Оформление документов – важный момент при заключении любых сделок, в т.ч. при приёме на работу и увольнении сотрудников. Правильно составленный акт приема‑передачи подтверждает факт передачи документов, защищает интересы обеих сторон и служит основанием для дальнейшего учёта и хранения.

Нормативная база

Основные положения, регулирующие оформление актов приема‑передачи документов и трудовых книжек, содержатся в:

• Трудовом кодексе РФ (ст. 66, 66.1, 84.1);
• Федеральном законе «О бухгалтерском учёте» (ст. 9);
• Приказах Минтруда и Минфина РФ, в частности:
• Приказ Минтруда России от № 69 «Об утверждении формы трудовой книжки и порядка её ведения»;
• Приказ Минфина России от № 105н «О введении трудовых книжек нового образца»;
• Приказ Минтруда России от № 123 «Об изменении порядка ведения и хранения трудовых книжек с ».

Что такое акт приема‑передачи документов?

Акт приема‑передачи – это письменный документ, фиксирующий факт передачи (или приёма) конкретных документов от одной стороны к другой. В кадровой практике акт используется:

• при приёме на работу (передача трудовой книжки, справок, diplomas и т.д.);
• при увольнении (приём трудовой книжки, справки о заработке, расчётных листов);
• при внутреннем переводе сотрудника (передача личного дела, аттестаций);
• при сдаче архивных дел в государственный архив или их возврате.

Структура акта приема‑передачи

Несмотря на отсутствие единой обязательной формы, акт обычно включает следующие реквизиты:

1. Наименование документа – «Акт приема‑передачи документов»;
2. Дата и место составления;
3. Стороны сделки (например, «Работник Иванов И.И.» и «Отдел кадров ООО «Компания»»);
4. Перечень передаваемых документов с указанием их наименования, количества, даты выдачи и реквизитов (номер трудовой книжки, серия и номер справки и т.д.);
5. Подписи сторон с расшифровкой (ФИО, должность);
6. При необходимости – печать организации.

Особенности оформления акта приема‑передачи трудовых книжек

Трудовая книжка является главным документом, подтверждающим трудовую деятельность гражданина. Поэтому её передача оформляется с учётом следующих нюансов:

• Указывается номер и серия трудовой книжки (старого или нового образца);
• Фиксируется дата последней записи в книжке (обычно дата увольнения или перевода);
• При передаче книжки нового образца (с ) отмечается соответствие требованиям Приказа Минфина № 105н;
• С вступают в силу новые правила ведения и хранения трудовых книжек (Приказ Минтруда № 123). В акте следует указать, что книжка передана в соответствии с обновлённым порядком (новый формат ведения, электронный дубликат при наличии, условия хранения).

Изменения с : что нужно учесть

Согласно информации из сети (сегодня 09:21:43), с 1 сентября 2026 года меняется порядок ведения трудовых книжек:

• Утверждён новый формат трудовой книжки (обновлённые графы, дополнительные поля для сведений о дистанционной работе, надомной занятости и т.п.);
• Установлены обязательные требования к электронному дубликату трудовой книжки (если работодатель ведёт её в электронном виде);
• Обновлены правила хранения: бумажные книжки должны храниться в условиях, исключающих воздействие влаги, прямых солнечных лучей и механических повреждений; электронные копии – на защищённых серверах с резервным копированием не реже одного раза в месяц;
• При приёме‑передаче необходимо фиксировать соответствие переданной книжки новым требованиям (указать, что книжка оформлена по новому образцу и/или имеет электронный дубликат).

Пошаговая инструкция по составлению акта приема‑передачи трудовой книжки

1. Подготовьте бланк акта (можно использовать шаблон организации или универсальный формуляр).
2. В шапке укажите название документа, дату и место составления.
3. В разделе «Стороны» укажите ФИО сотрудника, его должность (или «Бывший сотрудник») и реквизиты организации (название, ИНН, КПП, адрес).
4. Сформируйте таблицу «Перечень передаваемых документов»:
• Трудовая книжка № ___ серия ___ (старый/новый образец);
• Справка о заработке за период ___;
• Иные документы (например, копии приказов о приёме/увольнении, справки о стаже).
5. Под таблицей добавьте примечание: «Трудовая книжка передана в соответствии с Приказом Минтруда № 123 от (новый порядок ведения и хранения с »).
6. Поставьте подписи сторон с расшифровкой (ФИО, должность, дата). При наличии печати организации – поставьте её.
7. Один экземпляр акта остаётся у сотрудника, второй – в личном деле работника (или в архиве организации).

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли нотариально заверять акт приема‑передачи трудовой книжки?

Нет, нотариальное заверение не требуется, если иное не предусмотрено внутренними нормативными актами организации.

Можно ли оформить акт в электронном виде?

Да, при условии использования электронной подписи, соответствующей требованиям Федерального закона «Об электронной подписи». Электронный акт имеет равную юридическую силу с бумажным.

Что делать, если трудовая книжка утеряна?

В случае утери составляется акт о утере трудовой книжки, после чего выдаётся дубликат по установленной процедуре (заявление сотрудника, запрос в архив работодателя, выдача дубликата в течение трёх рабочих дней).

Правильно оформленный акт приема‑передачи документов и трудовых книжек – залог законности кадровых процедур и защиты прав как работника, так и работника. Учитывая изменения в законодательстве с (новый образец трудовой книжки) и с (обновлённый порядок ведения и хранения), необходимо регулярно обновлять шаблоны актов и обучать кадровый персонал новым требованиям. Это позволит избежать штрафов, споров и обеспечит надёжное хранение важнейших документов о трудовой деятельности граждан.