
• Порчи в результате чрезвычайных ситуаций (пожар, наводнение и т.д.).

Кто и как уничтожает: порядок действий

Процедура уничтожения — это не стихийное действие, а строго регламентированный процесс.

Шаг 1: Инвентаризация и выявление

Ответственное лицо (обычно специалист отдела кадров или бухгалтерии) проводит проверку имеющихся бланков. Все выявленные испорченные экземпляры изымаются из общего количества и консервируются.

Шаг 2: Формирование комиссии

Для проведения уничтожения создается внутренняя комиссия. В ее состав обычно входят:

• Представитель отдела кадров (или главный бухгалтер).
• Представитель отдела труда и заработной платы.
• Представитель отдела охраны труда или экономотдела.
• Представитель профсоюзного органа (при его наличии).

Количество членов комиссии — не менее 3-х человек.

Шаг 3: Составление акта

Комиссия на месте (чаще всего в присутствии всех членов) составляет Акт об уничтожении испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей к ним. Это основной документ, фиксирующий факт уничтожения.

Шаг 4: Непосредственное уничтожение

Уничтожение должно быть необратимым и зафиксированным. На практике это чаще всего:

• Сожжение (наиболее распространенный и надежный способ, прямо указанный в типовых образцах).
• Использование специального оборудования (шредер для бумаги, бункер для уничтожения).

Способ уничтожения обязательно отражается в тексте акта.

Шаг 5: Оформление и хранение акта

Акт составляется в двух экземплярах:

1. Первый экземпляр хранится в отделе кадров вместе с другими документами по учету трудовых книжек.
2. Второй экземпляр может быть направлен в бухгалтерию для списания бланков с учетом материальных ценностей (если бланки были оприходованы).

Срок хранения акта — не менее 75 лет (как и все документы по личному составу).

Структура и образец заполнения акта (2026 год)

Акт имеет стандартную структуру. Ниже представлен актуальный образец с пояснениями к каждому пункту.

Ключевые требования к оформлению акта

• Дата и место составления должны быть указаны точно.
• Полный список членов комиссии с должностями и ФИО. Все они должны подписать акт.
• Четкое указание причин порчи каждого бланка или группы бланков.
• Конкретный способ уничтожения (сожжение, shredding и т.д.).
• Отсутствие возможности повторного использования — обязательная формулировка.
• Печать организации (м;п.).

Куда направляется акт?

После подписания акт:

1. Приобщается к документам по учету трудовых книжек в отделе кадров. Это основной документ, подтверждающий списание.
2. Копия (или второй экземпляр) передается в бухгалтерию для списания стоимости бланков (если они числились на балансе как материальные ценности).
3. В случае, если порча связана с ЧС, акт может быть запрошен проверяющими органами (ГИТ, прокуратура) как доказательство надлежащего оформления.

Типичные ошибки и как их избежать

• Оформление акта без комиссии. Акст должен быть подписан не одним специалистом, а несколькими независимыми сотрудниками.
• Неточное описание бланков. Нельзя писать «несколько испорченных бланков». Нужны номера или, если их много, приложение с подробным списком.
• Неуказание способа уничтожения. Фраза «уничтожены» без уточнения недопустима.
• Отсутствие печати. Без м.п. акт может быть признан неоформленным.
• Хранение акта в неподобающем месте. Он должен храниться вместе с другими кадровыми документами, а не в общем делопроизводстве.

Составление акта об уничтожении испорченного бланка трудовой книжки — это не бюрократическая формальность, а обязательное условие для соблюдения трудового законодательства. Правильно оформленный акт защищает организацию от претензий со стороны проверяющих и гарантирует, что испорченные бланки не попадут в руки третьих лиц. Следуя приведенному алгоритму и используя образец, вы сможете корректно оформить эту процедуру в своей компании.

Примечание: Данный материал носит информационно-справочный характер. В спорных случаях рекомендуется консультироваться с юристом, специализирующимся на трудовом праве.