В этой статье подробно рассматриваем процесс передачи трудовой книжки работнику, почему это важно, какие документы нужны и как правильно оформить акт.

Что такое акт передачи трудовой книжки?

Акт передачи – официальный документ, в котором фиксируется факт передачи оригинала трудовой книжки от организации‑работодателя к работнику (или его уполномоченному лицу). Акт подтверждает, что:

• работник получил оригинал трудовой книжки;
• все данные, отраженные в книжке, являются достоверными;
• передача выполнена в соответствии с Трудовым кодексом РФ и внутренними нормативными актами организации.

Кто должен оформить акт передачи?

Обычно акт подписывают:

1. Представитель организации (руководитель, главный бухгалтер, HR‑менеджер);
2. Сам работник (или его уполномоченный представитель).

В случае увольнения или прекращения отношений акт передачи может быть оформлен в интересах нового работодателя.

Когда происходит передача?

Передача происходит в следующих случаях:

• При приёме на работу (трудовая книжка выдается новому сотруднику);
• При переводе сотрудника в другое подразделение или организацию;
• При увольнении (трудовая книжка передаётся в архив или в новую организацию);
• При потере оригинала – оформляется дубликат, а акт фиксирует факт выдачи нового экземпляра.

Как правильно оформить акт передачи?

Структура акта обычно выглядит так:

1. Наименование документа – «Акт передачи трудовой книжки».
2. Дата и место составления.
3. Идентификационные данные организации (наименование, ИНН, ОГРН, адрес).
4. Идентификационные данные работника (ФИО, должность, табельный номер, подразделение).
5. Сведения о книжке (номер, серия, дата выдачи, место хранения).
6. Основание передачи (приказ, договор, решение и т.п.).
7. Подписи сторон – работодателя и работника (или уполномоченного лица).
8. Примечание о вложениях (если есть копии, справки и т.д.).

Пример оформления:

АКТ ПЕРЕДАЧИ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ
Организация: ООО «Пример»,
ИНН 1234567890, ОГРН 1234567890123,
Адрес: ул. Примерная, д. 1.
Работник: Иванов Иван Иванович,
Должность: Бухгалтер,
Табельный номер: 00123,
Подразделение: Бухгалтерия.

Трудовая книжка № 456789,
выдана: г., отдел кадров.

На основании приказа № 15 от г.
Организация передаёт работнику оригинал трудовой книжки.

Подпись руководителя: ___________________ /И.И. Петрова/
Подпись работника: ___________________ /И.И. Сидорова/

Что делать, если трудовая книжка потеряна?

В случае утери оригинала:

1. Подача заявления о восстановлении в HR‑отдел.
2. Оформление дубликата (в соответствии с п. 3 ст. 64 ТК РФ).
3. В акте передачи указывается, что выдаётся дубликат, и фиксируется номер нового документа.

Частые ошибки при оформлении акта

• Отсутствие подписи работника – акт считается недействительным.
• Не указана дата выдачи или номер приказа, на котором основано действие.
• Неприведённые полные данные организации и работника.
• Отсутствие сведений о номере и серии трудовой книжки.

Как хранить акт передачи?

Оригинал акта рекомендуется хранить в:

• Отделе кадров (для контроля и проверок);
• Архиве организации (в течение всего срока действиятрудовой книжки).

При необходимости копию акта можно передать в другие подразделения или в новую организацию.

Краткое резюме

Акт передачи трудовой книжки – обязательный документ, фиксирующий передачу оригинала или дубликата работнику. Правильное оформление акта позволяет избежать юридических проблем и подтверждает достоверность данных, содержащихся в трудовой книжке.

Если у вас возникнут дополнительные вопросы по оформлению акта или восстановлению трудовой книжки, обратитесь в HR‑отдел или к юридическому консультанту.