Дата написания: 22 мая 2026 г. (по информации из сети: 16:55:11).
При увольнении сотрудника, ответственного за ведение кадровой документации (кадровика), особое внимание уделяется передаче трудовых книжек; Это связано с тем, что трудовые книжки являются официальными документами, подтверждающими трудовой стаж и права работника. Для фиксации факта передачи и принятия этих документов составляется акт приема‑передачи трудовых книжек.
Нормативная база
- Трудовой кодекс Российской Федерации (ст. 62, 66, 84.1);
- Федеральный закон «О персональных данных» (ст. 8‑9) – защита сведений, содержащихся в трудовой книжке.
- Приказ Минтруда России от № 69 «Об утверждении формы трудовой книжки и порядка её ведения».
- Внутренние нормативные акты организации (положение о кадровом делопроизводстве, инструкция по работе с трудовыми книжками).
Цель и значение акта
Акт приема‑передачи трудовых книжек служит для:
- подтверждения факта передачи всех трудовых книжек уволенного кадровика новому ответственному лицу;
- фиксации состояния книжек (наличие записей, отсутствие повреждений, соответствие требованиям);
- защиты интересов как организации, так и бывшего сотрудника в случае споров о трудовом стаже;
- ведения внутреннего контроля и аудита кадровой документации.
Кто участвует в составлении акта
Обычно в составлении акта участвуют:
- Уволенный кадровик (сторона передачи).
- Назначенный ответственный за кадровое делопроизводство после увольнения (сторона приема).
- Представитель службы кадров или руководитель подразделения (в качестве наблюдателя/подтверждающего лица).
- При необходимости – юрист или специалист по охране труда для проверки соответствия документации нормативным требованиям.
Структура акта
Акт оформляется в виде письменного документа и содержит следующие реквизиты:
- Наименование документа – «Акт приема‑передачи трудовых книжек».
- Дата и место составления.
- Наименование организации (полное наименование, ИНН, КПП).
- ФИО, должность и подразделение стороны передачи (увольняемого кадровика).
- ФИО, должность и подразделение стороны приема (нового ответственного за кадровое делопроизводство).
- Перечень передаваемых трудовых книжек (количество, серии и номера, ФИО владельцев).
- Состояние трудовых книжек на момент передачи (отметка о наличии всех записей, отсутствии повреждений, соответствие требованиям).
- Подписи сторон с расшифровкой (ФИО, должность).
- Приложения (при наличии): копии трудовых книжек, справки о состоянии книжек, протокол инвентаризации.
Пошаговая процедура составления акта
- Подготовка – собрать все трудовые книжки, находящиеся на хранении у кадровика, проверить их наличие и соответствие списку сотрудников организации.
- Инвентаризация – составить опись книжек (серия, номер, ФИО владельца, дата последней записи). При выявлении недостатков оформить отдельный акт о недостачах или повреждениях.
- Согласование сторон – уведомить нового ответственного о предстоящей передаче, согласовать дату и время встречи.
- Заполнение акта – заполнить бланк акта согласно структуре, указать все реквизиты и результаты инвентаризации.
- Подписание – обе стороны ставят свои подписи, при наличии наблюдателей – их подписи также ставятся.
- Регистрация и хранение – акт регистрируется в журнале учета внутренних документов, один экземпляр остается в отделе кадров, второй – передается новому ответственному, третий (при необходимости) – в архив организации на срок, установленный внутренними нормативными актами (обычно не менее 5 лет).
- Информирование сотрудников – при необходимости уведомить владельцев трудовых книжек о смене ответственного лица за их хранение.
Образец акта (упрощённый)
АКТ ПРИЕМА‑ПЕРЕДАЧИ ТРУД