Акт приема‑передачи трудовой книжки – это документ, фиксирующий факт передачи работодателем трудовой книжки (или её электронного аналога) работнику в момент увольнения. Он являеться обязательным элементом процедуры увольнения и подтверждает, что обе стороны согласны с тем, что книжка передана в надлежащем виде.

Законодательная база

• Трудовой кодекс РФ (ТК РФ), ст. 80, 81, 84.
• Постановление Правительства РФ от № 1152 «Об утверждении формы акта приема‑передачи трудовой книжки».
• Приказ Минтруда России № 3н от «Об утверждении порядка ведения и хранения трудовых книжек».

Кому и когда нужен акт?

Акт составляется в следующих случаях:

1. При увольнении работника (по собственному желанию, по соглашению сторон, по инициативе работодателя).
2. При переводе работника в другое юридическое лицо, если трудовая книжка передаётся.
3. При возврате трудовой книжки после её временного изъятия (например, для оформления документов).

Составные части акта

Стандартный акт состоит из следующих разделов:

Образец акта

АКТ ПРИЕМА‑ПЕРЕДАЧИ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ

г. ____________ «____» ___________ 2026 г.

Работодатель: _______________________________________________
(наименование организации, ИНН, ОГРН)
Представитель работодателя: ________________________________
(ФИО, должность)

Работник: _________________________________________________
(ФИО, должность, табельный номер)

Основание передачи: Приказ № ____ от «____» ___________ 2026 г.

(об увольнении, переводе, согласии сторон)

Перечень передаваемых документов:
Трудовая книжка № _____________, серия __________.
Вложенные листы (выписки, справки) – __________ шт.

Состояние трудовой книжки: ______________________________________
(без повреждений/имеются отметки о недостающих записях и т.п.)

Подтверждение получения работником:

_______________________________ _______________________________
(подпись работника) (дата получения)

Подтверждение передачи работодателем:

_______________________________ _______________________________
(подпись представителя работодателя) (дата передачи)

Примечания: _________________________________________________
(при необходимости)

М.П.

Пошаговая инструкция по заполнению

1. Подготовьте реквизиты организации. Укажите полное название, ИНН, ОГРН, юридический адрес.
2. Укажите данные сторон. ФИО работника, его табельный номер, должность; ФИО и должность представителя работодателя.
3. Укажите основание передачи. Ссылайтесь на приказ об увольнении (номер, дата) или на соглашение сторон.
4. Запишите сведения о трудовой книжке. Номер, серия, дата выдачи (если известна).
5. Опишите состояние книжки. Если есть повреждения – укажите их подробно.
6. Соберите вложения. При необходимости приложите листы с выписками, справки о заработной плате и т.п.
7. Подпишите акт. Сначала работник ставит подпись, затем представитель работодателя. При наличии печати – ставьте её рядом с подписью представителя.
8. Сохраните копию. Одна копия остаётся у работодателя, вторая – у работника.

Типичные ошибки и как их избежать

• Отсутствие даты и номера приказа. Без ссылки на документ‑основание акт может быть признан недействительным.
• Неполные данные о книжке. Укажите и номер, и серию, иначе будет сложно отследить документ в архиве.
• Отсутствие подписи работника. Если работник отказывается подписать, необходимо оформить акт о невозможности получения подписи с указанием причин.
• Неучтённые вложения. Если к книжке прилагаются листы, их количество и содержание должны быть зафиксированы.
• Отсутствие печати организации. По требованию ТК РФ печать обязательна, если иное не предусмотрено внутренними регламентами.

Где взять готовый шаблон?

Существует несколько бесплатных онлайн‑ресурсов, где можно скачать готовый шаблон в формате .docx или .pdf и заполнить его в Microsoft Word, LibreOffice или Google Docs:

• Официальный портал правовой информации pravo.gov.ru.
• Сайт «СудАкт» – база судебных актов и образцов документов.
• Сервисы автоматизации HR‑процессов (например, HR‑Portal), где можно создать акт за 2‑3 минуты.

Электронный вариант акта

С 2024 года в России активно внедряется электронный документооборот. При использовании электронных трудовых книжек (ЭТК) акт может быть оформлен в виде электронного документа с цифровой подписью обеих сторон. При этом сохраняются все требования к содержанию акта, а также добавляются метаданные о времени подписи.

Преимущества электронного акта

• Ускоренный процесс – подпись в несколько кликов.
• Отсутствие бумажных копий, экономия ресурсов.
• Автоматическое хранение в системе документооборота.

Контроль и хранение

После подписания акт помещается в личное дело работника. По требованиям ТК РФ оригиналы трудовых книжек и сопутствующих актов хранятся в течение всего срока трудовой деятельности и не менее 5 лет после её завершения.

Акт приема‑передачи трудовой книжки – простой, но важный документ, который защищает интересы как работника, так и работодателя. Правильное оформление, своевременная подпись и хранение копий позволяют избежать споров в дальнейшем и обеспечить соблюдение требований Трудового кодекса РФ.

Дата актуализации статьи: