Трудовая книжка – это один из самых важных документов, подтверждающих трудовой стаж, места работы и причины увольнения сотрудника. При повреждении, порче или устаревании бланка и вкладыша в неё необходимо провести их официальное уничтожение. Для этого требуется составить акт об уничтожении трудовой книжки (или акт о списании). В этой статье мы подробно разберём, когда и как уничтожать бланки, какие требования к оформлению акта, а также предложим готовый образец.

Когда необходимо уничтожать трудовую книжку?

• Бланк полностью испорчен (потерян, повреждён, не читается).
• Вкладыш в трудовую книжку испорчен и не подлежит восстановлению.
• Бланк содержит ошибки, которые невозможно исправить без нарушения законности.
• Бланк устарел и не соответствует требованиям законодательства (например, смена формата).

В каждом случае необходимо оформить акт, в котором будет зафиксирован факт уничтожения и причины, по которым это действие было необходимо.

Правовые основания и требования к оформлению

Уничтожение трудовой книжки регулируется Федеральным законом «О трудовых книжках» и рядом нормативных актов. Основные требования:

1. Акт должен быть составлен в свободной форме, но желательно использовать стандартные шаблоны, утверждённые в системе «КонсультантПлюс» или «Моё дело».
2. В акте обязательно указываются: дата, место, причины уничтожения, список уничтожаемых бланков (с номерами), сведения о комиссии (если она была создана), подписи ответственных лиц.
3. При уничтожении персональных данных в трудовой книжке необходимо соблюдать требования ФЗ «О персональных данных» – уничтожение должно быть надёжным и подтверждённым актом.
4. Акт подписывают руководитель организации и сотрудник, ответственный за кадровый учёт.

Как проводится уничтожение?

1. Оценка состояния: проверка, действительно ли бланк испорчен и не подлежит восстановлению.
2. Создание комиссии (по желанию): если в компании принято формировать комиссию по списанию, она рассматривает документы и выносит решение.
3. Составление акта: заполняется шаблон, указываются все необходимые данные.
4. Утверждение акта: руководитель подписывает, а в случае комиссии – все члены комиссии.
5. Уничтожение: бланки и вкладыши уничтожаются (сжигание, раздавливание, разрезание и т.п.) в соответствии с внутренними правилами безопасности.
6. Архивирование: копия акта хранится в кадровом учёте.

Где найти образцы актов?

Существует несколько источников, где можно скачать готовые формы:

• КонсультантПлюс – официальные шаблоны актов о списании и уничтожении трудовых книжек (2024–2026 годы).
• Моё дело – бесплатные PDF и Word-формы, обновляемые до 2026 года.
• Гарант – образцы актов с примерами заполнения, доступные в формате Word.

Все эти документы доступны в формате .doc и .pdf и могут быть использованы как есть или адаптированы под нужды конкретной организации.

Образец акта об уничтожении трудовой книжки (2026 г.)

Ниже приведён примерный шаблон акта в виде таблицы. В реальной работе его можно скопировать в Word или Excel и заполнить.

После заполнения и подписания акт сохраняется в системе кадрового учёта. Сам процесс уничтожения может быть выполнен в соответствии с внутренними процедурами безопасности.

Практические рекомендации

• Перед уничтожением обязательно проверьте, действительно ли бланк испорчен – иногда можно восстановить данные с помощью специальных программ.
• Если в компании есть комиссия по списанию, обязательно включите её в процесс – это повысит прозрачность и юридическую надёжность.
• Храните копию акта в течение минимум 10 лет – это может понадобиться при проверках со стороны налоговой или инспекции труда.
• При уничтожении используйте безопасные методы (сжигание в закрытом помещении, раздавливание в специальных контейнерах).
• Обязательно уведомляйте сотрудника о факте уничтожения его бланка и предоставьте копию акта, если это требуется по внутренним правилам.

Уничтожение трудовой книжки – это не просто удаление бумаги. Это юридически обоснованный процесс, требующий точного соблюдения законодательства и внутренней политики организации. Используя готовые образцы актов из «КонсультантПлюс», «Моё дело» или «Гарант», вы можете быть уверены, что ваш документ соответствует требованиям закона и будет принят в случае проверки.

Не забывайте: каждый акт – это юридический документ, который защищает как работодателя, так и сотрудника от возможных споров. Правильное оформление и хранение акта – залог прозрачности и надёжности кадрового учёта.