Трудовая книжка – один из ключевых документов в системе трудовых отношений в России. Она фиксирует все этапы трудовой деятельности работника: дату начала работы‚ должность‚ зарплату‚ изменения в трудовом договоре‚ а также увольнение; Для правильного ведения кадрового учёта и соблюдения требований законодательства работодателю необходимо оформлять специальные акты при передаче‚ отказе от ознакомления и других ситуациях‚ связанных с трудовой книжкой.
Что такое акт по трудовой книжке?
Акт по трудовой книжке – это документ‚ подтверждающий факт передачи‚ получения‚ отказа от ознакомления или изменения записей в трудовой книжке. Он может быть составлен:
- при передаче трудовой книжки от работника работодателю;
- при отказе работника от ознакомления с документами и получения трудовой книжки при увольнении;
- при отказе работника от заверения записей в трудовой книжке;
- при передаче личного дела (включая трудовую книжку) между сотрудниками;
- при аннулировании записи в трудовой книжке.
Составление акта не является обязательным по закону‚ но в реальной практике он широко используется для обеспечения юридической чистоты и защиты интересов обеих сторон.
Зачем нужен акт?
Акт выполняет несколько важных функций:
- Фиксирует дата и место передачи трудовой книжки;
- Указывает ФИО и должность лица‚ передающего и принимающего;
- Содержит сведения о ответственных за учёт и хранение;
- Обеспечивает правовую защиту от претензий по поводу утраты‚ порчи или неверного оформления записей;
- Служит доказательством соблюдения требований трудового законодательства при проверках;
Ключевые виды актов по трудовой книжке
Акт приема‑передачи трудовой книжки
Составляется при передаче трудовой книжки работодателю или при смене ответственного сотрудника‚ который ведёт учёт трудовых книжек.
Обязательные реквизиты:
- Наименование и адрес предприятия;
- Дата составления акта;
- ФИО и должность сотрудника‚ передающего;
- ФИО и должность сотрудника‚ принимающего;
- Сведения о месте хранения (например‚ «Кабинет №5‚ 2‑й этаж»);
- Подписи председателя и членов комиссии;
- Количество экземпляров и их назначение.
Акт об отказе работника от ознакомления с документами
Оформляется при увольнении‚ если работник отказывается ознакомиться с документами и получить трудовую книжку в руки.
Важные пункты:
- Дата увольнения;
- ФИО и должность работника;
- Подтверждение отказа от ознакомления;
- Указание‚ что трудовая книжка будет передана работодателю в виде копии;
- Подписи работника и работодателя.
Акт об отказе от заверения записей в трудовой книжке
Составляется‚ если работник отказывается подтверждать записи в трудовой книжке.
Ключевые реквизиты:
- Дата составления;
- ФИО и должность работника;
- Список записей‚ от которых отказывается работник;
- Подпись работника и работодателя.
Как правильно оформить акт?
Ниже приведён пошаговый алгоритм оформления акта приема‑передачи трудовой книжки (пример 2026 года).
- Подготовка бланка – можно скачать пустой шаблон в формате Word или PDF с официальных порталов (например‚ «Моё дело»).
- Заполнение реквизитов – указываем название предприятия‚ адрес‚ дату‚ ФИО и должности сторон.
- Указание места хранения – важно‚ чтобы в случае проверки можно было быстро найти документ.
- Подписи – председатель комиссии‚ члены комиссии‚ а также работник и руководитель.
- Составление двух экземпляров – один хранится у работодателя‚ второй – у работника (если он согласен).
- Проверка на соответствие требованиям Трудового кодекса РФ – убедитесь‚ что все обязательные поля заполнены.
Пример шаблона акта (2026)
АКТ приема‑передачи трудовой книжки
Трудовая книжка принял(а): ______________________________ (Ф.И.О.‚ должность)
Трудовая книжка передал(а): ______________________________ (Ф.И.О.‚ должность)
Дата составления акта: ___ ___________ 20__ г.
Акт составлен в 2 экземплярах:
- 1‑й экземпляр – место нахождения: ______________________________
- 2‑й экземпляр – место нахождения: ______________________________
Председатель комиссии: ______________________________ (подпись)
Члены комиссии:
- ______________________________ (подпись)
- ______________________________ (подпись)
Подписи сторон:
- Работник: ______________________________ (подпись)
- Руководитель: ______________________________ (подпись)
Риски при отсутствии акта
Отсутствие подписанного акта может привести к:
- Невозможности доказать факт передачи трудовой книжки;
- Потерям и порче документов без возможности их восстановить;
- Ответственности работодателя за нарушение требований Трудового кодекса;
- Проблемам для работника при поиске новой работы (неполноценное личное дело).
Где скачать шаблоны и образцы?
- Официальный портал «Моё дело» – https://moedelo.ru
- КонсультантПлюс – поиск по ключевым словам «акт приема‑передачи трудовой книжки»
- Сервисы для онлайн‑оформления – «Составить акт онлайн» (поиск в Google)
Акт по трудовой книжке – это не просто бумажка. Это юридически значимый документ‚ который защищает права и интересы как работодателя‚ так и работника. Соблюдение правильного оформления‚ хранение и учёт актов позволяет избежать конфликтов‚ претензий и штрафов со стороны Трудинспекции.
Не забывайте‚ что даже если закон не требует обязательного составления акта‚ практика показывает‚ что его наличие значительно снижает риски и повышает прозрачность кадровых процессов.