Трудовая книжка – это документ строгой отчетности, который хранится у работодателя в течение всего срока трудового договора и после его окончания. При её повреждении, потере или уничтожении необходимо оформить акт об уничтожении в соответствии с действующим законодательством РФ. Ниже приведена подробная инструкция, как правильно составить такой акт, какие реквизиты в него включать и кто за это отвечает.
Что такое акт об уничтожении трудовой книжки?
Акт об уничтожении трудовой книжки – это официальный документ, подтверждающий факт уничтожения (списания) данного документа. Он оформляется в соответствии с Порядком ведения трудовой книжки (п. 41 приказа Минтруда РФ от № 320н) и служит доказательством того, что работодатель соблюдал требования законодательства.
Юридические основания
- Приказ Минтруда РФ от № 320н – «Порядок ведения трудовой книжки».
- Федеральный закон РФ от 7 июня 2011 г. № 152-ФЗ – «О персональных данных» (связано с защитой информации в трудовой книжке).
- Постановление Правительства РФ от 30 января 2016 г. № 3 – «Об утверждении порядка уничтожения документов, содержащих персональные данные».
Кому необходимо составлять акт?
Ответственность за составление акта лежит на комиссии по уничтожению трудовых книжек, которую создаёт работодатель. Члены комиссии обычно включают:
- Главного бухгалтера или специалиста по кадрам.
- Представителя юридического отдела.
- Сотрудника, ответственного за хранение документов.
Что включать в акт?
Акт должен содержать следующие реквизиты:
- Наименование организации (полное название, ИНН, КПП).
- Дата составления акта.
- Номер акта (последовательный).
- Сведения о сотруднике, чья трудовая книжка уничтожена: ФИО, дата рождения, должность, дата начала работы.
- Причина уничтожения (повреждение, потеря, изъятие по решению суда и т.д.).
- Место и способ уничтожения (сжигание в закрытой печи, уничтожение в огнеупорном контейнере и т.д.).
- Сведения о лице, которое осуществило уничтожение (ФИО, должность).
- Подписи всех членов комиссии.
- Отметка о хранении копии акта в архиве организации.
Шаги по составлению акта
- Проверьте наличие документа. Если трудовая книжка полностью испорчена, убедитесь, что у вас есть копии всех записей (если они есть).
- Создайте комиссию. Назначьте ответственных лиц и определите порядок работы.
- Подготовьте шаблон акта. Можно использовать готовый образец, приведённый ниже.
- Заполните реквизиты. Укажите все обязательные данные, включая дату, номер акта и сведения о сотруднике.
- Определите способ уничтожения. Выберите метод (сжигание, раздавливание, уничтожение в огнеупорном контейнере) и укажите его в акте.
- Подпишите акт. Все члены комиссии ставят подписи и печати (если применимо).
- Сохраните копию. Копия акта хранится в архиве организации в течение 10 лет.
- Уничтожьте оригинал. После подписания и копирования оригинал уничтожается в соответствии с выбранным методом.
Примерная форма акта об уничтожении трудовой книжки
Акт об уничтожении трудовой книжки № ___________ от ___________ г. Мы, нижеподписавшиеся, в соответствии с Порядком ведения трудовой книжки (п. 41 приказа Минтруда РФ от № 320н), подтверждаем факт уничтожения трудовой книжки сотрудника: ФИО: _______________________________ Дата рождения: ______________________ Должность: ___________________________ Дата начала работы: __________________ Причина уничтожения: _______________________________ (повреждение, потеря, изъятие по решению суда и т.д.) Способ уничтожения: _______________________________ (сжигание в закрытой печи, уничтожение в огнеупорном контейнере и т.д.) Лицо, осуществившее уничтожение: _______________________ Должность: _______________________________ Настоящий акт составлен в ___________ экземплярах, каждый из которых имеет равную юридическую силу. Подписи: _______________________________ (Главный бухгалтер/Кадры) _______________________________ (Юрист) _______________________________ (Ответственный за хранение документов)
Хранение документов после уничтожения
После уничтожения трудовой книжки необходимо сохранить копию акта в архиве организации. Копия должна храниться не менее 10 лет, так как в течение этого периода возможны проверки со стороны налоговых и трудовых инспекций.
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли уничтожать трудовую книжку без акта? Нет, это противоречит законодательству. Акт обязателен.
- Что делать, если работник не согласен с уничтожением? В случае спорных ситуаций необходимо провести переговоры и, при необходимости, обратиться в трудовую инспекцию.
- Можно ли уничтожать копии трудовой книжки? Да, но при этом необходимо соблюдать требования по защите персональных данных.
- Какой срок хранения акта? Минимум 10 лет.
Составление акта об уничтожении трудовой книжки – важный этап, который обеспечивает законность и прозрачность работы с документами строгой отчетности. Соблюдение всех пунктов, указанных выше, поможет избежать штрафов, претензий со стороны сотрудников и проверок со стороны государственных органов.
Если у вас возникли вопросы по конкретным ситуациям, рекомендуется обратиться к специалисту по кадрам или юристу, специализирующемуся на трудовом праве.