В процессе ведения кадровой документации работодатель сталкивается с необходимостью уничтожить испорченные или недействительные вкладыши в трудовые книжки. Данная процедура регулируется нормативно-правовыми актами и специфическими формами акта. В статье подробно рассматриваются все этапы, обязательные реквизиты и практические рекомендации.
Нормативно-правовая база
Основные правовые документы
- Пункт 41 Порядка ведения и хранения трудовых книжек (утв. Постановлением Правительства РФ от N 225).
- Пункт 42 того же Порядка – требования к ежемесячному отчету в бухгалтерию.
- Форма акта об уничтожении, разработанная работодателем в соответствии с внутренними нормами учетной политики.
Ключевые положения
Испорченные вкладыши в трудовые книжки подлежат уничтожению только после составления официального акта. Акт должен содержать обязательные реквизиты первичного учетного документа и быть согласованным с бухгалтерией;
Составление комиссии и подготовка к уничтожению
Формирование комиссии
- Руководитель организации назначает ответственного за ведение трудовых книжек.
- В комиссию включаются:
- представитель отдела кадров;
- бухгалтер;
- должностное лицо, ответственное за учет.
- Комиссия обязана провести инвентаризацию всех вкладышей, отметив их состояние и причины уничтожения.
Инвентаризация и подтверждение необходимости уничтожения
Перед уничтожением необходимо:
- подтвердить, что вкладыш действительно испорчен (ошибки, вычёркивания, несоответствие данных).
- составить акт, в котором указано, что документ подлежит уничтожению.
- приложить к акту подтверждающие документы (приходный ордер, отчет о выдаче).
Форма акта об уничтожении вкладыша
Обязательные реквизиты акта
В акте должны быть указаны:
- наименование организации;
- номер и дата акта;
- ФИО и должности участников комиссии;
- описание документа (вкладка в трудovou книжку, номер, дата выдачи);
- причина уничтожения (испорченность, ошибка и т.п.);
- решение о уничтожении (да/нет);
- подписи ответственных лиц;
- приложения: копия приходного ордера, отчет о выдаче.
Примерный шаблон акта
АКТ О УНИЧТОЖЕНИИ ВКЛАДЫША В ТРУДОВУЮ КНИЖКУ Организация: ________________________ На основании п. 41 Порядка ведения и хранения трудовых книжек проведена инвентаризация вкладышей, выявлены следующие испорченные документы: № п/п | Номер вкладыша | Дата выдачи | Причина уничтожения ----------------------------------------------------------- 1 | 1234567 | | Выявлены ошибки в данных Решение комиссии: уничтожить указанный вкладыш. Подписи: ___________________ (Руководитель) ___________________ (Кадровый специалист) ___________________ (Бухгалтер) Приложения: Приходный ордер № ___ от «__» __________ 2026 г. Отчет о выдаче вкладыша.
Процедура уничтожения
Этапы выполнения
- Сбор всех подтверждающих документов.
- Составление акта в двух экземплярах (один – в кадровом деле, второй – в бухгалтерию).
- Физическое уничтожение вкладыша (сжечь, shred, иначе, в соответствии с внутренними нормами).
- Подтверждение факта уничтожения подписью ответственного лица.
- Внесение записи в журнал учета уничтоженных документов.
Рекомендации по оформлению
Для удобства контроля и аудита рекомендуется:
- использовать единый шаблон акта, утвержденный в учетной политике;
- сохранять копию акта в электронном виде (PDF) не менее 5 лет;
- проводить ежеквартальный аудит соблюдения процедуры.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли уничтожить вкладыш без акта?
Нет. По п. 41 Порядка уничтожение вкладыша без составления акта считается недопустимым и влечет административную ответственность.
Какой срок хранения акта об уничтожении?
Акт сохраняется в кадровом деле и в бухгалтерии в течение всего срока хранения трудовых книжек (не менее 50 лет с даты увольнения сотрудника).
Что делать, если вкладыш испорчен, но не содержит ошибок?
Если повреждение не влияет на достоверность данных, его можно оставить в деле, однако рекомендуется оформить акт о «сохранении» и зафиксировать в журнале.
Уничтожение вкладышей трудовых книжек – это обязательный процесс, который требует строгого соблюдения нормативных требований и правильного оформления документации. При правильном подходе:
- снижается риск ошибок в кадровой отчетности;
- обеспечивается соответствие законодательству;
- упрощается аудит и контроль со стороны инспекций.
Для успешного выполнения процедуры рекомендуется пользоваться образцом акта и регулярно обновлять внутренние регламенты.