Трудовая книжка – один из важнейших документов‚ подтверждающих трудовую историю работника. При оформлении в ней могут возникать ситуации‚ когда бланки или вкладыши оказываются испорченными (повреждены‚ исписаны ошибочно‚ утрачены части информации). Согласно пункту 41‑42 Порядка ведения трудовых книжек‚ такие бланки подлежат уничтожению с обязательным оформлением акта уничтожения. Ниже представлена полная методика подготовки и оформления данного акта‚ а также образец документа.

Правовая база

• Пункт 41 Порядка ведения и учета трудовых книжек – определяет порядок формирования комиссии и составления акта об уничтожении испорченных бланков.
• Пункт 42 Порядка ведения и учета трудовых книжек – фиксирует обязательный метод уничтожения (перетирание‚ сжигание‚ измельчение) и необходимость ведения реестра уничтоженных бланков.
• Трудовой кодекс РФ (ст. 65) – устанавливает обязанность работодателя вести и хранить трудовые книжки в надлежащем виде.

Когда необходимо составлять акт?

1. Бланк трудовой книжки испорчен в результате ошибочного заполнения (неверные даты‚ подписи‚ печати).
2. Бланк повреждён в результате стихийных бедствий‚ пожара‚ затопления‚ механических воздействий.
3. Вкладыш (страница‑вкладка) утратил читаемость (размок‚ порван‚ исписан ошибочно).
4. Бланки‚ которые более не могут быть использованы в работе и не подлежат восстановлению.

Состав комиссии

Комиссию по уничтожению формируют из числа сотрудников организации‚ ответственных за кадровый учёт. Минимальный состав – три человека:

• Председатель комиссии – обычно руководитель отдела кадров.
• Член комиссии № 1 – специалист по документообороту.
• Член комиссии № 2 – представитель финансового отдела (для подтверждения списания).

Все члены комиссии должны подписать акт‚ а их Ф.И.О. и должности фиксируются в документе.

Обязательные реквизиты акта

Пошаговая процедура составления акта

1. Подготовка комиссии. Руководитель отдела кадров назначает членов комиссии‚ фиксирует их в служебной записке.
2. Сбор испорченных бланков. Зафиксировать место хранения‚ собрать все бланки и вкладыши‚ оформить их в отдельный опак.
3. Определение причины порчи. Описать обстоятельства (например‚ «при заполнении 12 апреля 2026 г. в результате ошибочного ввода даты увольнения»).
4. Подготовка реестра. Составить таблицу с указанием серии‚ номера‚ количества и состояния каждого бланка.
5. Выбор метода уничтожения. Утвердить способ (обычно – механическое измельчение в специализированном устройстве).
6. Проведение уничтожения. Выполняется в присутствии комиссии‚ фиксируется время и способ.
7. Оформление акта. Заполняются все реквизиты‚ подписи ставятся сразу после уничтожения.
8. Хранение акта. Оригинал помещается в архив кадровой документации (срок хранения – 5 лет).

Пример заполненного акта

АКТ УНИЧТОЖЕНИЯ ИСПОРЧЕННЫХ БЛАНКОВ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК И ВКЛАДЫШЕЙ К НИМ
Наименование организации: ООО «ТехноСервис»‚ ИНН 7701234567‚ ОГРН 1157746001234.
Место составления акта: г. Москва‚ ул. Петровка‚ д. 15‚ офис 3.
Дата составления акта: г.

Состав комиссии:
 ⎻ Председатель комиссии – начальник отдела кадров Иванов И.И.
 ー Член комиссии № 1 – специалист по документообороту Петрова А.С.
 ⎻ Член комиссии № 2 – бухгалтер Сидоров В.П.

Период накопления испорченных бланков: с г. по г.

Причина порчи:
 ⎻ Ошибочное заполнение дат увольнения в 12 апреля 2026 г. (10 бланков);
 ー Повреждение от затопления в результате аварии в системе водоснабжения 15 марта 2026 г. (5 бланков);
 ー Размокшие вкладыши из‑за протечки крыши 02 февраля 2026 г. (12 вкладышей).

Список испорченных бланков и вкладышей:

| № п/п | Серия | Номер от | Номер до | Кол-во бланков | Кол-во вкладышей |
|------|-------|----------|----------|----------------|-------------------|
| 1 | А-01 | 001 | 010 | 10 | 0 |
| 2 | Б-02 | 011 | 015 | 5 | 0 |
| 3 | В-03 | – | – | 0 | 12 |

Метод уничтожения:
 ー Механическое измельчение в шредере модели «ShredMaster 3000»‚ 100 м²/мин.
 ー Уничтожение произведено г; в 12:10 мес.

Подтверждение комиссии:

_____________________/И.И. Иванов
(Председатель комиссии)

_____________________/А.С. Петрова
(Член комиссии № 1)

_____________________/В.П. Сидоров
(Член комиссии № 2)

Печать организации

[Печать]

Как правильно уничтожать бланки

• Механическое измельчение. Наиболее распространённый способ – использование шредера‚ способного разрушать бумагу до размеров менее 5 × 5 мм.
• Сжигание. Возможен только в специально оборудованных помещениях‚ допускается в случае отсутствия шредера.
• Перетирание. Применяется в случае небольших количеств (до 20 штук) – бланки помещаются в миксер/измельчитель.
• После уничтожения следует собрать «мусор» в отдельный контейнер‚ который утилизируется в соответствии с санитарными нормами.

Где хранить акт?

Оригинал акта помещается в дело кадровой документации организации. По требованиям Трудового кодекса и Порядка ведения трудовых книжек‚ хранить его необходимо не менее 5 лет со дня уничтожения бланков. Электронную копию можно разместить в системе электронного документооборота (ЭДО) с отметкой о её подлинности.

Частые ошибки при оформлении акта

1. Отсутствие подписи одного из членов комиссии – акт считается недействительным.
2. Неуказание метода уничтожения – приводит к невозможности подтвердить факт уничтожения.
3. Неполный реестр (пропущены серии/номера) – усложняет проверку в случае аудита.
4. Отсутствие печати организации – в некоторых регионах печать обязательна.

Полезные ссылки и шаблоны

• Шаблон акта уничтожения (DOCX)
• Шаблон акта уничтожения (PDF)
• Порядок ведения трудовых книжек (приказ Минтруда РФ от № 123н) – официальный документ.

Оформление акта уничтожения испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей – обязательный процесс‚ который защищает работодателя от претензий со стороны работников и контролирующих органов. Правильный состав комиссии‚ тщательное документирование всех реквизитов и соблюдение установленного метода уничтожения позволяют гарантировать юридическую чистоту процедуры.

При соблюдении вышеописанной схемы вы сможете быстро и безошибочно оформить акт‚ а также обеспечить надёжное хранение документа в архиве кадровой службы.