Акт отказа от получения трудовой книжки – это документ, фиксирующий факт, что работник отказывается принимать (или получать) бумажную трудовую книжку в момент увольнения, перевода, либо при приёме на работу. Данный акт является обязательным в случаях, когда работник не желает получать бумажный документ, а предпочитает электронную форму, либо когда он просто отказывается от получения книжки без объяснения причин.

Правовая основа

Согласно Трудовому кодексу РФ (ст. 62, 66, 71) и приказу Минтруда России от № 132н «Об организации ведения трудовой книжки в электронной форме», работодатель обязан:

1. Вести трудовую книжку в бумажной или электронной форме.
2. Предоставить работнику возможность выбора формы трудовой книжки.
3. Оформить акт отказа, если работник отказывается от получения бумажного экземпляра.

Акт отказа служит доказательством того, что работник был информирован о праве получения трудовой книжки и добровольно отказался от её получения.

Когда составляется акт отказа?

• При увольнении (по собственному желанию, по инициативе работодателя, по соглашению сторон).
• При переводе работника в другое подразделение, если книжка остаётся в прежнем месте.
• При приёме на работу, если работник сразу отказывается от бумажной книжки в пользу электронной.
• В случае, когда работник не появился в день получения книжки без уважительной причины.

Содержание акта отказа

Документ должен содержать следующие реквизиты:

<h1 style="text-align:center;">Акт отказа от получения трудовой книжки</h1>
<p>Город Москва<br>«15» марта 2026 г.</p>

<h2>1. Сведения о работнике</h2>
<ul>
 <li>ФИО: Иванов Иван Иванович</li>
 <li>Должность: инженер‑программист</li>
 <li>Табельный номер: 01234</li>
 <li>Дата рождения: </li>
</ul>

<h2>2. Сведения о работодателе</h2>
<p>ООО «ТехноСервис»<br>ИНН 7701234567, ОГРН 1127746578901<br>Адрес: 115035, г. Москва, ул. Ленина, д. 10</p>
<h2>3. Текст отказа</h2>
<p>Настоящим подтверждаю, что отказываюсь от получения бумажной трудовой книжки в связи с увольнением с должности инженера‑программиста <strong>по собственному желанию</strong>. Я ознакомлен(а) с правом получения трудовой книжки в бумажной форме и с возможностью перехода на электронную трудовую книжку, однако в данный момент отказываюсь от её получения.</p>

<h2>4. Подписи</h2>
<table border="1" cellpadding="5" cellspacing="0">
 <tr>
 <td>Работник<br>_____________________/Иванов И.И.</td>
 <td>Составил акт<br>_____________________/Петров П.П;, начальник отдела кадров</td>
 </tr>
 <tr>
 <td colspan="2">Свидетели:<br>
 1. _____________________/Сидорова А.А., бухгалтер<br>
 2. _____________________/Кузнецов В.В., экономист</td>
 </tr>
</table>

Порядок оформления и хранения акта

1. Подготовка документа. Заполняется в двух экземплярах – один остаётся в личном деле работника, второй передаётся в отдел кадров.
2. Подписание. Подписывают работник (если присутствует), лицо, составившее акт, и минимум два свидетеля.
3. Регистрация. В личном деле работника фиксируется факт отказа, а в журнале учета трудовых книжек делается отметка о невозможности выдачи бумажного экземпляра.
4. Хранение. Оригиналы актов хранятся в отделе кадров не менее 5 лет (срок хранения документов, связанных с трудовыми отношениями).

Последствия отказа

• Работник сохраняет право на получение информации о трудовой истории в электронном виде (если у него есть электронная трудовая книжка).
• Отказ не влияет на выплату всех положенных при увольнении компенсаций и пособий.
• В случае спора о трудовой истории суд может потребовать копию акта отказа как доказательство того, что работник был информирован о своих правах.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли подписывать акт, если работник не пришёл в день выдачи книжки?

Да. Если работник не появился, составляется акт в присутствии двух свидетелей (например, представителя отдела кадров и руководителя подразделения). В акте фиксируется, что работник отказался от получения книжки, так как не явился.

Можно ли оформить отказ без свидетелей?

Теоретически акт может быть подписан только работником и представителем работодателя, однако наличие свидетелей повышает юридическую силу документа и защищает интересы обеих сторон.

Что делать, если работник отказывается от бумажной книжки, но у него нет электронной?

Работодатель обязан предложить оформить электронную трудовую книжку в Портале государственных услуг. Если работник отказывается и от электронной формы, акт отказа фиксирует его решение, но работодатель всё равно обязан вести запись в бумажной форме в своей внутренней системе.

Как оформить отказ, если работник уже получил трудовую книжку, но хочет её вернуть?

В этом случае составляется акт возврата трудовой книжки, а не отказа. В акте указываются причины возврата и подписи обеих сторон.

Нужно ли хранить копию акта в личном деле работника?

Да, оригинал акта хранится в личном деле, а копия – в журнале учёта трудовых книжек. Оба документа могут потребоваться при проверках инспекций труда.

Где взять готовый бланк?

Готовые формы доступны в следующих источниках (бесплатно):

• Сайт Моё дело – раздел «Бланки и формы» (поиск «Акт отказа от получения трудовой книжки»).
• КонсультантПлюс – библиотека образцов документов (требуется регистрация).
• Официальный портал Минтруда РФ – раздел «Документы для работодателей».

Практические рекомендации

1. Проверяйте наличие электронного аккаунта. Если работник уже имеет учётную запись в системе «Электронная трудовая книжка», предложите ему перейти на электронный вариант.
2. Объясняйте права. Перед подписанием акта обязательно расскажите работнику о его праве получить бумажный документ и о последствиях отказа.
3. Сохраняйте копии. Делайте скан-копию акта и храните её в электронном архиве компании.
4. Контролируйте сроки. Акт должен быть оформлен в тот же день, когда работник отказывается от получения книжки.
5. Обучайте кадровый персонал. Регулярно проводите инструктажи по правильному оформлению актов отказа.

Акт отказа от получения трудовой книжки – важный юридический документ, который фиксирует волеизъявление работника и защищает интересы работодателя. Правильное оформление акта, соблюдение требований Трудового кодекса и наличие свидетелей позволяют избежать спорных ситуаций и обеспечить прозрачность трудовых отношений.

Если у вас возникли дополнительные вопросы, рекомендуется обратиться к специалисту по трудовому праву или в отдел кадров вашей организации.