В процессе увольнения работника одной из ключевых задач работодателя является правильная передача трудовой книжки․ Этот документ подтверждает трудовой стаж сотрудника и должен быть оформлен в соответствии с требованиями Трудового кодекса РФ (ст․ 84․1 ТК РФ)․ В статье рассмотрим, как правильно составить акт передачи трудовой книжки, какие документы необходимы, а также разберём возможные нюансы․

—

Зачем нужен акт передачи трудовой книжки?

Акт передачи трудовой книжки — это официальный документ, который подтверждает:

• Факт передачи трудовой книжки от работодателя работнику;
• Целостность документа (отсутствие повреждений);
• Дату и факт получения книжки сотрудником;
• Ответственность сторон в случае утраты или порчи документа․

Важно! Если трудовая книжка не была выдана работнику в последний рабочий день, работодатель обязан:

1. Составть акт о невыдаче трудовой книжки;
2. Направить сотруднику уведомление с требованием явиться за документом или дать согласие на отправку по почте (ч․ 6 ст․ 84․1 ТК РФ)․

—

Когда составляется акт передачи трудовой книжки?

Акт оформляется в следующих случаях:

• При увольнении сотрудника — в последний рабочий день;
• При передаче дел новому сотруднику (например, при реорганизации или изменении кадров);
• При выдаче трудовой книжки на руки в процессе работы (если это предусмотрено локальными актами);
• При увольнении генерального директора или другого ответственного лица․

Обратите внимание! В некоторых случаях (например, при совместительстве) запись в трудовой книжке не заверяется, но сам документ всё равно должен быть передан работнику․

—

Образец акта передачи трудовой книжки при увольнении

Ниже представлен типовой образец акта передачи трудовой книжки․ Вы можете адаптировать его под нужды своей организации․

АКТ ПРИЁМА-ПЕРЕДАЧИ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ

г․ [Название города], [Дата]

Мы, нижеподписавшиеся,

С одной стороны:
[Должность, Ф․И․О․ ответственного лица, например, «Начальник отдела кадров»]
[Наименование организации]

С другой стороны:
[Ф․И․О․ работника, его должность]

составили настоящий акт о нижеследующем:

Предмет акта

Передаётся трудовая книжка № [номер книжки] на имя [Ф․И․О․ работника], выданная [организация, выдавшая книжку]․

Состояние документа

Трудовая книжка находится в исправном состоянии, без повреждений, помарок и исправлений․ Все записи соответствуют установленным требованиям․

Дата и основание передачи

Трудовая книжка передаёться в связи с [указать причину: увольнение по собственному желанию, по соглашению сторон, по инициативе работодателя и т;д․]․

Подтверждение передачи

Содержание настоящего акта подтверждаем своими подписями:

Примечание: Штамп организации ставить не обязательно, но если он есть, это не нарушает законодательство․

—

Дополнительные документы при увольнении

Помимо акта передачи трудовой книжки, могут потребоваться:

Заявление на выдачу трудовой книжки

Если работник просит выдать книжку раньше срока увольнения, он пишет заявление на имя работодателя․

Образец заявления:

Заявление

Прошу выдать мне трудовую книжку на руки в связи с [указать причину: переход на другую работу, личные обстоятельства и т․д․]

[Подпись]

Уведомление о необходимости получения трудовой книжки

Если работник не явился за документом в последний рабочий день, работодатель направляет ему письменное уведомление․

Образец уведомления:

Уведомление

Уважаемый(ая) [Ф․И․О․],

В связи с Вашим увольнением с [дата] трудовая книжка должна быть выдана Вам на руки․ Просим явиться в отдел кадров [наименование организации] по адресу [адрес] для получения документа․

Если Вы не можете явиться лично, просим сообщить о возможности получения трудовой книжки по почте․

[Подпись ответственного лица]

Расписка в получении трудовой книжки

Может оформляться как отдельный документ или как приложение к акту передачи․

Образец расписки:

Расписка

Я, [Ф․И․О․ работника], получил(а) на руки трудовую книжку № [номер] от [дата]․

Подпись: _______________

—

Ошибки, которых следует избегать

При оформлении акта передачи трудовой книжки важно учитывать следующие моменты:

• Не указывайте неверные данные, Ф․И․О․, номера приказов, даты должны совпадать с трудовым договором и приказом об увольнении․
• Не игнорируйте требования ТК РФ — если книжка не выдана, обязательно направьте уведомление․
• Не оставляйте пустых полей — все графы должны быть заполнены․
• Не забывайте о подписях — акт без подписи обеих сторон не имеет юридической силы․
• Не составляйте акт задним числом — он должен быть оформлен в день передачи документа․

—

Что делать, если трудовая книжка утеряна?

Если трудовая книжка была утеряна по вине работодателя, он обязан:

1. Выдать дубликат трудовой книжки;
2. Внести соответствующую запись в журнал учёта;
3. Возместить работнику ущерб, связанный с утратой․

Важно! Работодатель не вправе требовать от работника возмещения стоимости утерянной трудовой книжки․

—

Акт передачи трудовой книжки при увольнении — это обязательный документ, который защищает права как работника, так и работодателя․ Правильное оформление акта поможет избежать споров и претензий в будущем․

Если у вас остались вопросы, обратитесь к юристу по трудовому праву или изучите Трудовой кодекс РФ (ст․ 84․1)․

Скачайте образец акта передачи трудовой книжки:

• Скачать бланк акта передачи трудовой книжки (Word)
• Скачать образец заполнения акта

—

Дата публикации: 21 мая 2026 г․

Автор: [Ваше имя или название организации]