При реорганизации юридического лица (переход в новую организационно‑правовую форму, присоединение, выделение, разделение и т.д.) трудовые книжки сотрудников переходят к новому ответственному лицу или подразделению. Для оформления этого процесса служит Акт приема‑передачи трудовых книжек. Ниже – подробный разбор требований, необходимых документов и готовый образец.
Когда требуется акт передачи трудовых книжек?
Акт оформляется в следующих случаях:
- Перевод сотрудников из одной структурного подразделения в другое (например, из головного офиса в филиал).
- Создание новой юридической единицы (выделение, отделение).
- Принятие в состав другой организации (присоединение).
- Аннулирование или изменение реквизитов организации, в которой сотрудник был трудоустроен.
В случае прямого увольнения акт не нужен – в этом случае оформляется трудовой договор расторжения и соответствующие записи в книжке.
Что фиксирует акт?
Акт подтверждает, что:
- Трудовая книжка передана в надлежащем состоянии.
- Все записи в ней соответствуют действительности.
- Список сотрудников, чьи книжки передаются, указан полностью (ФИО, должность, табельный номер).
- Ответственное лицо, которое будет вести учёт, подписало документ.
Какие документы необходимы для подготовки акта?
- Текущий трудовой договор каждого сотрудника.
- Справка о записях в трудовой книжке (выдача, перенос, увольнение).
- Решение совета директоров/управления о реорганизации.
- Устав (или уставные документы) новой организации.
- Справка из ПФР и ФНС о наличии обязательных отчислений (при необходимости).
Как правильно оформить акт передачи трудовых книжек?
Структура акта обычно выглядит так:
Шапка документа
АКТ ПРИЕМА‑ПЕРЕДАЧИ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК
В шапке указываются:
- Наименование организации‑переводчика.
- Наименование организации‑получателя (новый работодатель).
- Дата и номер акта.
- Сведения о реорганизации (вид, дата решения);
Перечень передаваемых книжек
Таблица с перечислением всех передаваемых книжек:
- ФИО сотрудника
- Табельный номер
- Должность
- Дата начала работы
- Номер и серия записи в книжке (если имеется)
- Примечание о состоянии (целостно, с замечаниями и т.п.)
Подписи сторон
Акт подписывается представителями обеих сторон:
- От ответственного лица организации‑переводчика (должность, ФИО, подпись).
- От ответственного лица организации‑получателя (должность, ФИО, подпись).
- При необходимости – печать организации.
Образец акта передачи трудовых книжек
Ниже – готовый шаблон, который можно адаптировать под конкретные условия.
АКТ ПРИЕМА‑ПЕРЕДАЧИ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК «___» __________ 2026 г. № ___ ООО «______» (далее – переводчик) и ООО «______» (далее – получатель) Основания передачи В связи с реорганизацией ООО «______» в форме перехода (решение совета директоров от «___» __________ 2026 г.) часть сотрудников переводится в структурное подразделение ООО «______». Перечень передаваемых трудовых книжек | № | ФИО сотрудника | Табельный № | Должность | Дата начала работы | №/Серия записи в книжке | Состояние | |---|----------------|------------|-----------|--------------------|--------------------------|-----------| | 1 | Иванов Иван И.И. | 001 | Бухгалтер | | № 123456, стр. 1 | Целостно | | 2 | Петрова Мария П.П; | 002 | Специалист | | № 123457, стр. 2 | Целостно | | … | … | … | … | … | … | … | Условия передачи Передача осуществляется в полном объеме всех записей, соответствующих действующему законодательству РФ. Получатель обязуется вести учёт в соответствии с требованиями Трудового кодекса РФ. Переводчик гарантирует достоверность всех записей в трудовых книжках. Подписи сторон _____________________/Иванов И.И.
(представитель ООО «______», переводчик) _____________________/Петрова М.П.
(представитель ООО «______», получатель) Печать (при наличии)
Как вести записи в трудовых книжках после передачи?
После передачи:
- В книжке в разделе «Примечания» указывается дата и номер акта передачи.
- Отметьте, что запись о реорганизации (присоединение, выделение) выполнена в соответствии с требованиями ГАРАНТ и КонсультантПлюс.
- Сохраняйте копию акта в личном деле сотрудника и в архиве организации‑получателя.
Часто задаваемые вопросы
- Нужно ли оформлять акт, если сотрудник переводится в другой отдел в той же компании? – Да, если в документе фиксируется изменение места работы, акт подписывается обеими сторонами.
- Можно ли передать книжки без акта? – Нет, акт является подтверждением законности перехода и обязателен для всех формальных процедур.
- Какие сроки хранения акта? – Акт сохраняется в течение всего времени, пока сотрудник находится в компании, и в архиве после увольнения (не менее 5 лет).
- Что делать, если в книжке есть ошибки? – Перед передачей необходимо исправить ошибки, оформив соответствующие акты об исправлении записи.
Акт передачи трудовых книжек – важный документальный инструмент при реорганизации компании. Его правильное оформление гарантирует:
- Соответствие требованиям Трудового кодекса и нормативных актов.
- Отсутствие спорных вопросов при последующей проверке контролирующих органов.
- Прозрачность отношений между работодателем‑переводчиком и работодателем‑получателем.
Для упрощения процедуры рекомендуется использовать приведённый выше шаблон и заранее подготовить список всех сотрудников, чьи книжки будут переданы.