Акт приема‑передачи трудовой книжки – формальный документ, фиксирующий передачу трудовой книжки (и её вкладышей) от одного ответственного лица к другому. Такое оформление обязательно при увольнении, переводе, смене руководителя отдела кадров или при передаче дел между подразделениями.
Нормативная база
Хотя форма акта не регламентирована Трудовым кодексом, он обязан содержать минимум сведений, предусмотренных:
- Трудовым кодексом РФ (ст. 65, 71);
- Постановлением Правительства РФ № 1** (о ведении кадровой документации);
- Практических рекомендаций Министерства труда и социальной защиты.
Все перечисленные документы позволяют составлять акт в произвольной, но согласованной с внутренними нормами организации форме.
Когда нужен акт?
Акт составляется в следующих случаях:
- Увольнение сотрудника (в т.ч. по инициативе работника).
- Перевод сотрудника в другое подразделение/организацию.
- Смена руководителя отдела кадров или иного ответственного лица.
- Передача дел при смене руководителя (например, при уходе директора).
Без акта передача трудовых книжек может быть расценена как нарушение требований кадрового документооборота.
Кто составляет акт?
Обычно акт подписывают:
- Бухгалтер/кадровик – как лицо, передающее книжку;
- Специалист по кадрам – как лицо, принимающее книжку;
- В случае передачи между несколькими подразделениями – каждый ответственный подписывает свой экземпляр.
Содержание акта
В акте обязательно указываются:
- Место и дата составления;
- ФИО и должность лица, передающего трудовые книжки;
- ФИО и должность лица, принимающего трудовые книжки;
- Перечень передаваемых документов (трудовой билет, вкладыши, копии приказов и т.д.);
- Кол-во страниц/вкладышей;
- Подписи сторон и, при необходимости, печать организации.
Для удобства часто оформляют таблицу, где в строках указаны данные работников, а в столбцах – сведения о передаче.
Пример таблицы
| № п/п | ФИО работника | Должность | № страницы в книжке | Примечание | |------|-----------------------------|--------------------------|----------------------|--------------------------| | 1 | Иванов Иван Иванович | Бухгалтер | 1‑15 | Оформлен в 2023 г. | | 2 | Петрова Мария Сергеевна | Специалист отдела продаж | 1‑12 | Перевод в филиал 01 | | … | … | … | … | … |
Пошаговая инструкция по заполнению
- Скачайте шаблон (например, пустой бланк акта).
- Заполните реквизиты организации и дату.
- Укажите ФИО и должности передающего и принимающего лиц.
- Перечислите все передаваемые трудовые книжки, указав номер страницы и тип вкладыша (например, «вкладка о повышении квалификации»).
- Подпишите акт обеими сторонами. При необходимости – поставьте печать.
- Сохраните оригинал в деле сотрудника, а копию – в кадровом отделе.
Частые ошибки и как их избежать
- Отсутствие подписи – без подписи акт не имеет юридической силы. Всегда ставьте подписи обеих сторон.
- Неполный перечень страниц – проверяйте, чтобы все страницы были учтены; иначе возможна «потеря» данных.
- Омиссивные даты – дату составления и дату передачи указывайте явно.
- Отсутствие печати (если она требуется в организации) – проверьте внутренние регламенты.
- Неучтённые вкладыши – вкладыши (например, копии приказов о повышении) тоже включаются в акт.
Цифровое документооборото
С 2025 года многие организации переходят на электронные формы; Платформы вроде DataDoc позволяют:
- Создавать и подписывать акт онлайн;
- Автоматически фиксировать дату и время передачи;
- Хранить все документы в едином репозитории с контролем доступа.
Электронный акт имеет ту же юридическую силу, что и бумажный, если соблюдены требования электронной подписи.
Акт приема‑передачи трудовой книжки – простой, но важный документ, который фиксирует передачу персональных кадровых данных. Правильное оформление:
- обеспечивает прозрачность отношений между подразделениями;
- защищает организацию от возможных споров;
- упрощает работу с кадровой документацией в дальнейшем.
При соблюдении вышеописанных рекомендаций акт будет соответствовать требованиям законодательства и внутренним нормам вашей организации.
Автор: кадровый специалист, 2026 год;