Передача трудовой книжки и вкладышей – важный этап в кадровом документообороте.
Хотя закон не обязывает оформлять специальный акт, в большинстве организаций он
используется как подтверждение факта передачи и как средство контроля за сохранностью
документов. Ниже приведена подробная инструкция, как правильно составить такой акт,
какие сведения в него включать и как оформить его в соответствии с практикой 2026 г.

Что такое акт передачи трудовых книжек?

Акт – это протокол, в котором фиксируется факт передачи трудовой книжки (и вкладышей) от одного ответственного лица к другому. Он подтверждает, что документы переданы, находятся в надлежащем состоянии и готовы к дальнейшему использованию.

Внутри акта обычно указываются:

• Наименование организации и её реквизиты
• Дата и место составления акта
• Список передаваемых трудовых книжек и вкладышей
• Состояние документов (отсутствие повреждений, наличие всех страниц)
• Подписи ответственных лиц (отдающего и принимающего)
• Свидетели или члены комиссии (если они присутствуют)

Когда нужен акт?

1. При смене ответственного за хранение трудовых книжек внутри организации.
2. При передаче документов в отдел кадров, бухгалтерию или юридический отдел.
3. При передаче трудовых книжек сотруднику в связи с увольнением, переводом или изменением должности.
4. При передаче документов в государственные органы (например, при проверке).

Как оформить акт: пошаговая инструкция

1. Подготовка документа
   • Создайте новый документ в Word или Google Docs.
   • Выберите формат «А4» и установите поля 2 см с каждой стороны.
2. Вставьте

   АКТ ПРИНЯТИЯ‑ПЕРЕДАЧИ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК И ВКЛАДЬШЕЙ

3. Укажите реквизиты организации

   Наименование организации, ОГРН, ИНН, КПП, адрес, телефон.

4. Дата и место составления акта

   «__ года ___ месяца ___ дня»

5. Состав комиссии (если применимо)

   Комиссия в составе:
   Председатель: ________________________________
   Член: ________________________________
   Секретарь: ________________________________

6. Список передаваемых документов

   В таблице укажите:

   • Номер трудовой книжки
   • ФИО сотрудника
   • Номер вкладыша
   • Состояние (без повреждений/с повреждениями)
   • Количество страниц
7. Утверждение факта передачи

   «Настоящим подтверждаю, что передал(а) в полном комплекте трудовые книжки и вкладыши, находящиеся в надлежащем состоянии, сотруднику/отделу _____.»

8. Подписи

   Отдающий: ________________________________
   Принимающий: ________________________________
   Свидетель/член комиссии: ________________________________

9. Копии акта

   Сделайте копию акта для каждой стороны: отдающего, принимающего, хранителя.

Пример шаблона акта (Word)

Ниже приведен готовый шаблон, который можно скопировать в Word и заполнить:

АКТ ПРИНЯТИЯ‑ПЕРЕДАЧИ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК И ВКЛАДЬШЕЙ

Наименование организации: ________________________________
ОГРН: ________________________________
ИНН: ________________________________
КПП: ________________________________
Адрес: ________________________________
Телефон: ________________________________

Дата составления акта: __ года ___ месяца ___ дня

Комиссия (если применимо):
Председатель: ________________________________
Член: ________________________________
Секретарь: ________________________________

Список передаваемых документов:


 
№
 
Номер трудовой книжки
 
ФИО сотрудника
 
Номер вкладыша
 
Состояние
 
Кол-во страниц


 
1
 
________
 
________
 
________
 
________
 
________




Факт передачи:
Настоящим подтверждаю, что передал(а) в полном комплекте трудовые книжки и вкладыши, находящиеся в надлежащем состоянии, сотруднику/отделу _____.

Подписи:
Отдающий: ________________________________
Принимающий: ________________________________
Свидетель/член комиссии: ________________________________

Советы по оформлению акта

• Всегда используйте официальную печать организации, если это предусмотрено внутренними правилами.
• Проверяйте наличие всех страниц и отсутствие повреждений перед подписанием.
• Сохраняйте копии акта в архиве кадровой службы.
• Если в акте участвуют несколько сотрудников, убедитесь, что все подписи находятся на одной странице.
• При передаче в государственные органы обязательно приложите копию акта к заявлению.

Акт передачи трудовых книжек – это не только формальность, но и важный документ, который защищает интересы как организации, так и сотрудников. Правильное оформление акта позволяет избежать споров о сохранности документов и обеспечивает прозрачность кадрового процесса. Следуйте приведенной инструкции, адаптируйте шаблон под свои нужды и всегда сохраняйте копии для внутреннего учета.