Трудовая книжка – один из основных документов, подтверждающих трудовое право сотрудника. Её выдача оформляется официально, а подтвердить факт её передачи в руки работника необходимо правильно оформить соответствующий акт приема‑передачи. Ниже изложены все шаги, требования и примеры оформления, которые помогут вам подтвердить факт выдачи трудовой книжки.
Что такое акт приема‑передачи трудовых книжек?
Акт приема‑передачи – официальный документ, фиксирующий факт передачи трудовой книжки (и, при необходимости, её вкладышей) от одного ответственного лица к другому. Он может быть составлен в любой форме, но должен содержать обязательные реквизиты.
Обязательные реквизиты акта
- Место и дата составления акта.
- ФИО и должность лица, передающего книжку.
- ФИО и должность лица, получающего книжку.
- Номер и дата выдачи трудовой книжки (если известны).
- Подписи сторон и, при необходимости, печать организации.
Когда требуется акт приема‑передачи?
Акт составляется в следующих случаях:
- При увольнении сотрудника и передаче книжки новому работодателю.
- При изменении ответственного лица в отделе кадров.
- При передаче книжки между подразделениями организации.
- При возврате книжки из архива или из личного дела сотрудника.
Как правильно оформить акт
Ниже приведён пошаговый алгоритм и пример заполнения акта.
Шаблон оформления
АКТ о приёме‑передаче трудовых книжек работников
В шапке указываются:
- Наименование организации.
- Место нахождения.
- Дата составления.
Таблица с перечнем книжек
Для удобства оформления в акт обычно включают таблицу. Пример:
| № п/п | ФИО работника | Должность | Номер трудовой книжки | Дата выдачи | Подпись передающего | Подпись получающего |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Иванов Иван Иванович | Менеджер | № 123456 |
Подписи и печати
После заполнения таблицы обе стороны подписывают акт. При наличии у организации печати её ставят внизу документа.
Как подтвердить факт выдачи?
Помимо самого акта, факты выдачи можно зафиксировать несколькими дополнительными способами:
- Электронный архив – скан копии акта и трудовой книжки сохраняются в корпоративной системе.
- Подпись в книжке – внизу страницы трудовой книжки работник ставит свою подпись, подтверждая получение.
- Свидетельство очевидцев – при необходимости можно приложить подпись свидетеля (например, руководителя отдела кадров).
Частые ошибки при оформлении
- Отсутствие полной даты (только день/месяц, без года).
- Неуказание ФИО и должности получателя.
- Отсутствие подписи обеих сторон.
- Неоформление акта при передаче нескольких книжек в одном документе.
- Отсутствие печати, если она обязательна для вашей организации.
Где взять готовый шаблон
Существует множество онлайн‑ресурсов, где можно бесплатно скачать готовый акт приема‑передачи трудовых книжек с примером заполнения. Примеры:
- Сайт «Моё дело» – шаблоны 2025‑2026 годов.
- Платформа «Налоговый Нalog» – формы и инструкции.
- Сервис «DataDoc» – онлайн‑генерация актов.
Подтвердить факт выдачи трудовой книжки можно только через официально оформленный акт приема‑передачи, в котором указаны все необходимые реквизиты, подписи сторон и, при желании, печать организации. Правильное оформление не только защищает интересы компании, но и гарантирует законность действий при переходе сотрудника в новый подразделение или при его увольнении.
Помните, что акт должен быть подписан обеими сторонами, а копия документа должна храниться в кадровом деле сотрудника и в архиве организации.