При увольнении сотрудника одним из важнейших документов является акт передачи трудовой книжки. Этот документ подтверждает факт передачи документа от работодателя к работнику и защищает обе стороны от возможных споров в будущем. В статье мы подробно рассмотрим, как правильно составить такой акт, какие реквизиты он должен содержать и какие нюансы следует учесть.
Почему акт передачи трудовой книжки так важен?
Самое главное помнить: акт передачи трудовой книжки — это официальный документ, который подтверждает:
- Факт передачи трудовой книжки от работодателя работнику
- Состояние документа на момент передачи (отсутствие повреждений, исправлений и т.д.)
- Ответственность сторон за сохранность документа
- Снятие ответственности с работодателя в случае неявки работника за трудовой книжкой
Очень важно составить акт в последний рабочий день сотрудника, так как именно в этот день он должен получить трудовую книжку на руки (ст. 84.1 ТК РФ). Если работник по каким-либо причинам не явился за документом, работодатель обязан:
- Направить работнику письменное уведомление с требованием явиться за трудовой книжкой
- Если работник не явился и не ответил на уведомление, составить акт об отказе в получении трудовой книжки
- Отправить уведомление о необходимости получения документа по почте (если работник дал на это согласие)
Структура акта передачи трудовой книжки
Акт передачи трудовой книжки должен содержать следующие обязательные реквизиты:
Шапка документа
АКТ
ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ
№ ___ от «__» _____________ 20__ г.
В шапке указываются:
- Наименование организации (полное и сокращенное, если есть)
- Дата составления акта
- Номер документа
Предмет акта
Во вводной части указывается:
- Фамилия, имя, отчество работника
- Его должность
- Причина увольнения (по собственному желанию, по соглашению сторон, по инициативе работодателя и т.д.)
- Дата увольнения
Основная часть: описание передачи
В этой части подробно описывается:
- Что именно передается (трудовая книжка с указанием номера)
- Состояние документа (целостность, отсутствие повреждений, исправлений)
- Фамилия, имя, отчество лица, передавшего документ
- Фамилия, имя, отчество лица, получившего документ
Настоящий акт составлен в том, что «__» _____________ 20__ г. в связи с увольнением по собственному желанию (основание: заявление от «__» _____________ 20__ г. № ___) трудовая книжка № ___ выдана на руки Иванову Ивану Ивановичу, ранее работавшему на должности менеджера по продажам.
Трудовая книжка находится в целостности и сохранности, повреждения отсутствуют.
Подписи сторон
Акт подписывается обеими сторонами:
- С левой стороны: Ф.И.О., подпись и расшифровка подписи лица, передавшего документ
- С правой стороны: Ф.И.О., подпись и расшифровка подписи лица, получившего документ
Важно! Штамп предприятия ставить необязательно, но если он есть, это не нарушает законодательные нормы.
______________________ / ______________________
(подпись) (расшифровка подписи)
______________________ / ______________________
(подпись) (расшифровка подписи)
Образцы и шаблоны акта передачи трудовой книжки
Для удобства мы подготовили несколько вариантов акта передачи трудовой книжки:
Вариант 1: При увольнении сотрудника
АКТ
ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ
№ 45 от «15» октября 2025 г.
г. Москва
Настоящий акт составлен в том, что «__» октября 2025 г. в связи с увольнением по собственному желанию (основание: заявление от «10» октября 2025 г. № 23) трудовая книжка № 125 выдана на руки Петровой Анне Сергеевне, ранее работавшей на должности бухгалтера.
Трудовая книжка находится в целостности и сохранности, повреждения отсутствуют.
______________________ / ______________________
(подпись) Петров С.А.
______________________ / ______________________
(подпись) Петрова А.С.
📥 Скачать бланк акта передачи трудовой книжки (Word)
Вариант 2: При отказе работника от получения трудовой книжки
АКТ
ОБ ОТКАЗЕ РАБОТНИКА ОТ ПОЛУЧЕНИЯ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ
№ 12 от «20» ноября 2025 г.
г. Санкт-Петербург
Настоящий акт составлен в том, что «__» ноября 2025 г. при увольнении по инициативе работодателя (основание: приказ от «18» ноября 2025 г. № 45) Сидоров Алексей Владимирович, ранее работавший на должности инженера, отказался от получения трудовой книжки № 89.
Работнику было предложено явиться в отдел кадров для получения трудовой книжки, но он не явился и не предоставил письменного согласия на отправку документа по почте.
______________________ / ______________________
(подпись) Иванов П.Р.
______________________ / ______________________
(подпись) Сидоров А.В.
📥 Скачать бланк акта об отказе от получения трудовой книжки (Word)
Что делать, если работник не явился за трудовой книжкой?
Очень важно помнить, что если работник не явился за трудовой книжкой в последний рабочий день, работодатель должен:
- Направить работнику письменное уведомление с требованием явиться за документом
- Указать в уведомлении срок, в течение которого работник должен явиться (обычно 7 дней)
- Если работник не явился, составить акт об отказе в получении трудовой книжки
- Отправить уведомление о необходимости получения документа по почте (если работник дал согласие)
Образец уведомления:
УВЕДОМЛЕНИЕ
о необходимости получения трудовой книжки
Уважаемый(ая) Иванов Иван Иванович!
В связи с Вашим увольнением по собственному желанию от «__» октября 2025 г. трудовая книжка № 125 готова к выдаче.
Просим Вас явиться в отдел кадров ООО «Ромашка» для получения трудовой книжки не позднее «__» ноября 2025 г.
В случае неявки трудовая книжка будет отправлена Вам по почте заказным письмом с уведомлением о вручении по адресу: г. Москва, ул. Ленина, д. 10, кв. 5.
______________________
Начальник отдела кадров / Иванов С.А.
Частые ошибки при составлении акта передачи трудовой книжки
При оформлении акта передачи трудовой книжки работодатели часто допускают следующие ошибки:
- Отсутствие подписи работника — акт без подписи получателя не имеет юридической силы
- Не указание причины увольнения — это важная информация для документа
- Отсутствие описания состояния трудовой книжки — необходимо указать, что документ не поврежден
- Неправильное оформление дат, все даты должны быть точными и соответствовать приказу об увольнении
- Отсутствие номера и даты акта — документ должен быть пронумерован и датирован
Ответственность за утрату трудовой книжки
Согласно ст. 234 ТК РФ, работодатель несет ответственность за:
- Утрату трудовой книжки
- Повреждение документа
- Несвоевременную выдачу трудовой книжки
В случае утраты трудовой книжки работодатель обязан:
- Выдать работнику дубликат трудовой книжки
- Внести соответствующую запись в дубликат
- Возместить работнику материальный ущерб (если он был причинен)
Самое главное помнить: акт передачи трудовой книжки, это не просто формальность, а важный документ, который защищает обе стороны трудовых отношений. Несоблюдение правил оформления акта может привести к серьезным последствиям для работодателя.
Акт передачи трудовой книжки при увольнении — это обязательный документ, который должен быть составлен в последний рабочий день сотрудника. Он подтверждает факт передачи документа и защищает обе стороны от возможных споров. При оформлении акта важно указать все необходимые реквизиты, описать состояние документа и получить подписи обеих сторон.
Если у вас остались вопросы по составлению акта передачи трудовой книжки, обратитесь к юристу или специалисту по кадрам. Помните, что правильное оформление документов — залог спокойствия и уверенности в завтрашнем дне!
Дополнительные материалы:
- 📄 Образец заявления на выдачу трудовой книжки
- 📄 Образец приказа об увольнении
- 📄 Образец уведомления о необходимости получения трудовой книжки