Трудовая книжка – один из ключевых документов, подтверждающих трудовой стаж работника․ При смене должности, увольнении, переводе в другую организацию, а также при передаче ответственного лица за хранение трудовых книжек, необходимо оформить акт приема‑передачи трудовой книжки․ В этой статье мы разберём, зачем он нужен, какие требования к его оформлению, как правильно составить и где можно скачать шаблоны․

Что такое акт приема‑передачи трудовой книжки?

Акт приема‑передачи – это документ, подтверждающий факт передачи трудовой книжки (и при необходимости вкладышей) от одного лица к другому․ Он фиксирует:

• Кому передаётся книга (работник, руководитель, отдел кадров и т․д․);
• Кому принимается книга (новый ответственный за хранение);
• Состояние книги на момент передачи (полностью, с повреждениями, без вкладышей и т․д․);
• Сведения о сотруднике, чья книга передаётся․

Акт является юридическим доказательством того, что книга была передана в надлежащем виде и находится в надёжном хранении․

Когда нужен акт?

1. Увольнение и смена должности – при выходе сотрудника из организации или переводе его на другую должность в пределах одного предприятия․
2. Передача книги другому сотруднику – например, при смене руководителя отдела кадров․
3. Передача книги в другую организацию – при увольнении сотрудника и передаче книги в новую компанию․
4. Передача книги в отдел кадров – при поступлении новой книги от сотрудника․
5. Передача книги в архив – при хранении в центральном архиве предприятия․

В каждом из этих случаев акт должен быть оформлен в письменной форме и подписан всеми участниками процесса․

Законодательная база

Основные нормативные акты, регулирующие порядок передачи трудовых книжек:

• Трудовой кодекс РФ (ст․ 73, 74, 75)․
• Постановление Правительства РФ от № 1133 «Об утверждении правил оформления и хранения трудовых книжек»․
• Постановление Минтруда РФ от № 76 «Об утверждении правил оформления актов приема‑передачи трудовых книжек»․
• Гражданский кодекс РФ (ст․ 1060) – о передаче имущества․

Согласно статье 73 ТК РФ, работодатель обязан обеспечить сохранность трудовой книжки․ Акт передачи служит доказательством выполнения этой обязанности․

Как правильно составить акт?

Акт может быть составлен в произвольной форме, но рекомендуется использовать проверенный шаблон, чтобы не упустить важные пункты․ Ниже приведён пример структуры акта․

Заголовок и реквизиты

В верхней части документа указывается название организации, адрес, ИНН, КПП, а также дата составления акта․

Текст акта

Текст делится на несколько частей:

1. Вступительная часть – указание даты, места и участников․
2. Список передаваемых книг – таблица с данными․
3. Пояснительная часть – описание состояния книг․
4. Подписи и печати․

Пример таблицы передаваемых книг

Пояснительная часть

В этой части описывается, что книги передаются в надлежащем состоянии, а также указываются любые замечания (например, потеря вкладышей)․

Подписи и печати

Акт подписывают:

• Переводящий (например, начальник отдела кадров)․
• Принимающий (новый ответственный за хранение)․
• Свидетель (если требуется)․

Если акт оформляется в бумажном виде, то внизу ставится печать организации․

Шаблоны и образцы

Ниже перечислены источники, где можно скачать готовые шаблоны и образцы акта передачи трудовой книжки:

• КонсультантПлюс – официальные формы, актуальные на 2026 год․
• Налоговый портал (nalog-nalog․ru) – бесплатные бланки и образцы․
• Моё дело – шаблоны в формате Word и PDF․
• DataDoc – онлайн‑генератор акта с автоматическим заполнением․

Все шаблоны можно скачать в формате ․doc, ․docx, ․pdf и заполнить в соответствии с данными вашей организации․

Электронная версия трудовой книжки

С 2024 года в России вводится электронная трудовая книжка․ При переходе на электронный формат акт передачи может быть оформлен в виде электронного документа (например, в формате PDF с цифровой подписью); Важно:

• Сохранить копию электронного акта в архиве организации․
• Убедиться, что электронная подпись соответствует требованиям Федерального закона № 149-ФЗ․
• При передаче в другую организацию отправить электронный акт по защищённому каналу (например, через электронную почту с шифрованием)․

Часто задаваемые вопросы

1. Нужно ли подписывать акт только работником? – Нет, акт подписывают как работника, так и ответственных лиц (начальника отдела кадров, руководителя и т․д․)․
2. Можно ли передавать книгу без акта? – Технически возможно, но это противоречит требованиям Трудового кодекса и может привести к юридическим рискам․
3. Что делать, если книга повреждена? – В акте фиксируется состояние книги, а также принимается решение о восстановлении или замене․
4. Можно ли передавать книгу в архив? – Да, но в акте указывается, что книга передаётся в архив и кто за неё отвечает․

Акт приема‑передачи трудовой книжки – важный документ, который защищает права и обязанности как работодателя, так и работника․ Чтобы избежать ошибок:

• Используйте проверенный шаблон․
• Фиксируйте точные данные (ФИО, № книги, дата выдачи);
• Указывайте состояние книги и наличие вкладышей․
• Подписывайте акт всеми участниками процесса․
• Сохраняйте копии в бумажном и электронном виде․

Следуя этим рекомендациям, вы обеспечите надёжность хранения трудовых книжек и защитите интересы всех сторон․