Трудовая книжка — это главный документ о трудовой деятельности и стаже работника. Бланки трудовых книжек и вкладышей к ним относятся к документам строгой отчетности. Именно поэтому их учет, хранение, заполнение и, соответственно, списание строго регламентированы законодательством Российской Федерации.
В процессе работы с кадровыми документами иногда возникают ситуации, когда бланк трудовой книжки или вкладыша оказывается испорчен (допущена неустранимая ошибка при заполнении, порван, залит и т.д.). В таком случае испорченный формуляр необходимо официально списать и уничтожить. Главным документом, подтверждающим этот факт, выступает Акт об уничтожении (списании) бланков трудовых книжек.
Нормативная база
Настоящая форма акта и порядок действий разработаны в соответствии с положениями Приказа Министерства труда и социальной защиты РФ от 19 мая 2021 г. № 320н, который утверждает форму, порядок ведения и хранения трудовых книжек.
Важно отметить важный нюанс, действующий в текущем законодательстве: с 1 января 2023 г. введены в действие формы нового образца. Однако старые бланки остаются действительными! Они не подлежат принудительному уничтожению и могут использоваться работодателем без ограничения срока (п. 3 Постановления Правительства РФ № 1250 от ). Уничтожать старые бланки просто из-за выхода новых образцов категорически запрещено.
В каких случаях составляется акт?
Акт о списании и уничтожении составляется исключительно в отношении испорченных бланков. Основаниями для списания могут служить:
- Ошибки, допущенные кадровым работником при заполнении титульного листа (если бланк уже нельзя использовать для другого сотрудника).
- Механические повреждения бланка (порван, испачкан, залит жидкостью, обрезан), делающие его непригодным для дальнейшего ведения.
- Порча бланка в результате форс-мажорных обстоятельств (например, затопление архива или пожар).
Процедура уничтожения: пошаговая инструкция
Чтобы списать бланк строгой отчетности, недостаточно просто его порвать или выбросить. Процедура требует соблюдения строгого алгоритма:
- Обнаружение порчи — факт испорченности бланка фиксируется, а сам бланк изымается из обращения.
- Создание специальной комиссии — для подтверждения факта порчи и принятия решения о списании руководитель организации должен издать приказ о создании комиссии по списанию и уничтожению бланков. В комиссию обычно входят не менее трех человек (например, специалист отдела кадров, бухгалтер и юрист).
- Составление Акта об уничтожении — комиссия осматривает испорченные бланки и составляет акт. Допускается как комиссионное составление акта, так и единоличное (если это предусмотрено внутренним регламентом малых предприятий, но комиссионный подход является предпочтительным и более безопасным).
- Физическое уничтожение — бланки уничтожаются способом, исключающим возможность их дальнейшего использования (шредирование, сжигание).
- Внесение записей в учетные книги — после составления акта необходимо сделать соответствующие отметки в Приходно-расходной книге по учету бланков трудовой книжки и вкладыша, а также в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Как правильно заполнить Акт об уничтожении?
Акт является основным этапом процедуры избавления от испорченного формуляра. Законодательство не устанавливает жесткой унифицированной формы, однако на практике сложился стандартный шаблон, который соответствует требованиям Приказа Минтруда № 320н.
Обязательные реквизиты акта:
- Наименование организации (полное наименование предприятия, учреждения или организации).
- Дата и место составления акта.
- Состав комиссии (должности, инициалы и фамилии членов комиссии по списанию бланков).
- Период, за который выявлены испорченные бланки.
- Перечень уничтожаемых бланков (с указанием серии и номера каждого испорченного бланка трудовой книжки или вкладыша).
- Причина списания (например, «испорчен при заполнении»).
- Способ уничтожения.
- Подписи всех членов комиссии и председателя.
Пример структуры и заполнения акта:
АКТ
об уничтожении и списании испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей к ним
Нами ____________________________________(должности, инициалы и фамилии членов комиссии по списанию бланков) составлен настоящий акт о том, что за период с _______________________ по ________________ на _______________________ (полное наименование предприятия) испорчено ________________________________________ (указывается количество и наименование бланков).
Причина порчи: ____________________________________________________________________.
Комиссия постановила списать с подотчета и уничтожить следующие бланки строгой отчетности:
- Трудовая книжка серия ___ № _________
- Вкладыш в трудовую книжку серия ___ № _________
Уничтожение произведено путем _________________________________________ (например, шредирования/сжигания).
Подписи членов комиссии:
Председатель комиссии _______________ / _______________ /
Члены комиссии: _______________ / _______________ /
_______________ / _______________ /
Ответственность и важные советы
Самовольное уничтожение бланка трудовой книжки без составления акта и внесения записей в книги учета является нарушением законодательства. За несоблюдение порядка хранения и учета документов строгой отчетности работодатель может быть привлечен к административной ответственности (ст. 5.27 КоАП РФ).
Краткие итоги и рекомендации:
- Списание бланка — это не просто физическое его уничтожение, а снятие с учета бланка строгой отчетности.
- Обязательно создавайте комиссию приказом руководителя.
- Тщательно фиксируйте серии и номера уничтожаемых документов в акте.
- Не забывайте делать отметки в приходно-расходной книге.
- Не уничтожайте старые бланки трудовых книжек образца до 2023 года, если они не испорчены — они законны и бессрочны.
Соблюдение этих простых правил позволит кадровому специалисту или бухгалтеру избежать штрафов и гарантировать чистоту и законность кадрового документооборота на предприятии.